Betreuerin mit Kindern
Aug 21, 2015 // AUS-DER-PRAXIS

Digitale Personalakte statt Papierkram

Der Caritasverband Straubing-Bogen hat mit Software von HS seine Personalverwaltung modernisiert. Mehr als die Hälfte der Personalunterlagen hat der Verband inzwischen digitalisiert, der Rest wird in den kommenden Monaten folgen. Von schnelleren Arbeitsabläufen profitiert die Verwaltung schon jetzt.

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Noch vor rund einem Jahr musste Julia Hinz in den Keller gehen, wenn sie Personalunterlagen archivieren oder in den abgelegten Akten recherchieren wollte. „ Viel zu zeitaufwendig“, erinnert sich die in der Personalabteilung beschäftigte Caritasmitarbeiterin. „Außerdem wurde die Stellfläche immer knapper. Wir benötigten daher dringend eine platzsparende Lösung, die einen schnelleren Informationszugriff ermöglicht.“

Schnelle Einrichtung mit individueller Aktenstruktur

Nach passender Software brauchte die Verwaltungsangestellte nicht lange zu suchen. „Wir arbeiten schon seit längerem mit dem HS Personalwesen. Alles läuft immer reibungslos. Logisch, dass wir da sofort auf die Digitale Personalakte von HS gekommen sind“, berichtet Julia Hinz. Sie ließ sich die Lösung vor Ort präsentieren, und schon nach einer kurzen Bedenkzeit war die Entscheidung gefallen. Ein Mitarbeiter von HS installierte die Digitale Personalakte und richtete die Aktenstruktur innerhalb von drei Tagen wunschgemäß ein. „Wir nutzen einen Mix aus der bisherigen Struktur unserer Papierakten und der mitgelieferten, vorbesetzten Struktur der Software“, erläutert die Personalerin Julia Hinz.

Akten-Scannen in Eigenregie

Nach der Installation war die Digitale Personalakte sofort einsatzbereit. Nun galt es, die Personalunterlagen von weit über 200 Mitarbeitern zu scannen. „ Aus Kostengründen haben wir uns dafür entschieden, das selbst zu machen“, sagt Julia Hinz. Gemeinsam mit zwei Kollegen begann sie umgehend damit, Akten zu digitalisieren. Mittlerweile hat die Personalabteilung alle Neueintritte seit der Installation vor einem Jahr sowie etwas mehr als die Hälfte der bestehenden Akten in die Software überführt. „Wir setzen uns nicht unter Druck, sondern scannen die Akten, die einen Umfang von jeweils 40 Seiten bis zu 100 Seiten haben, nach und nach. In spätestens einem Jahr wollen wir damit fertig sein“, so Hinz.

Julia Hinz
“Mit der Digitalen Personalakte sparen wir Arbeitszeit – sowohl bei der Ablage von Dokumenten aus der Lohnabrechnung als auch bei der Informationsrecherche.“
Julia Hinz, Personalabteilung

Caritasverband Straubing-Bogen e.V.

Gesunkener Ressourcenbedarf

Die Vorzüge der digitalen Lösung spürt die Personalabteilung schon heute. „Unser Papierverbrauch ist gesunken. Zudem benötigen wir weniger Archivstellfläche, weil wir bei Neueintritten – bis auf den Arbeitsvertrag und das Führungszeugnis – alle Unterlagen nach dem Scannen vernichten“, berichtet Julia Hinz. Mittelfristig solle dies auch mit den bestehenden Akten geschehen, die zurzeit noch in Papierform in der Personalabteilung vorhanden sind.

Freiräume durch effizientere Arbeitsabläufe

Im Tagesgeschäft bringt die Digitale Personalakte den Anwendern Aufwands- und Zeitersparnis: Für die regelmäßige Ablage von Dokumenten aus der Lohnabrechnung, wie zum Beispiel den Beitragsnachweisen und Verdienstabrechnungen für die sieben Firmen des Straubinger Caritasverbands, braucht die Personalabteilung eigenen Berechnungen zufolge monatlich gut sechs Stunden Arbeitszeit weniger als früher. Schwerer zu beziffern, aber ebenfalls spürbar sei der Zeitgewinn bei den Bescheinigungen. „Besonders schnell sind wir nun, wenn es darum geht Informationen bereitzustellen“, sagt Julia Hinz. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise seine Lohnsteuerbescheinigung aus dem Vorjahr verlegt habe, könne sie diese binnen Sekunden aus der Digitalen Personalakte ausdrucken. „Früher mussten wir das Dokument aus der Personalakte holen, kopieren und wieder wegbringen. Heute reichen ein paar Mausklicks aus.“ Die gewonnenen Kapazitäten hat die Personalabteilung bereits genutzt und die manuelle Zeiterfassung auf ein Terminal-System umgestellt. Als nächstes möchte sie mit Hilfe des Moduls Stellenmanagement von HS den Überblick über die Aufbauorganisation verbessern. „Auch dabei werde ich gern wieder auf die Beratung und den Support des Herstellers zurückgreifen.“

Caritas Straubing-Bogen e.V.

Der Caritasverband Straubing-Bogen startete im Jahr 1975 mit gerade einmal sieben Mitarbeitern. Heute arbeiten in den Einrichtungen und Diensten mehr als 200 Beschäftigte. Auch das Angebot ist über die Jahre gewachsen: Seit 1989 bietet der Verband ambulante Pflege an, im Jahr 1993 wurde ein Altenheim eröffnet. Des Weiteren betreibt die Organisation acht Kinderhorte und führt die Mittags- und Ganztagsbetreuung an Schulen durch. Weitere Leistungen sind die Schuldnerberatung, Asyl- und Migrationsberatung, die Betreuung von Demenzkranken und Pflegeberatung.

Kompletter Anwenderbericht

Weitere Informationen zum Verband: www.caritas-straubing.de

Bildnachweis:Caritasverband Straubing-Bogen