pH-Messung an Wasserlauf
Mar 10, 2015 // AUS-DER-PRAXIS

Optimierter Workflow in der Personalabteilung

Die Ionenanalytik-Spezialisten der Deutschen Metrohm legen Wert auf Präzision und Effizienz. Mit dem HS Personalwesen und der HS Digitale Personalakte verfügt das Unternehmen über ein System, das die Lohnabrechnungsdaten der Mitarbeiter automatisiert archiviert und schnelle, punktgenaue Informationsrecherchen ermöglicht.

HS Digitale Personalakte

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HS Personalwesen

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Ob Chemie- oder Pharmaziebranche, Automobilbranche, Umweltbereich oder Hochschulen: Ionenanalysen sind für die Qualitätssicherung von Produkten aller Art unerlässlich. Die Deutsche Metrohm in Filderstadt, eine Tochtergesellschaft der Schweizer Metrohm AG entwickelt Lösungen für alle Aufgabenstellungen von der Routine-Analyse bis zur komplexen Spezialapplikation in der Labor- und Prozessanalytik. Qualifizierte Kundenberater finden die optimale Gerätekonfiguration und liefern die passenden Messgeräte. Damit lassen sich auch komplizierte und ansonsten zeitraubende Analysen schnell, automatisch und präzise durchführen.

Eingespielte Lohnabrechnung mit HS Personalwesen

Den Kunden die Arbeit erleichtern – dieses Leitmotiv zieht sich durch das gesamte Produkt- und Dienstleistungsportfolio von Metrohm. Doch auch im Hinblick auf ihre internen Abläufe, etwa im Bereich Human Resources (HR), setzen die Württemberger alles daran, sich das Tagesgeschäft zu erleichtern und administrative Reibungsverluste zu vermeiden. Dies erfordert vor allem geeignete Software. Zur Entgeltabrechnung ihrer 164 Mitarbeiter setzt die Deutsche Metrohm seit mehr als zwei Jahrzehnten (1988) das HS Personalwesen von HS - Hamburger Software ein. „ Mit der Lösung haben wir gute Erfahrungen gemacht. Sie ist benutzerfreundlich und aufgrund rechtzeitiger Updates immer aktuell“, sagt Jenny Tiator, Bereichsleiterin Finanzen & IT. Das Programm helfe den sechs Benutzern, die Personaldaten zügig und unkompliziert zu erfassen und zu verwalten. Bescheinigungen und Meldungen seien schnell erstellt – ebenso wie gesetzliche und individuelle Auswertungen. Die Bereichsleiterin ist überzeugt: „Hinsichtlich der Entgeltabrechnung sind wir softwareseitig gut versorgt. Noch mehr Zeit lässt sich hier kaum sparen.“ In puncto Archivierung dagegen gab es in der Vergangenheit durchaus Optimierungspotenzial.

Effizientere Archivierung mit digitaler Personalakte

„Wie jeder Arbeitgeber sind wir verpflichtet, die Lohnunterlagen für mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Bei mehr als 150 Mitarbeitern kommt da jede Menge Papier zusammen“, sagt Jenny Tiator. Dies habe zunehmend Probleme verursacht: von der aufwendigen Archivierung bis zur umständlichen und mitunter langwierigen Informationssuche im Archiv. Vor rund drei Jahren hatten die Verantwortlichen bei Metrohm davon genug; eine Lösung zur elektronischen Archivierung sollte her. Auf einer HR-Messe in Stuttgart ließen sie sich im April 2012 erstmals die HS Digitale Personalakte vorführen. Gut zwölf Monate und einige Beratungsgespräche später war die Entscheidung gefallen und die Software auf den Metrohm-Rechnern eingerichtet. „Die Installation erfolgte zügig im Rahmen eines Updates“, sagt Jenny Tiator. Die digitale Personalakte wurde dabei mit dem HS Personalwesen verknüpft. Dadurch ist eine Gesamtlösung entstanden, mit der sich die aufbewahrungspflichtigen Abrechnungsdaten und -dokumente aus der Lohnabrechnung automatisch in das elektronische Archiv überführen lassen.

Jenny Tiator
"Durch den Einsatz der digitalen Personalakte können wir deutlich schneller als früher auf Abrechnungsdokumente zugreifen."
Jenny Tiator

Deutsche Metrohm GmbH & Co. KG

„Bereits nach dem Abrechnungslauf, der auf die Installation folgte, waren erste Daten im System verfügbar.“ Seitdem füllt sich das Archiv Monat für Monat mit den Unterlagen aus der Lohnabrechnung „Die Dokumente werden strukturiert abgelegt. Außerdem bietet die Lösung über ihre Suchfunktion sehr gute Recherchemöglichkeiten“, so die Bereichsleiterin. Als besonders hilfreich empfindet sie, dass sie die archivierten Unterlagen nun von ihrem Arbeitsplatz aus öffnen kann. „Das beschleunigt die Abläufe, zumal mehrere Benutzer gleichzeitig auf dasselbe Dokument zugreifen können.“ Sofern Kopien in Papierform benötigt werden, lassen sich diese laut Jenny Tiator jederzeit „in guter Qualität“ generieren.

Weiterhin ganz auf Papier setzt das Unternehmen dagegen bei den Personalakten. Man habe sich gegen das Einscannen entschieden, weil die klassische Papierakte aufgrund kurzer Wege immer schnell zur Hand sei, sagt Bereichsleiterin Tiator und ergänzt: „Auch wenn wir damit einen Teil der Möglichkeiten der digitalen Personalakte ungenutzt lassen, haben wir unser selbst gestecktes Ziel zu 100 Prozent erreicht: Wir können nun effizienter archivieren und schneller auf Abrechnungsdokumente zugreifen. Die Lösung eignet sich insofern auch für Unternehmen, die wie wir ihre Papierakten – zumindest vorerst – behalten und dennoch die Vorzüge elektronischer Archivierung im HR-Bereich nutzen möchten.“

Kompletter Anwenderbericht

Weitere Informationen zum Unternehmen: www.metrohm.de

Bildnachweis:Deutsche Metrohm