Wohnanlage
Apr 28, 2015 // AUS-DER-PRAXIS

Familiäre Atmosphäre und digitale Moderne unter einem Dach

Die "Parkwohnanlage für Senioren Peter Müller" hat mithilfe der Digitalen Personalakte und der Archivlösung von HS die Effizienz in der Verwaltung nachhaltig gesteigert.

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Mit 120 Plätzen und 84 Mitarbeitern zählt die "Parkwohnanlage für Senioren Peter Müller" in Uttenreuth nahe Erlangen zu den mittelgroßen Einrichtungen ihrer Art. Inmitten eines Parks gelegen wirkt das Seniorenwohn- und Pflegeheim eher wie ein beschauliches Hotel: Das Gebäude, eine denkmalgeschützte ehemalige Fabrikantenvilla, strahlt Gediegenheit aus, das weitläufige Außengelände lädt zu Spaziergängen ein. "Die Bewohner sollen sich bei uns geborgen fühlen. Wir legen deshalb Wert auf eine familiäre Atmosphäre und widmen jedem Einzelnen so viel Zeit und Aufmerksamkeit, wie gewünscht wird bzw. individuell erforderlich ist. Darin liegt unsere besondere Stärke als überschaubarer Familienbetrieb", sagt Geschäftsführer und Eigentümer Peter Müller.

Individuelle Betreuung und Wirtschaftlichkeit vereint

Den hohen Qualitätsanspruch in die Realität umzusetzen, erfordert eine gute Organisation aller Bereiche des Hauses, weiß der Geschäftsführer. Sein Credo: "Je mehr Zeit uns zur Verfügung steht, umso intensiver können wir uns der Betreuung der Bewohner widmen. Im Umkehrschluss bedeutet das: Wir müssen unseren Aufwand in anderen Bereichen – etwa in der Verwaltung – möglichst gering halten." Hinzu komme, dass ein Seniorenwohn- und Pflegeheim, wie andere Unternehmen auch, wirtschaftlichen Zwängen unterliege. "Aus diesen Gründen setzen wir in der Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft seit mehr als zwei Jahrzehnten betriebswirtschaftliche Software von HS ein", so der Geschäftsführer. Die Lösungen bieten ihm die gewünschte Transparenz in kaufmännischen Fragen und lassen ihn möglichen Handlungsbedarf früh erkennen.

Peter Müller
"Mit der Digitalen Personalakte benötigt die monatliche Abrechnung weniger Zeit, weil die aufwendigen Papier-Ausdrucke entfallen. Außerdem kann ich viel schneller auf die Dokumente zugreifen als in den Papier-Akten."
Peter Müller, Geschäftsführer und Eigentümer

Parkwohnanlage für Senioren Peter Müller GmbH

Freiräume gewonnen durch digitale Archivierung

"Auch ein gut eingespieltes System lässt sich natürlich noch ausbauen und optimieren", sagt Peter Müller. Als HS vor einiger Zeit die Digitale Personalakte auf den Markt brachte, sei ihm schnell klar gewesen, dass er dieses Programm nutzen möchte. Seit Dezember 2011 setzt das Seniorenwohn- und Pflegeheim die Software ein. "Aufgrund der guten Beschreibung konnte ich die Einrichtung nahezu selbstständig durchführen. Bereits nach einem halben Tag war die Lösung startklar, da die wichtigsten Vorbesetzungen in den Grundeinstellungen für das Archiv ohne Anpassungen übernommen werden konnten. Die kurzzeitig benötigte Unterstützung durch HS war wie immer fachlich kompetent", berichtet der Geschäftsführer. Für die neue Sekretärin sei darüber hinaus eine Online-Schulung für Fibu und Lohn durch HS sehr hilfreich gewesen. "Aufgrund der Schulung, die sie kosten- und zeitsparend an ihrem Arbeitsplatz erhielt, und der intuitiven Benutzerführung der Programme konnte sich unsere Mitarbeiterin in kurzer Zeit einarbeiten", so Müller.

Das Resümee des Geschäftsführers zum bisherigen Einsatz der Digitalen Personalakte fällt positiv aus: "Obwohl wir mit der Lösung bislang nur die programminternen Drucke aus dem HS Personalwesen archivieren, stelle ich bereits einen deutlichen Effizienzgewinn fest: Die monatliche Abrechnung benötigt ohne die aufwendigen Ausdrucke auf Papier spürbar weniger Zeit, zudem kann ich viel schneller auf die Dokumente zugreifen als in den Papier-Akten." In den kommenden Monaten wird Müller den nächsten Schritt gehen und externe Dokumente, wie zum Beispiel die Arbeitsverträge, scannen und in die Digitale Personalakte einstellen. "Dann dürfte es einen weiteren Effizienzschub geben und wir werden noch mehr Ordner und Papier einsparen." Angesichts seiner Zufriedenheit mit der Digitalen Personalakte hat Peter Müller zudem kürzlich die Archivlösung zur HS Finanzbuchhaltung installiert. "Die Erweiterung in der Fibu erfordert lediglich ein paar Mausklicks. Es ist absolut zu empfehlen, diesen Schritt auch noch zu machen, denn damit ist die gesamte Archivierungslösung abgerundet." Jedem Unternehmen, das noch papiergebunden archiviert, könne er nur empfehlen, sich von der Zettelwirtschaft zu verabschieden und den Papierkrieg zu beenden, sagt der Geschäftsführer. " Wer erst einmal die Vorteile digitaler Archivierung genossen hat, möchte sie nicht mehr missen."

Kompletter Anwenderbericht

Weitere Informationen zum Unternehmen: parkwohnanlage.de

Bildnachweis:Parkwohnanlage für Senioren Peter Müller