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Nov 19, 2014 // AUS-DER-PRAXIS

Digitale Personalakte als Mandantenlösung

Die S. + H. Consulting GmbH bietet ihren Kunden seit über 20 Jahren kaufmännische Outsourcing-Dienstleistungen an und nutzt hierzu Software von HS. Mit der Digitalen Personalakte des Herstellers hat das Unternehmen sowohl seine eigenen als auch die Personalunterlagen seiner Mandanten digitalisiert.

HS Digitale Personalakte

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HS Personalwesen

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Die Outsourcing-Profis von S. + H. Consulting übernehmen für ihre Kunden zentrale kaufmännische Aufgaben. Einer der Schwerpunkte des sechsköpfigen Teams ist die Lohnabrechnung. Das Leistungsspektrum reicht von der Stammdatenerfassung und -pflege über die eigentliche Abrechnung bis zum Beitrags- und Meldewesen. Tägliches Arbeitswerkzeug der Spezialisten: das HS Personalwesen. Mithilfe der Lohnsoftware rechnet S. + H. Consulting derzeit acht Mandanten mit rund 700 Mitarbeitern ab. Bei zwei weiteren Mandanten führt der Dienstleister die Lohnabrechnung – für insgesamt circa 320 Mitarbeiter – jeweils im Betrieb des Kunden durch, ebenfalls mit Software von HS.

Papierlose Aktenverwaltung als Dienstleistung

„Mit dem HS Personalwesen sind wir in der Lohnabrechnung für alle Fälle und individuellen Anforderungen unserer Mandanten optimal gerüstet“, sagt Andreas Schlegel, Bereichsleiter Personal bei S. + H. Consulting. „Über die klassische Abrechnung hinaus möchten wir aber auch technische Möglichkeiten wie die elektronische Aktenverwaltung nutzen und damit verbundene Vorteile an die Kunden weitergeben.“ Ende 2011 hat der Dienstleister daher die Digitale Personalakte von HS eingeführt.

Nutzung zunächst im Eigeneinsatz

„Wir haben uns für diese Lösung entschieden, weil wir mit den Programmen von HS bereits seit unserer Firmengründung erfolgreich arbeiten“, sagt Andreas Schlegel. Angesichts der positiven Erfahrungen sei man davon überzeugt gewesen, dass die Digitale Personalakte ebenfalls zuverlässig läuft, einfach zu bedienen ist und außerdem im Unternehmen Kapazitäten freilegt. Um sicherzugehen, dass er damit richtig liegt, führte der Dienstleister die Software zunächst im eigenen Haus ein. Hierbei ließ er sich von einem regionalen HS Geschäftspartner und vom Hersteller unterstützen. „Die Beratung vor Ort war sehr informativ, verständlich und kompakt“, erinnert sich Schlegel. Bei Fragen zur Bedienung sei darüber hinaus die Hotline von HS immer wieder hilfreich.

Andreas Schlegel
"Mit der digitalen Personalakte sparen wir ein bis zwei Arbeitstage pro Monat ein."
Andreas Schlegel

S. + H. Consulting GmbH

„Nachdem die Digitale Personalakte eine Zeit lang reibungslos im Eigeneinsatz gelaufen war und wir die Zugriffsmodalitäten unseren Anforderungen angepasst hatten, haben wir die elektronische Aktenverwaltung unseren Kunden empfohlen“, berichtet der Personalspezialist. Inzwischen setze S. + H. Consulting die Lösung für alle zehn Mandanten im Personalbereich ein. Zur Digitalisierung der Personalakten hat das Unternehmen einen Netzwerkscanner eingerichtet, den die Mitarbeiter von ihren Arbeitsplätzen aus nutzen können. Auf dem Scanner ist ein sogenanntes Lohn-Archiv eingerichtet. In diesem Verzeichnis legt jeder Benutzer seine eingescannten Unterlagen ab und importiert sie von dort in die Digitale Personalakte. Alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente, die im Zuge der Abrechnung mit dem HS Personalwesen entstehen, verschlagwortet und archiviert das System automatisch.

Mehr Zeit für Beratung

„Einer der wichtigsten Vorteile der Digitalen Personalakte gegenüber dem papierbasierten Archiv ist der Zeitgewinn“, sagt Andreas Schlegel. Aufgrund der einheitlichen Aktenstruktur ist zum Beispiel sofort klar, wo man ein bestimmtes Dokument findet. Das freut zum einen die Mandanten, die deutlich schneller als früher an Informationen gelangen. Zum anderen optimiert die elektronische Lösung die Abläufe bei dem Dienstleister, insbesondere bei der Ablage und Recherche. „ Wir gehen davon aus, dass wir insgesamt ein bis zwei Arbeitstage pro Monat einsparen. Zudem reduziert sich der Papierverbrauch circa um die Hälfte, und auch beim Druckerverbrauchsmaterial sparen wir erheblich“, so Schlegel. Ihre neu gewonnene „Freizeit“ nutzen die Mitarbeiter von S. + H. Consulting nun unter anderem dazu, beratungsrelevante Themen, wie zum Beispiel Gesetzesänderungen und neue Vorgaben im Bereich Lohnabrechnung, für die Kunden aufzubereiten. Künftig könnte den Outsourcing-Spezialisten hierfür sogar noch mehr Zeit zur Verfügung stehen, denn die nächste technische Innovation zeichnet sich bereits ab. Andreas Schlegel: „Wir prüfen gerade, wie wir mithilfe der entsprechenden Lösung von HS den Mitarbeitern unserer Mandanten ihre Verdienstabrechnungen per De-Mail elektronisch zustellen können.“

Kompletter Anwenderbericht

Weitere Informationen zum Unternehmen: www.suh-consulting.de

Bildnachweis:Hugo Félix/Fotolia.com, S. + H. Consulting (unten)