Medikamentenkapseln
May 19, 2015 // AUS-DER-PRAXIS

Auf der Höhe der Zeit

Der Hamburger Pharmaspezialist Welding setzt auf eine gesunde Mischung aus Bodenständigkeit und Fortschritt. Dies gilt für die Produkte und Leistungen genauso wie für die administrativen Prozesse. Jüngste Errungenschaft in der Verwaltung ist die Digitale Personalakte von HS.

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Wer wachsen will, braucht Wurzeln. Bei der Firma Welding reichen diese bis ins Jahr 1955 zurück, als Namensgeber Claus Olaf Welding in Hamburg sein Handelsunternehmen für pharmazeutische Stoffe gründete. Darum geht es im Grunde heute noch. Im Laufe der Zeit kamen aber Roh- und Hilfsstoffe für die Human- und Veterinärmedizin sowie Zusatzstoffe für Futter- und Lebensmittel dazu.

Vom Handelsunternehmen zum Dienstleister

Über die Jahre hat sich Welding vom reinen Handelsunternehmen zu einem breit aufgestellten pharmazeutischen Dienstleister entwickelt. Heute hat das Unternehmen ein Verkaufsbüro in Frankfurt a. M., eine Tochtergesellschaft in Lyon und pflegt Geschäftsbeziehungen in über 60 Länder. Neben dem Handel vermarktet es Pharmaprodukte oder erschließt neue Quellen für Wirkstoffe und Vorprodukte. Ein weiterer Geschäftsbereich entwickelt Wirkstoffe und generische Arzneimittel sowie Rezepturen und Produkte für den Lebensmittelbereich. Dabei tritt Welding nicht als Hersteller auf, sondern als Entwickler für seine Auftraggeber, wie Personalleiter Hubert Luther erläutert. Zu den Leistungen gehören ferner die Qualitätssicherung sowie die Beratung und Unterstützung bei der Registrierung neuer Produkte und der Einhaltung von Vorschriften. In der Branche genießt Welding einen ausgezeichneten Ruf – nicht zuletzt dank der großen Kompetenz und oft langen Erfahrung der Mitarbeiter. Daher zählen zu den Auftraggebern von Welding auch zahlreiche große Pharma-Unternehmen.

Administrative Prozesse müssen Schritt halten

Die dynamische Weiterentwicklung des Produkt- und Leistungsangebots erfordert ein entsprechend leistungsfähiges administratives System im Unternehmen. Auf dem Wunschzettel von HR-Manager Luther stand daher vor rund zwei Jahren eine zuverlässige Software, mit der sich der Personalbereich optimal organisieren lässt. Mit HS - Hamburger Software war für diese Aufgabe schnell ein Partner gefunden, der nicht nur ein geeignetes Produkt im Angebot hatte, sondern zudem die eigene Philosophie, die von Werten wie Vertrauen, Fairness, Beständigkeit und Geradlinigkeit geprägt ist, teilte. "Im Oktober 2009 haben wir das HS Personalwesen installiert und im Januar 2010 den Echtbetrieb aufgenommen", erzählt Hubert Luther. "Die richtige Entscheidung: Das System läuft stabil, wir bekommen rechtzeitig Updates und Änderungen sind anwenderfreundlich umgesetzt. Wenn wir eine Frage haben, sind wir in der HS Profiline bestens aufgehoben." Abgerechnet werden die Standorte Hamburg und Frankfurt a. M. als jeweils eigene Mandanten. Die Abrechnung für die Tochterfirma in Lyon wird in Frankreich erstellt.

Kein Ablage-Marathon mehr dank Digitaler Personalakte

Angesichts der guten Erfahrungen ist Welding inzwischen den nächsten gemeinsamen Schritt mit HS gegangen: "Vor einigen Monaten haben wir das Modul Digitale Personalakte zusammen mit einer Basis- und einer Plus-Lizenz des HS Dokumentenmanagements eingeführt. Mit rund 130 Mitarbeitern sind wir zwar kein Großunternehmen, aber ich gebe zu, dass mich das ewige Ablegen von Ausdrucken aus der Abrechnungssoftware schon ziemlich genervt hat", berichtet der Personalleiter. Die automatisierte Ablage von Dokumenten aus dem HS Personalwesen war somit eine wesentliche Anforderung an die Lösung. Darüber hinaus sollte es möglich sein, von zwei räumlich getrennten Arbeitsplätzen aus auf abgelegte Dokumente zugreifen zu können.

Pragmatischer Ansatz: Schrittweise Aktendigitalisierung

Eine besondere Herausforderung stellen die strengen Vertraulichkeitsregelungen für Mitarbeiterinformationen dar. Viele Unternehmen arbeiten daher bei der Digitalisierung bestehender Personalakten – auch weil es oft schneller geht – mit einem spezialisierten Dienstleister zusammen. Dieser stellt Barcode- Etiketten für die vereinbarten Dokumententypen bereit, die von der Personalabteilung auf die Dokumente in den Akten aufgebracht werden. Dann holt der Dienstleister die gesammelten Akten ab, scannt sie innerhalb von ein bis drei Tagen und liefert die Daten für den Import ins System. "Für uns ist es jedoch nicht möglich, die Akten zur Digitalisierung außer Haus zu geben", sagt Hubert Luther. Er habe auch keine Zeit, die kompletten Akten in einem Schwung zu digitalisieren. Deshalb hat er sich ein Multifunktionsgerät mit Scan-, Druck- und Kopierfunktion an seinen Arbeitsplatz stellen lassen. "Hier scanne ich alle neu anfallenden Dokumente. Wenn ich aufgrund eines Vorgangs eine Akte in der Hand halte und zudem etwas Zeit habe, dann scanne ich gleich die ganze Akte. Über den Arbeitsplatz der Plus-Lizenz des HS Dokumentenmanagements ziehe ich die Dateien dann ins Archiv – also in die Digitale Personalakte. Das läuft sehr einfach und komfortabel", so der Personalleiter. Wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt, werden von Anfang an alle Unterlagen digitalisiert und nach Anlage des Mitarbeiters im HS Personalwesen seiner Akte hinzugefügt.

Hubert Luther
"Die Arbeitserleichterung durch die Digitale Personalakte ist an vielen Stellen deutlich spürbar."
Hubert Luther, Personalleiter

Welding GmbH & Co. KG

Gute Praxiserfahrungen

"Für die Installation und Einrichtung haben wir uns Unterstützung von HS geholt. Das war sicher eine sinnvolle Entscheidung. Im täglichen Einsatz bin ich bislang sehr zufrieden. Das System läuft stabil und es ist sehr komfortabel, die Ablage der Verdienstabrechnungen und sonstigen Dokumente aus dem HS Personalwesen einfach automatisch erledigen zu lassen", freut sich der Personalleiter. "Der Zugriff auf die Dokumente klappt tadellos – egal, ob aus dem HS Personalwesen oder direkt aus dem HS Dokumentenmanagement. Auch die Suche nach bestimmten Dokumenten ist gut gelöst. Zwar wird es auf dem von uns eingeschlagenen Weg noch ein wenig dauern, bis alle Personalunterlagen im System sind, aber schon jetzt ist bei der Arbeit mit der Digitalen Personalakte eine deutliche Erleichterung an vielen Stellen spürbar."

Kompletter Anwenderbericht

Weitere Informationen zum Unternehmen: www.welding.de

Bildnachweis:Welding