Präzisionswaage
Sep 30, 2014 // AUS-DER-PRAXIS

Effizient und präzise in jeder Hinsicht

Die Kunden der Bayerischen Waagenbau-Werkstätte Althaus GmbH erwarten effiziente und präzise Wägetechniklösungen. Die gleichen Anforderungen stellt das Traditionsunternehmen an seine Lieferanten und die internen Prozesse. Mit der HS Auftragsbearbeitung und der HS Dokumentenmanagementlösung haben die Spezialisten ihre Ein- und Verkaufsbelege sowie die technischen und Vorgangsdokumente sicher im Griff.

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Das Geschäft der Bayerische Waagenbau-Werkstätte Althaus GmbH umfasst sowohl den Handel mit Fertigprodukten der einschlägigen Premiumhersteller als auch die Umsetzung individueller Kundenprojekte für Labore oder die industrielle Fertigung. Damit im Bereich der Auftragsbearbeitung ebenfalls alles rundläuft, nutzt der Spezialanbieter seit den frühen 1990er- Jahren Software von HS.

Aufgabe: revisionssichere Archivierung wichtiger Dokumente

„Wägetechnische Produkte müssen teilweise bei der Auslieferung geeicht sein. Außer den Eichämtern dürfen nur zertifizierte Unternehmen, wie zum Beispiel wir, die entsprechende Konformitätsbewertung vornehmen“, erläutert Johann Althaus, geschäftsführender Gesellschafter der Bayerischen Waagenbau-Werkstätte. Sämtliche Bewertungen sind aufzubewahren. In der Vergangenheit geschah das in Papierform, künftig sollten die Dokumente aus Effizienzgründen elektronisch archiviert werden. „Aufgrund eines vom Eichamt angesetzten Audits zu unserer Zertifizierung hatten wir aber nur wenige Wochen Zeit, ein System einzuführen, das die Vorgaben zur Revisionssicherheit erfüllt.“

Lösung: Dokumentenmanagement von HS

„Nachdem wir verschiedene Systeme geprüft hatten, entschieden wir uns für die Lösung von HS. Ausschlaggebend war zum einen, dass die gewünschten Funktionen tief in die gewohnte Arbeitsumgebung der HS Auftragsbearbeitung integriert sind. Zum anderen hofften wir, dass sich unsere positiven Erfahrungen mit der Unterstützung durch HS auch beim Thema Dokumentenmanagement fortsetzen würden – und damit lagen wir richtig“, berichtet der Geschäftsführer. Rechtzeitig zum Audit war das System funktionsfähig, sodass die Zertifizierung erfolgreich abgeschlossen wurde. „Es ist schon toll, dass wir das – neben dem Tagesgeschäft – in knapp vier Wochen geschafft haben. Nach der grundsätzlichen Abstimmung mit uns hatte HS das System vorbereitet. Dann hatten wir einen Tag Unterstützung hier bei uns und später noch einen Tag online. Das war's.“

Nutzen: Zeitersparnis durch optimierte Ablage

Was die Wirtschaftlichkeit der Einführung angeht, hegt Johann Althaus keine Zweifel: „Der Auslöser war die anstehende Zertifizierung. Doch wir haben die Gelegenheit genutzt und unsere Ablage und Vorgangsdokumentation insgesamt deutlich effizienter gestaltet. So legen wir heute nicht nur die jährlich rund 2.200 aus der Auftragsbearbeitung stammenden Belege automatisch ab, sondern fügen den Vorgängen auch die Korrespondenz sowie sonstige Dokumente hinzu – und zwar auf der Einkaufsund der Verkaufsseite.“ Papierdokumente werden vor dem Scannen mit einem Barcodeauf kleber versehen. In der Eingabemaske der Software kontrollieren die Benutzer anschließend die daraus generierten Vorbesetzungen für die Verschlagwortung und ergänzen gegebenenfalls weitere Informationen. e-mails werden direkt hier verschlagwortet. „Unter dem Strich hat sich die Investition schnell amortisiert. Der Zeitvorteil sowohl beim Ablegen als auch beim Wiederfinden ist immens“, freut sich der Geschäftsführer.

Kompletter Anwenderbericht

Weitere Informationen zum Unternehmen: www.bayernwaage.de

Bildnachweis:Bayerische Waagenbau-Werkstätte Althaus