Mann vor mehreren Bildschirmen
03.05.2016 // AUS-DER-PRAXIS

Eine Sache des Vertrauens

Die INDUSTRIE-BEWACHUNG B. Wachtmeister GmbH & Co. KG ist für viele Unternehmen ein wichtiger Partner, dem sie ihre Sicherheit langfristig anvertrauen. Auch der Dienstleister selbst setzt in seinem Betrieb auf Sicherheit und Beständigkeit: Im kaufmännischen Bereich nutzt er seit Jahren ERP-Lösungen von HS - Hamburger Software.

Industrie-Bewachung – schon mit der Namensgebung machte Bruno Wachtmeister bei der Gründung seines Unternehmens im Jahr 1962 deutlich, welche Leistungen er künftig anbieten würde. Auch heute noch sind Sicherheitsdienstleistungen eine Kernkompetenz des Spezialbetriebs. Über die Jahre sind jedoch zahlreiche weitere Leistungen ins Portfolio aufgenommen worden, und zu den Kunden zählen keineswegs mehr nur Industriebetriebe.

"Wann immer sich herausstellt, dass Kunden eine Leistung brauchen könnten, die wir bisher nicht anbieten, prüfen wir eine Ausweitung unseres Leistungsspektrums. Auf diese Weise ist das Angebot, immer am Bedarf der Kunden orientiert, Schritt für Schritt gewachsen", erzählt Geschäftsführer Kai-Uwe Wachtmeister, der Sohn des Firmengründers. So unterstützt INDUSTRIE-BEWACHUNG heute Unternehmen verschiedenster Branchen unter anderem beim Objekt- und Personenschutz, der Akten- und Datenträgerarchivierung, mit Ermittlungsdiensten sowie zeitweilig gestelltem Personal oder beim Facility-Management.

"Ein besonderes Highlight ist unsere Ende November 2015 in Betrieb genommene Notrufzentrale, die als eine der wenigen europaweit die Anforderungen der DIN EN 50518 erfüllt", sagt der Geschäftsführer. Er betont: "Auch mit 230 Mitarbeitern sind wir aber noch ein Familienunternehmen und wollen es bleiben. Um eine unserer elementaren Stärken – die Kundennähe – nicht aufs Spiel zu setzen, gehen wir künftiges Wachstum sehr bewusst und planvoll an." Für die weitere Expansion sei es wichtig, dass nicht nur bei den Produkten, sondern auch im kaufmännischen Bereich alles stimmt.

Am Anfang war der Streit

"Wir kennen unser Geschäft gut. Und so, wie unsere Kunden auf uns als Sicherheitsexperten vertrauen, vertrauen wir seit mehr als zwei Jahrzehnten auf HS, wenn es um unsere betriebswirtschaftliche Software geht", sagt der Geschäftsführer. Dabei war dem Beginn dieser erfolgreichen Partnerschaft ein heftiger Streit vorausgegangen: "Ende 1990 hatten wir uns mit unserem Steuerberater überworfen, da wir nicht mehr bereit waren, die laufenden Preissteigerungen für die Lohnabrechnung zu akzeptieren", erinnert sich Kai-Uwe Wachtmeister, der damals neben seinem Studium im Familienunternehmen arbeitete.

"In einer Nacht-und-Nebel-Aktion stellte uns der Steuerberater daraufhin die gesammelten Unterlagen vor die Tür und legte das Mandat nieder. Da haben wir uns gedacht: 'Na dann machen wir das eben selbst.' Wir sind in den IBM-Laden in unserer Nachbarschaft gegangen und haben gefragt, ob die nicht etwas für uns haben." Zu der Zeit bot IBM die Anwendungen der Reihe "IBM Betriebswirtschaftliche Lösungen" an, die von HS programmiert wurden.

Mitte 1991 führte INDUSTRIE-BEWACHUNG zunächst die Lohnabrechnung, Ende 1992 die IBM Finanzbuchhaltung und Mitte 1993 den IBM Verkauf, den Vorläufer der HS Auftragsbearbeitung, ein. Seitdem arbeitet das Unternehmen mit den Lösungen von HS und ist sowohl mit der Software als auch mit dem Service hochzufrieden. "Mit unserem heutigen Steuerberater arbeiten wir übrigens sehr gut zusammen", ergänzt Geschäftsführer Wachtmeister mit Blick auf die historische Anekdote. "Wir erledigen unsere laufende Buchhaltung im HS Finanzwesen selbst und übergeben zum Jahresabschluss alles im DATEV-Format an den Berater. Der kümmert sich dann um die Abschlussbuchungen und die endgültige Erstellung des Jahresabschlusses. Das klappt perfekt."

Kai-Uwe 
Wachtmeister
Die Software von HS ermöglicht uns, viele kaufmännische Abläufe zu automatisieren und dadurch Geld und Zeit zu sparen.

Kai-Uwe Wachtmeister
Geschäftsführender Gesellschafter
INDUSTRIE-BEWACHUNG B. Wachtmeister

Automatisierte Abläufe durch Digitalisierung

Kai-Uwe Wachtmeister ist ein bekennender Fan von effizienten, digitalisierten und am liebsten automatisierten Abläufen – und zwar in allen Bereichen seines Unternehmens: "Ich habe auf Basis von MS Access einige Tools selbst geschrieben, beispielsweise für die Dienstplanung der Mitarbeiter, den internen Umlauf von Rechnungen etc." Doch man muss nicht wie er ein Diplom-Kaufmann mit Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik sein, um von Automatisierungen zu profitieren: "Wo immer HS etwas zur Digitalisierung und Automatisierung anbietet, nutzen wir es. Die Lösungen sind in meinen Augen immer sehr gut auf unsere Praxis als Mittelständler abgestimmt." Mithilfe der HS Digitale Personalakte erspare sich die Personalabteilung zum Beispiel viel Such- und Kopieraufwand.

Durch den Einsatz der Dokumentenmanagementlösung zum HS Finanzwesen sei zudem der Bedarf an Archivstellfläche massiv gesunken; außerdem mache die Software das Arbeiten mit den Belegen effizienter. "Ein Traum ist das Modul Kontierung. Die Anschaffung hat sich sofort rentiert, weil sie enormen Zeitgewinn bringt und die Nerven schont", sagt Kai-Uwe Wachtmeister. Und auch in der Auftragsbearbeitung geht es automatisch zu. Dort werden Kopien sämtlicher Rechnungen sofort ins Archiv gedruckt und digital archiviert. "Papierkopien sind bei uns im Haus mittlerweile eine echte Ausnahme", zeigt sich der Geschäftsführer begeistert.

Weitere Effizienzsteigerungen sind geplant

Für den Unternehmer ist es aber keine Option, sich auf dem Erreichten auszuruhen. Folglich hat er längst die nächsten Themen auf der Agenda. Zum einen will er die elektronische Rechnungsstellung im ZUGFeRD-Format implementieren. Zum anderen gilt es, ein neues System zur Alarmverfolgung, das auch Belege erstellen könnte, an die HS Auftragsbearbeitung anzubinden und durchgängige, automatisierte Prozesse für die Prüfung der Protokolle und die Freigabe zur Berechnung zu etablieren.

Kai-Uwe Wachtmeister: "Die Systeme von HS können so viel, von dem ich bislang nur wenig oder nichts weiß. Wir werden zunächst einmal zusammenstellen, was wir erreichen wollen, und uns dann mit den Experten von HS zusammensetzen – eben genau so, wie wir das mit unseren Kunden tun. Ich bin mir sicher, dass wir gemeinsam einen guten Weg finden werden, die Effizienz unserer Prozesse durch gezielte Digitalisierung weiter zu steigern."

Kompletter Anwenderbericht

Weitere Informationen zum Unternehmen: www.industrie-bewachung.de

Bildnachweis:INDUSTRIE-BEWACHUNG B. Wachtmeister