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Nov 8, 2016 // AUS-DER-PRAXIS

Geschäft mit guten Verbindungen

Die alstertaler schrauben & präzisionsteile lothar mewes gmbh schafft Verbindungen für die Ewigkeit – so lautet ein Slogan des Hamburger Unternehmens. Die Verbindungs- und Präzisionsteile des Herstellers, Großhändlers und Dienstleisters genießen in Fachkreisen einen hervorragenden Ruf. Auch in eigener Sache setzt das Unternehmen auf eine stabile Verbindung: Seit 1994 nutzt der Mittelständler Software und Service von HS, um damit seine kaufmännischen Prozesse effizient zu gestalten.

Braucht ein Heimwerker ein paar Schrauben, geht er üb­licherweise in den Baumarkt und wird dort fündig. Profis haben da meistens deutlich höhere Anforderungen ans Sortiment – sie beziehen ihr Material deshalb von Großhändlern wie der alstertaler schrauben & präzisionsteile lothar mewes gmbh (im Folgenden: Alstertaler Schrauben). Das Hamburger Unternehmen führt jedes erdenkliche Verbindungselement für die verschiedensten branchenspezifischen Anforderungen – von Achsklemmringen über Dübel, Muttern, Scheiben, Schrauben und Splinte bis zu Zierkappen und Zylinderkerbstiften.

Kundenorientierung mit Präzision

Das inhabergeführte Unternehmen handelt jedoch nicht nur mit Schrauben und Präzisionsteilen, es bietet auch die Herstellung kundenindividueller Teile in Klein-, Mittel- und Großserien an. Hierbei stehen verschiedenste Fertigungsverfahren und Materialien zur Verfügung, um Kundenwünsche zu erfüllen. Auf diese Weise entsteht ein schier grenzenloses Portfolio mit zahllosen Variationsmöglichkeiten. Die Herstellung individueller Produkte ist aber nur ein Teil des Leistungsspektrums. Auf Wunsch der Kunden übernimmt Alstertaler Schrauben zusätzlich die Lagerhaltung der kundenindividuellen Teile. Dazu wird gemeinsam mit den Kunden ein kostenoptimierter Prozess mit Verbrauchszyklen, Meldebestand, Bestellmenge etc. erarbeitet. Und auch die Logistik übernimmt das Hamburger Unternehmen: Die Produkte werden weltweit termingenau in die Fertigungshallen der Kunden geliefert – oder mitunter schon einmal direkt auf eine Baustelle im Ausland.

Bestände und Prozesse im Blick

Das Geschäftsmodell funktioniert gut, es bringt jedoch unternehmerische Herausforderungen mit sich: Die rund 25 000 Kunden, die Alstertaler Schrauben im In- und Ausland betreut, verlassen sich darauf, dass ihre Teile dann zur Verfügung stehen, wenn sie benötigt werden. Das schafft einerseits eine starke Kundenbindung, andererseits birgt der hohe Individualisierungsgrad der Produkte Risiken. "Die Teile sind so speziell, dass kein anderer Kunde mit ihnen etwas anfangen kann", erläutert Sebastian Wotke, Projektleiter im Verkauf. Fällt ein Kunde beispielsweise aufgrund von Insolvenz aus, muss der Hersteller alle für diesen Kunden bevorrateten Teile abschreiben, denn die Berechnung erfolgt stets erst nach dem Abruf der Ware. Es gilt also, die Bestände und Prozesse genau im Blick zu behalten, auch über mehrere Lagerplätze hinweg. Hierzu nutzt das Unternehmen die Warenwirtschaftssoftware HS Auftragsbearbeitung.

Sebastian Wotke
Mit der HS Auftragsbearbeitung haben wir volle Transparenz über die Bestände, Verbräuche und weitere Daten.

Sebastian Wotke
Alstertaler Schrauben GmbH

"Die HS Auftragsbearbeitung ist für uns in verschiedenen Bereichen von sehr großem Wert", sagt Sebastian Wotke. "Zum einen natürlich im Bereich der Lagerhaltung. Hier erhalten wir mithilfe des Systems volle Transparenz über die Bestände, Verbräuche und weitere Daten. Das Modul Stückliste kommt beim Auffüllen der Bestände zum Einsatz, wenn zum Beispiel DIN-Teile regelmäßig kundenindividuell umgearbeitet werden oder Teile in bestimmter Weise nach Kundenvorgabe zu kombinieren sind – also etwa 1 Schraube, 2 Scheiben und 1 Mutter." Auch für seine vertrieblichen Aufgaben setzt der Projektleiter die Anwendung ein: "Zur Steuerung des Vertriebs nutzen wir die Berichtsmöglichkeiten der HS Auftragsbearbeitung. Wir sehen uns die aktuellen Umsätze und deren Entwicklung an, analysieren Ausreißer etc." Hierbei helfen insbesondere die komplexeren Umsatzberichte, die von einem HS-Partner nach Vorgaben des Kunden erstellt wurden. Zudem unterstützt die Software beim Verkauf ins Ausland: Mit der Anwendung lassen sich Fremdsprachen und Fremdwährungen verarbeiten und die vorgeschriebenen Intrastat-Meldungen schnell erledigen.

Effiziente Arbeitsabläufe in der Buchhaltung

Im Bereich Finanzbuchhaltung verlässt sich Alstertaler Schrauben ebenfalls auf Software von HS. Mithilfe der HS Finanzbuchhaltung erstellt die Buchhaltungsabteilung, neben den Standardberichten BWA, GuV und Bilanz, regelmäßig weitere monatliche Berichte für die Geschäftsführung. Buchhalterin Irina Wagner schätzt die Reportingmöglichkeiten der Anwendung sehr: "Dank der Auswertungsfunktionen sind wir jederzeit auskunftsfähig gegenüber der Unternehmensleitung und können quasi auf Knopfdruck kaufmännische Transparenz herstellen. Aufgrund der einfachen und komfortablen Bedienung des Programms gehen die buchhalterischen Arbeitsabläufe zudem zügig vonstatten."

Irina Wagner
Dank der Reportingfunktionen der HS Finanzbuchhaltung haben wir die kaufmännische Entwicklung immer im Blick.

Irina Wagner
Alstertaler Schrauben GmbH

Zeit sparen die Anwender auch bei der Archivierung von Rechnungen. "Seit 2014 legen wir keine Ausgangsrechnungen mehr in Papierform ab, sondern archivieren sie automatisch im Dokumentenmanage­mentsystem von HS. Das beschleunigt die Ablage enorm. Außerdem können wir schnell auf archivierte Rechnungen zugreifen", erläutert Irina Wagner. Die Eingangsrechnungen zum Materialeinkauf werden in der HS Auftragsbearbeitung aus den Wareneingangsscheinen erzeugt und an die HS Finanzbuchhaltung zur Buchung übergeben. "Dabei achten wir darauf, dem Beleg sowohl die interne Nummer als auch die Fremdbelegnummer mitzugeben. Andere Eingangsrechnungen werden direkt in der HS Finanzbuchhaltung gebucht", so die Buchhalterin weiter. Mit den Erfassungsmöglichkeiten in der Anwendung ist sie zwar zufrieden, perspektivisch möchte sie jedoch dazu übergehen, auch per e-mail eingehende Eingangsrechnungen automatisch zu verarbeiten. „Dieser Prozess ist bei uns aber noch im Aufbau", sagt Irina Wagner – und sie fügt an: "Zu gegebener Zeit werden wir hier sicherlich wieder auf das Know-how von HS zurückgreifen."

Kompletter Anwenderbericht

Weitere Informationen zum Unternehmen: www.alstertaler.de

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