Elbphilharmonie
Apr 25, 2017 // AUS-DER-PRAXIS

Wohlklänge auf solidem Fundament: Elbphilharmonie nutzt Finanzbuchhaltungssoftware von HS

Geschafft! Der Spielbetrieb in der Elbphilharmonie ist erfolgreich angelaufen und Hamburgs neues Konzerthaus sorgt endlich für positive Schlagzeilen. Damit das künftig so bleibt, achten die Betreiber neben der künstlerischen Qualität auf kaufmännische Effizienz und Transparenz. Die erforderlichen Daten liefert die Finanzbuchhaltungssoftware HS Finanzwesen.

Auffällige Glasfassade, markantes Dach, 120 000 Quadratmeter Nutzfläche: Mit der Elbphilharmonie hat Hamburg ein neues architektonisches Wahrzeichen bekommen, dessen Anziehungskraft weit über die Landesgrenzen hinausreicht. Sogar die Feuilletonisten der einflussreichen "New York Times" haben das Konzerthaus in ihre Top Ten der weltweiten Kulturtipps aufgenommen. Dabei sah es lange Zeit nicht so aus, als habe das Bauprojekt in der Hamburger HafenCity das Zeug zur Erfolgsstory. Die Fertigstellung des 110 Meter hohen Gebäudes war zunächst für das Jahr 2010 geplant, musste dann aber immer wieder verschoben werden. Zugleich explodierten die Baukosten. Negativschlagzeilen und Kritik waren die Folgen. Doch seit der feierlichen Eröffnung im Januar 2017 und dem Erschallen der ersten Klänge sind die Misstöne weitgehend verstummt. Der Spielbetrieb ist angelaufen, die Tickets sind begehrt, und die Besucher zeigen sich begeistert von der "Elphi". Entsprechend froh und erleichtert sind die unmittelbar Beteiligten – allen voran die Mitarbeiter der Betreibergesellschaft Elbphilharmonie und Laeiszhalle Service GmbH.

Finanzbuchhaltung ins Haus geholt

"Wenn man jahrelang auf ein Ziel hinarbeitet, freut man sich natürlich, wenn man es erreicht hat", sagt Birgit Horn, die das Finanz- und Rechnungswesen leitet. Während der künstlerische Betrieb nach außen hin gut sichtbar in Erscheinung tritt, sorgen Buchhaltungsexpertin Horn und ihr dreiköpfiges Team im Hintergrund für kaufmännischen Durchblick. Hierbei kommt es täglich zu einer Art Hamburger "Koproduktion", denn die eingesetzte Finanzbuchhaltungssoftware HS Finanzwesen stammt von dem ebenfalls in der Hansestadt ansässigen Hersteller HS - Hamburger Software. Mitte 2015 hat die Betreibergesellschaft die Lösung von HS eingeführt und damit die zuvor extern durchgeführte Buchhaltung ins Haus geholt. Lokalpatriotische Motive spielten bei der Softwareauswahl jedoch keine Rolle, wie Birgit Horn betont: "Ausschlaggebend war der Umstand, dass das System mir und der Geschäftsleitung aus früheren Tätigkeiten als gute, zuverlässige Lösung bekannt war."

Birgit Horn
Die funktionellen Möglichkeiten, die leichte Bedienung und der Support machen die Software von HS zu einer empfehlenswerten Lösung für die Finanzbuchhaltung.

Birgit Horn
Leitung Finanz- und Rechnungswesen
Elbphilharmonie und Laeiszhalle Service GmbH

Reibungslose Einführung der Fibusoftware

Obwohl sie die Software kannte, wollte Birgit Horn bei der Implementierung aber keine Experimente machen. Daher buchte sie bei HS drei Dienstleistungstage zur Einrichtung und Schulung. Spezialisten des Herstellers unterstützten sie und ihr Team unter anderem bei der Ersteinrichtung der Stammdaten und bei der Datenübernahme in die Anlagenbuchhaltung. Zudem halfen sie dabei, das abweichende Wirtschaftsjahr, das jeweils am 1. August beginnt, im HS Finanzwesen anzulegen. Die Mitarbeiter im Finanz- und Rechnungswesen erhielten außerdem eine grundlegende Einweisung in die Programmfunktionen.

Schnittstellen zu SAP und JetTicket

Eine wichtige Anforderung der Anwender bestand darin, die Finanzbuchhaltungssoftware in die bestehende Systemlandschaft zu integrieren. Hierzu erstellte HS im Auftrag der Elbphilharmonie-Betreibergesellschaft Schnittstellen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung von SAP und zur Ticket-verkaufssoftware JetTicket. "Über diese Schnittstellen fließen alle buchhaltungsrelevanten Daten aus der Entgeltabrechnung und aus den Verkäufen unserer Konzerttickets automatisch ins Finanzwesen ein. So vermeiden wir manuelle Erfassungsfehler und sparen Zeit", erläutert Birgit Horn.

Kaufmännische Transparenz durch Auswertungen

Auch in puncto Auswertungen sieht die Buchhaltungsexpertin das Finanz-und Rechnungswesen gut aufgestellt: "Wir können zum Beispiel schnell die für uns wichtigen Kostenträgerauswertungen zu den einzelnen Konzerten erstellen." Darüber hinaus sei man jederzeit in der Lage, der Geschäftsleitung ad hoc Reports vorzulegen, etwa zu den Kostenstellen oder zu den offenen Posten, so Birgit Horn.

Ein wesentlicher Vorteil der HS-Lösung ist in ihren Augen, dass sämtliche Arbeitsprozesse – von der Anlagenbuchhaltung über die Kontierung und den Zahlungsverkehr bis zur Kostenauswertung – in einem System abgebildet werden: "Das erhöht die Transparenz und vereinfacht die Abläufe, zumal die Software leicht bedienbar ist." Ebenfalls auf der Habenseite der Lösung verbucht die Leiterin des Finanz- und Rechnungswesens den Support durch den Hersteller: "Die Hotline ist schnell und kompetent – wirklich hervorragend."

Die Expertise des Softwarehauses dürfte auch bei einem künftigen Projekt gefragt sein, das sich am Horizont abzeichnet. Birgit Horn: "Im nächsten Jahr, wenn hier nach der Eröffnungsphase der Elbphilharmonie alles in etwas ruhigeren Bahnen verläuft, wollen wir einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung gehen und uns mit dem Thema Dokumentenmanagement befassen. Es versteht sich, dass wir uns dann vor allem die Dokumentenmanagementlösung von HS genau anschauen werden."

Kompletter Anwenderbericht

Weitere Informationen zur Elbphilharmonie: www.elbphilharmonie.de

Bildnachweis:Maxim Schulz (oben), privat (Porträt)