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Jan 27, 2015 // AUS-DER-PRAXIS

Abläufe bei Mitarbeitergesprächen und Stellenbesetzungen optimiert

Personalentwicklung wird bei der Von der Heydt GmbH groß geschrieben. Regelmäßige Mitarbeitergespräche sind daher Standard. Mit den Personalmanagementlösungen von HS - Hamburger Software erleichtert sich das Unternehmen die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Gespräche.

HS Personalmanagement

Gewinnen Sie mit der Software von HS Zeit für die strategische Personalentwicklung.

Die Mitarbeiter sind unser wichtigstes Kapital. Das muss man pflegen“, sagt Nicole Rosenkranz, Personalleiterin bei der Von der Heydt GmbH in Speyer. Der Handelsbetrieb legt Wert auf eine umsichtige und vorausschauende Personalpolitik. So bildet er beispielsweise eigenen Fachkräftenachwuchs aus: Fast ein Zehntel der 175-köpfigen Belegschaft sind Auszubildende. Darüber hinaus ist das mittelständische Unternehmen im Jahr 2012 vom Land Rheinland- Pfalz für die beispielhafte Beschäftigung Schwerbehinderter ausgezeichnet worden.

Ausgangssituation: hoher Aufwand für Mitarbeitergespräche

Alle Arbeitnehmer – vom Auszubildenden bis zum älteren Angestellten – in ihrer Entwicklung individuell zu unterstützen betrachtet Nicole Rosenkranz als strategische Führungsaufgabe. Hierzu führt das Unternehmen regelmäßig Mitarbeitergespräche durch. „Wir nehmen diese Gespräche ernst. Sie sind für uns ein wichtiges Instrument der Personalentwicklung“, sagt die Personalleiterin. Allerdings sei der organisatorische Aufwand in der Vergangenheit sehr hoch gewesen. „ Die Personalabteilung musste zum Beispiel alle Termine und Details mit jeder Führungskraft separat abstimmen“, berichtet Rosenkranz. Auch die Kontrolle und Nachbearbeitung habe viel Zeit in Anspruch genommen.

Personalentwicklung und Stellenmanagement von HS eingeführt

Die Personalleiterin suchte daher eine elektronische Lösung, mit der sich der Ablauf der Gesprächsrunden übersichtlicher strukturieren lässt. Darüber hinaus sollte die Software die Personaler jederzeit über den Gesprächsstatus sowie über vereinbarte Personalentwicklungsmaßnahmen informieren. „Da wir unsere Lohn- und Gehaltsabrechnung ebenfalls mithilfe einer HS Lösung erstellen, ließen wir uns auf der CeBIT das Modul Stellenmanagement von HS vorführen – und stellten fest, dass es genau unseren Vorstellungen entspricht“, erzählt Rosenkranz. Mit Unterstützung des Herstellers führte sie das Stellenmanagement und das Modul HS Personalentwicklung über einen Zeitraum von rund sechs Monaten im Unternehmen ein. Die Führungskräfte waren bereits zuvor über die Neuerung in Kenntnis gesetzt worden. Zusätzlich machten zwei Mitarbeiter des Herstellers sie vor Ort mit der Bedienung der Software vertraut. „Sowohl die Erstberatung auf der Messe als auch die Betreuung bei uns im Betrieb und die telefonische Unterstützung waren sehr gut“, so die Personalleiterin.

Nicole Rosenkranz
"Die Personalentwicklung und das Stellenmanagement von HS helfen uns, die Mitarbeitergespräche zeitsparend zu organisieren und zu verwalten."
Nicole Rosenkranz

Von der Heydt GmbH

Zeitersparnis durch optimierte Prozesse

Mittlerweile organisiert und verwaltet das Unternehmen die Mitarbeitergespräche vollständig über die Software. „Der Ablauf der Gesprächsrunden lässt sich nun leichter steuern: Anstatt jeden Termin einzeln zu vereinbaren, gibt die Personalabteilung über das Modul Personalentwicklung vor, wann die 15 Führungskräfte ihre Gespräche zu führen haben“, erklärt Nicole Rosenkranz. Die Führungskräfte wiederum reichen nach den Gesprächen keine handschriftlichen oder ausgedruckten Aufzeichnungen mehr ein, sondern pflegen die entsprechenden Angaben direkt ins System ein. „Das spart ungemein viel Zeit. Aber auch die Ersparnis an Papier, Aktenordnern und somit Archivstellfläche ist nicht unerheblich“, sagt die Personalleiterin. Darüber hinaus kann sie die Gespräche nun erheblich effizienter nachbereiten und den Führungskräften zügig entsprechende Auswertungen zur Verfügung stellen.

Die im Mitarbeitergespräch beurteilten Kompetenzen sowie die erfassten Qualifikationen der Mitarbeiter können mit den Stellenprofilen abgeglichen werden. „ Hierzu haben wir unsere Qualifikationsmatrix in das HS Stellenmanagement und in die HS Personalentwicklung übertragen. Damit sehen wir schnell, auf welcher Position welche Kompetenzen und Qualifikationen notwendig sind“, erläutert Nicole Rosenkranz. Die Daten und sämtliche Änderungen erfassen die Personaler zentral im HS Stellenmanagement, mit dem sie jederzeit aktuelle Stellenbesetzungspläne abrufen können.

„Der Zeitgewinn erlaubt es mir, mich verstärkt anderen wichtigen Themen zu widmen, wie etwa dem betrieblichen Gesundheitsmanagement oder weiteren Prozessoptimierungen“, sagt die Personalleiterin, und sie fügt an: „Wir haben uns bereits die Digitale Personalakte von HS näher angesehen. Dies könnte vielleicht unsere nächste Erweiterung sein.“

Kompletter Anwenderbericht

Weitere Informationen zum Unternehmen: www.vonderheydt.de

Bildnachweis:Von der Heydt GmbH