Brötchen Backofen
Nov 28, 2017 // AUS-DER-PRAXIS

Großbäckerei Bereket organisiert Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft mit Software von HS

Vom kleinen Familienbetrieb zur Großbäckerei: Das Bochumer Unternehmen Bereket zählt in Nordrhein-Westfalen zu den Marktführern in den Bereichen Frische- und Tiefkühlbackwaren. Für kaufmännischen Durchblick und Transparenz in der Unternehmensgruppe sorgt Finanzbuchhaltungs- und Lohnabrechnungssoftware des Herstellers HS. Jüngste Erweiterung des Systems ist die HS Digitale Personalakte.

Das türkische Wort „bereket“ heißt auf Deutsch „Fruchtbarkeit“ und „Ergiebigkeit“. Diese Bedeutung passt sowohl zu den Produkten als auch zur Erfolgsgeschichte der Bereket Unternehmensgruppe: Im Jahr 1986 in Dortmund als kleiner Betrieb mit gepachteter Backstube gegründet, hat sich das Unternehmen zu einer überregional tätigen Großbäckerei entwickelt. Mit Fleiß, Know-how und Weitsicht haben die Firmengründer ihr Geschäft kontinuierlich erweitert. Heute führt Bereket 65 Brotsorten, diverses Fein- und Kleingebäck sowie internationale Spezialitäten im Sortiment. Neben frischer Ware bietet das Unternehmen tiefgekühlte Backwaren an. Hierzu wurde im Jahr 2012 eine neue Produktionsstätte in Herne in Betrieb genommen. Insgesamt umfasst die Gruppe zurzeit eine Produktions- und zwei Vertriebsgesellschaften, die über eine eigene bundesweite Logistik mehr als 1600 Kunden im deutschen Lebensmitteleinzelhandel beliefern.

Erhan Göktan
Die Fibu-Software und die Anlagenbuchhaltung von HS haben uns mit ihrer Flexibilität vieles erleichtert.

Erhan Göktan
Kaufmännischer Leiter
Bereket GmbH & Co. KG

Die Großbäckerei ruht sich auf dem Erreichten nicht aus, sondern wächst weiter. "Wir haben noch einiges vor", sagt der kaufmännische Leiter, Erhan Göktan. Beispielsweise hat Bereket vor einiger Zeit eine 25000 Quadratmeter große Produktionsstätte in Gelsenkirchen gekauft. Die dort bereits vorhandenen Anlagen ersetzt das Unternehmen durch eigene, um eine gleichbleibende Produktqualität zu gewährleisten. Schon kleine Veränderungen im Herstellungsprozess, wie anderes Wasser oder ein anderer Rührkessel, würden sich nämlich auf die Endprodukte auswirken. Und das gelte es auszuschließen, erläutert Erhan Göktan. „Wir haben uns unseren guten Ruf hart erarbeitet, und unsere Kunden verlassen sich darauf, jeden Tag dieselbe hohe Qualität zu bekommen.“

Flexible Anlagenbuchhaltung

Schnelles Wachstum, neue Maschinen, zusätzliche Produktionsstätten: Für die kaufmännische Abteilung von Bereket ist es wichtig, trotz der dynamischen Entwicklung die Übersicht zu behalten. Zu diesem Zweck nutzt das Unternehmen Software von HS. Eingeführt wurden die Anwendungen des Herstellers im Jahr 2001 auf Betreiben Göktans, der damals allerdings noch nicht bei Bereket arbeitete. „Nach dem Studium war ich für eine namhafte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft tätig. Dort lernte ich unter anderem HS kennen und schätzen." Als Berater empfahl er seinem heutigen Arbeitgeber, die Lösungen von HS einzusetzen – und der folgte der Empfehlung. Eine richtige Entscheidung, wie Erhan Göktan nach wie vor findet. Ein gutes Beispiel für die Vorzüge der Software sei das Modul Anlagenbuchhaltung, das vollständig in das Hauptbuchführungssystem, die HS Finanzbuchhaltung, integriert ist. „Ich brauche kein separates Programm zu starten, sondern erledige alles einfach in meiner HS Finanzbuchhaltung. Handhabung, Auswertungen, Übersichten – alles sieht wie gewohnt aus", berichtet der kaufmännische Leiter. Besonders hilfreich war die Anwendung etwa im Zuge der Errichtung der Produktionsanlage in Herne. „Mit einer solchen Größenordnung hatten wir bis dato keine Erfahrungen gemacht. Die Fibu-Software und die Anlagenbuchhaltung von HS haben uns mit ihrer Flexibilität vieles erleichtert“, erzählt Erhan Göktan. „Und offensichtlich haben wir das meiste richtig gemacht, denn der Prüfer, der sich im Nachgang das Jahr ansehen durfte, war sehr angetan. Wann hat man das schon mal?"

Mit der Digitalen Personalakte finden wir alle Dokumente auf Knopfdruck.

Erhan Göktan

Digitale Personalakte senkt Verwaltungsaufwand

Mit dem Wachstum des Unternehmens steigen auch die Anforderungen im Personalbereich. "Wir beschäftigen in den verschiedenen Gesellschaften insgesamt über 300 Mitarbeiter. Zudem sind wir nach dem International Food Standard, kurz IFS, zertifiziert", berichtet der kaufmännische Leiter. Diese Zertifizierung bringt – ähnlich den ISO-Zertifizierungen – verschiedene Dokumentations- und Nachweispflichten mit sich. Dazu gehört, dass die Mitarbeiter nachweislich regelmäßig geschult werden und dass aktuelle Gesundheitszeugnisse vorliegen. Um die entsprechenden Unterlagen effizient zu verwalten und den administrativen Aufwand im Personalbereich zu senken, hat Bereket jüngst die Digitale Personalakte von HS eingeführt. "Diese Software ermöglicht es uns, alle abgelegten Dokumente per Knopfdruck wieder aufzurufen. Zudem sparen wir durch die automatisierte Ablage der Abrechnungen und sonstigen Ausdrucke aus dem HS Personalwesen eine Menge Zeit." Erhan Göktan hatte sich ursprünglich vorgenommen, ein Tagebuch über das Einführungsprojekt zur Digitalen Personalakte zu führen. Dazu kam es dann am Ende aber doch nicht. "Es wäre auch ein sehr kurzes Tagebuch geworden", sagt er lachend. "Wir führten ein Vorgespräch mit HS, anschließend war ein HS-Experte hier bei uns, installierte die Lösung und richtete sie ein, schulte die bei uns wichtigen Mitarbeiter – und die Lösung lief!"

Zur Digitalisierung der Bestandsakten hatte man die Möglichkeit der Auftragsvergabe an einen Scandienstleister geprüft, sich dann aber für eine Do-it-yourself-Lösung entschieden. "Die wichtigen Dinge bei den aktuellen Akten haben wir gleich eingescannt. Den Rest machen wir nach und nach", berichtet Erhan Göktan. Das Scannen erfolge auf einem Multifunktionsgerät in der Verwaltung durch autorisierte Mitarbeiter. "Sicherlich bereitet uns dieses Vorgehen Arbeit, aber wenn wir überlegen, was wir für eine externe Digitalisierung hätten tun müssen, passt es so für uns am besten. Zumal wir priorisieren konnten, was wir von den schon vorhandenen Unterlagen dringend digital haben müssen und was nicht. Neue Dokumente werden immer sofort digital abgelegt."

Nächstes Projekt: Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystems

Erhan Göktan hat mittlerweile das nächste Projekt im Visier: Der kaufmännische Leiter will die Individualprogrammierung, die bislang in den Bereichen Warenwirtschaft und Faktura eingesetzt wird, durch ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem ersetzen. Sobald die Modernisierung der Hardware- und Systemlandschaft abgeschlossen ist, soll zunächst bei einer der Gesellschaften der Unternehmensgruppe damit begonnen werden, eine neue Warenwirtschaftssoftware einzuführen. Die Entscheidung für eine Lösung ist zwar noch nicht getroffen worden. Fest steht aber: Die HS Auftragsbearbeitung zählt für Bereket zum engeren Favoritenkreis im Auswahlprozess.

Kompletter Anwenderbericht

Weitere Informationen zu Bereket: www.bereket-brot.de

Bildnachweis:Bereket GmbH & Co. KG