Kompass
Nov 5, 2015 // AUS-DER-PRAXIS

Buchhaltungsdienstleister Schaack Business setzt auf Software von HS

Seit über 30 Jahren vertrauen Unternehmen Birgit Schaack ihre sensibelsten Daten an und beauftragen sie mit der Lohnabrechnung oder der laufenden Finanzbuchhaltung. Damit gehört der Abrechnungs- und Buchhaltungsservice zu den Pionieren in diesem Metier. Wichtigstes Werkzeug des Dienstleistungsbetriebs sind seit 1990 die Finanzbuchhaltungs- und Lohnabrechnungsprogramme von HS.

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Birgit Schaack ist ein Profi in Sachen Lohnabrechnung und Finanzbuchhaltung. "Das liegt wohl in der Familie. Eingestiegen bin ich schon 1980 und habe zunächst mit meiner Mutter zusammengearbeitet", berichtet die sympathische Unternehmerin. Sie ist der Branche seitdem treu geblieben. Heute vertrauen rund 35 Unternehmen darauf, dass ihre Mitarbeiter pünktlich eine korrekte Lohnabrechnung bekommen oder dass aus dem eingereichten Stapel Rechnungen, Quittungen und sonstiger Belege eine ordnungsgemäße Buchführung sowie aussagekräftige Kennzahlen für den Chef werden.

Die Kunden: kleinere Unternehmen im In- und Ausland

Vorwiegend sind es kleinere Firmen, die Birgit Schaacks Dienste in Anspruch nehmen. "Die Spannbreite reicht von 2 bis 130 Mitarbeitern, der Durchschnitt liegt jedoch eher bei 10 bis 15 Beschäftigten", erklärt die Dienstleisterin. Rund 20 Kunden geben sowohl die monatliche Finanzbuchhaltung als auch die Lohnabrechnung bei ihr in Auftrag. Die restlichen Unternehmen nehmen zur Hälfte jeweils einen der beiden Services in Anspruch. Die Kunden sitzen überwiegend in Deutschland, aber auch einige ausländische Firmen nutzen das Angebot des kleinen Betriebs in Ratingen.

Die Anforderungen: Schnelligkeit, Pünktlichkeit, Zuverlässigkeit

Die Kunden erwarten von der Dienstleisterin, dass sie die Buchhaltung oder Lohnabrechnung schnell, pünktlich und zuverlässig für sie erledigt. Das gilt insbesondere für die Abrechnung der Mitarbeiter. "Einige Firmen lassen sogar die Lohnzahlungen über uns durchführen", berichtet die Geschäftsführerin. Die langjährigen Kundenbeziehungen zeigen, dass die Erwartungen nicht enttäuscht werden.

Erfolgsfaktoren: Kundenorientierung und Flexibilität

Für die Kunden müsse die Zusammenarbeit vor allem einfach sein, sagt Birgit Schaack. Darunter verstehe allerdings jeder etwas Anderes. "Wir haben daher lediglich den Rahmen für die Prozesse einheitlich abgesteckt, beispielsweise dahingehend, dass bis zum 22. eines Monats alle für die Lohnabrechnung relevanten Änderungen bei uns vorliegen müssen. Die Details regeln wir mit den Kunden flexibel – zum Beispiel, wie die Informationen zu uns gelangen oder wie wir bestimmte Sachverhalte in der Abrechnung berücksichtigen", so die Geschäftsführerin. Dies gehört für sie ebenso zur Kundenorientierung wie eine gewisse Flexibilität bei den Arbeitszeiten. "Wenn mal außerhalb der normalen Geschäftszeiten kurzfristig Unterstützung benötigt wird oder eine Telefonkonferenz mit einem amerikanischen oder japanischen Mutterunternehmen ansteht, dann können unsere Kunden natürlich auf uns zählen."

Birgit Schaack
"Die Software von HS bietet mir die Flexibilität, Standfestigkeit und Zuverlässigkeit, die ich für meine Services in den Bereichen Fibu und Lohnabrechnung benötige."
Birgit Schaack

Schaack Business

Wettbewerbsvorteil: Kompetenz und niedrige Kosten

Bei der Umsetzung der vielfältigen Anforderungen kommt die inhaltliche Kompetenz des Schaack-Teams zum Tragen: "Wir haben vor allem im Fibu-Bereich so ziemlich alles, was man sich vorstellen kann – von einfachen Standardauswertungen bis hin zu individuell gestalteten Berichten in Englisch oder gar Japanisch. Es gibt zudem Fälle, in denen wir uns auf dem ausländischen Server der Muttergesellschaft eines Kunden einloggen und dort die Zahlen für das Controlling direkt erfassen", erläutert Birgit Schaack. Weiterhin sind die Experten von Schaack Business die Ansprechpartner für die Prüfer bei Lohnsteuer- oder Sozialversicherungsprüfungen und für die Steuerberater der Kunden, denen am Jahresende die Unterlagen und Daten aus der laufenden Buchhaltung für den Abschluss übergeben werden. Ihr Vorteil gegenüber der starken Konkurrenz im Markt bestehe darin, dass ihr kleines und flexibles Team angesichts schlanker Verwaltung kostengünstiger als die meist größeren Kanzleien arbeiten könne. "Außerdem ist unser Service persönlicher und enger am Kunden", so Birgit Schaack.

Erfolgreich im Dauerbetrieb: Software von HS

Als gewerbliche Anbieterin von Abrechnungs- und Buchhaltungsservices braucht die Unternehmerin standfeste und zuverlässige Software. "Ich arbeite schon seit 1990 mit Programmen von HS und ich habe nicht vor, daran etwas zu ändern", erklärt sie. "Natürlich sehe ich mir hin und wieder auch andere Lösungen an, um auf dem Laufenden zu bleiben. Aber alles, was ich da sehe, bestätigt mich: Lexware versteht schlicht nicht, was Profis brauchen. Andere Software ist zwar vielleicht durchdacht, aber viel zu rigide – ich brauche eine gewisse Flexibilität, um kundenorientiert arbeiten zu können. Weitere Anbieter wiederum haben viel zu hohe Preise." Die Software von HS biete ihr genau die Flexibilität, die sie brauche, um beispielsweise Berichte nach den Vorstellungen ihrer Kunden zu erstellen – bis hin zu japanischen Spaltenköpfen. Zugleich habe sie bei komplexen Sachverhalten, die engen gesetzlichen oder anderen Regelungen unterliegen, zusätzliche Sicherheit durch mitlaufende Plausibilitätskontrollen. Ein "absolutes Highlight" sei zudem die HS Profiline, so Birgit Schaack. "Über die vielen Jahre habe ich stets kompetente, freundliche Ansprechpartner gehabt, die meine Situation als Dienstleister verstehen. Gerade im Lohn, wo Gesetzgeber und Sozialversicherung ja stets sehr kreativ sind, ist das ein absoluter Vorteil von HS. Wie gesagt: Ich bleibe bei HS."

Kompletter Anwenderbericht
Bildnachweis:Schaack Business