Ringelblumenfeld
May 9, 2017 // AUS-DER-PRAXIS

Zarte Pflanzen, harte Zahlen - Fibu und Warenwirtschaft bei agrimed

Die hessische Erzeugerorganisation agrimed vermarktet erfolgreich Medizinal- und Gewürzpflanzen aus vorwiegend eigenem Anbau. Der Zusammenschluss, dem mehr als 50 Landwirte angehören, organisiert für seine Mitglieder die Vertragsbeziehungen zu den Abnehmern sowie die Verarbeitung, Lagerhaltung und Abrechnung. Dabei nutzt agrimed kaufmännische Lösungen von HS - Hamburger Software (HS).

Regional ist "in": Viele Verbraucher, aber auch viele Unter¬nehmen besinnen sich auf das Naheliegende – und kaufen regionale Produkte. agrimed Hessen w. V. (im Folgenden: agrimed) macht sich diese Nachfrage schon seit Langem zunutze. Den Keim für die Entstehung der Erzeugerorganisation säten Ende der 1980er-Jahre verschiedene Arzneimittelhersteller, die gegenüber dem hessischen Landwirtschaftsministerium Interesse an pflanzlichen Rohstoffen aus der Region bekundeten. Die Saat ging auf: Im Jahr 1988 schlossen sich mehrere Landwirte in Hessen zusammen, um sich durch den Anbau von Medizinalpflanzen eine neue Einnahmequelle zu erschließen und zugleich als Schnittstelle zwischen Erzeugern und nachfragenden Unternehmen zu fungieren. Das Geschäft und die administrativen Anforderungen wuchsen rasch. Mitte der 1990er-Jahre richtete agrimed eine Geschäftsstelle ein, die sich seitdem um die zentrale Vermarktung der Produkte und die Koordination der Prozesse kümmert. Heute beschäftigt die Erzeugerorganisation 18 Mitarbeiter und hat 55 Mitglieder. Mit rund 100 Unternehmen bestehen langfristige Abnahmeverträge.

"Unsere Mitglieder bauen rund 80 verschiedene Medizinal- und Gewürzpflanzen an. Etwa 70 weitere Pflanzen, die hier nicht wachsen, kaufen wir zu", sagt agrimed-Betriebsleiter Dr. Christian Matthes. Auf dieser Rohstoffbasis stellt die Erzeugerorganisation über diverse Aufbereitungsschritte mehrere Hundert Produkte her, die als Gewürze und für die Herstellung von Medikamenten und Kosmetika dienen. Ein Teil der Ware verfeinert Futtermittel für Haustiere. "Die Jahresmengen legen wir in Gesprächen mit Kunden und Mitgliedern fest. Dabei gilt es zu berücksichtigen, was die Kunden benötigen und was die Mitglieder für das Jahr an Produktionsmengen planen", erläutert Betriebsleiter Matthes.

Eva Wormann-Huber
Die HS Auftragsbearbeitung bildet unsere Anforderungen, wie zum Beispiel die Chargenverwaltung, sehr flexibel ab.

Eva Wormann-Huber
Personal/Buchhaltung
agrimed Hessen

Flexibles Warenwirtschaftssystem

Eine zentrale Herausforderung besteht für die Erzeugerorganisation darin, die unterschiedlichen Anforderungen der Kunden und der Mitglieder miteinander in Einklang zu bringen. Um diese Aufgabe erfüllen zu können, steuert agrimed die warenwirtschaftlichen Prozesse mithilfe des Programms HS Auftragsbearbeitung. Bei der Einführung der Lösung unterstützte ein Partner des Softwareherstellers die Organisation. "Für unser Qualitätsmanagement ist es besonders wichtig, eine Chargenverwaltung zu haben, mit der wir den Werdegang jedes Rohstoffs und Produkts lückenlos nachvollziehen können", sagt Eva Wormann-Huber, eine der Anwenderinnen der HS Auftragsbearbeitung bei agrimed. Mithilfe der Warenwirtschaftssoftware und des Erweiterungsmoduls Stückliste ist eine entsprechende Lösung implementiert worden. Anders als im Standardfall, bei dem in der Stückliste mehrere Teile zu einem Endprodukt kombiniert werden, splittet agrimed die Rohware in verschiedene Haupt- und Nebenprodukte auf. Diese tragen jeweils dieselbe Chargennummer wie die Rohware. Diese Chargennummer wird in allen Belegen über sämtliche Abrufe mitgeführt und beibehalten. "Wenn wir zum Beispiel eine Lieferung Petersilie erhalten, bekommt diese eine Chargennummer. Aus der Petersilie entstehen dann Produkte wie Stiele, Feinteile, verschiedene Schnittgrößen etc., die weiterhin die ursprüngliche Chargennummer tragen. So ist immer eine lückenlose Rückverfolgung möglich", erklärt Eva Wormann-Huber.

Zuverlässige Abrechnung

Auch die Abrechnung zählt zu den Aufgaben von agrimed. Die Erzeugerorganisation hat die vereinbarten Jahresliefermengen im System hinterlegt. Rufen die Kunden, über das Jahr verteilt, Teilmengen aus dem Kontingent ab, so werden Teilauftragsbestätigungen erstellt. Diese werden zunächst in Lieferscheine und später in Rechnungen abgerufen. Auf eine Besonderheit bei der Abrechnung weist Andrea Schuck, Buchhaltungsexpertin bei agrimed, hin: "Wir erstellen als Servicestelle für unsere Mitglieder die Rechnungen an die Kunden und erhalten die Zahlungen. Anschließend erstellen wir eine Gutschrift an das Mitglied unter Abzug eines Betrags für unseren Service." Für Controllingzwecke erstellt die Buchhaltung bei agrimed mit dem HS Finanzwesen zudem verschiedene Auswertungen bis hinunter zur Chargenebene. Anwenderin Schuck ist mit der Software sehr zufrieden: "Ich bin begeistert von dem logischen Aufbau und der einfachen Bedienung. Und auch die Übergabe nach außen, zum Beispiel an Excel oder an unseren Steuerberater, der den Abschluss macht, ist ganz einfach. Ich möchte mit keinem anderen Programm mehr arbeiten."

Andrea Schuck
Mit dem DMS haben wir alle Dokumente zu einem Vorgang schnell zusammen – das erleichtert die Rückverfolgung.

Andrea Schuck
Buchhaltung
agrimed Hessen

Effiziente Ablage von Belegen und Dokumenten im DMS

Wie wichtig der Erzeugerorganisation effiziente und nach Möglichkeit digitalisierte Prozesse sind, zeigt sich nicht zuletzt in den Bereichen Archivierung und Dokumentenmanagement. Hier nutzt agrimed das in die HS Auftragsbearbeitung und das HS Finanzwesen integrierte Dokumentenmanagementsystem (DMS) von HS. Sämtliche mit den HS-Anwendungen erzeugten Belege werden automatisch im DMS abgelegt und verschlagwortet. Darüber hinaus werden externe Dokumente wie Rechnungen, Lieferpapiere, Verträge etc. eingescannt und abgelegt. Das sorgt für Zeitersparnis und Sicherheit, wie Andrea Schuck berichtet: "Wir haben alle Dokumente, die zu einem Vorgang gehören, ganz schnell zusammen, ohne etliche Akten wälzen und Kopien machen zu müssen. Zudem ist die Rückverfolgbarkeit vom ausgelieferten Endprodukt bis hin zum Ursprung noch sicherer und transparenter."

Betriebsleiter Christian Matthes schaut derweil bereits nach vorn und denkt darüber nach, die modulare ERP-Software weiter auszubauen: "Wir werden uns in näherer Zukunft eingehender mit der Fertigungslösung von HS beschäftigen. Ich kann mir vorstellen, dass hier noch einiges Potenzial für uns liegt."

Kompletter Anwenderbericht

Weitere Informationen zu agrimed Hessen: www.agrimed.de

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