Aktenordner Finanzamt
Jun 28, 2016 // PRODUKT-WELT

Tipp: Belege gemäß GoBD unveränderbar machen

Elektronische Belege dürfen nachträglich nicht mehr änderbar sein und die ursprünglichen Inhalte müssen nachvollziehbar bleiben. Belege sind somit spätestens nach dem Versand festzuschreiben, um die Vorschriften der GoBD zu erfüllen. Die HS Programme zur Auftragsbearbeitung unterstützen Sie darin, Verkaufsbelege und Einkaufsbelege GoBD-konform festzuschreiben.

Das ist zu tun:
  • Öffnen Sie die Anwendung und legen Sie in der Belegart Verkauf bzw. Einkauf (nur HS Auftragsbearbeitung mit Modul Bestellwesen) auf der Registerkarte "Kennzeichen" fest, welche Belege festgeschrieben werden sollen (z.B. Rechnungen, Gutschriften).
  • Stellen Sie zur Belegart auf der Registerkarte "Druck" bzw. "E-Mail" ein, ob die Belege automatisch beim Druck oder beim E-Mail-Versand festgeschrieben werden.
  • Legen Sie in den Firmenstammdaten (Firma → Beleg → GoBD) fest, ob die Anwendung Sie standardmäßig an die Festschreibung von Belegen erinnern soll. Unter Vorgänge → Tagesabschluss lässt sich dies benutzerbezogen einstellen.
Wie wirkt sich die Neuregelung auf Ihren Arbeitsalltag aus?

Ihre Arbeitsabläufe bleiben nahezu unverändert. Sie erstellen Ihre Belege wie gewohnt. Abhängig von den Einstellungen haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Die Belege werden automatisch festgeschrieben.
  • Sie schreiben einen einzelnen Beleg fest.
  • Im Tagesabschluss wählen Sie einzelne oder mehrere Belege und schreiben diese in einem Schritt fest.
  • Im Belegabschluss können Sie alle noch nicht festgeschriebenen Belege auf einmal festschreiben.
  • Festgeschriebene Belege sind nur noch eingeschränkt änderbar, z.B. können Belegadressen oder Notizen zum Beleg bearbeitet werden. Adressänderungen werden GoBD-konform protokolliert und sind über die jeweilige Adress- Registerkarte nachvollziehbar.
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