Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) will sorgfältig geplant und gut organisiert sein. Lesen Sie hier, wie vorzugehen und worauf zu achten ist, damit das Projekt ein Erfolg wird.
Häufig sind es eher profane Anlässe, die dazu führen, dass sich die Verantwortlichen in kleinen und mittleren Unternehmen KMU) dafür entscheiden, ein Dokumentenmanagementsystem einzuführen: Beim Jahresabschluss stellt man fest, dass der Platz für die Ablage der zusätzlichen Aktenordner fehlt. Oder man möchte durch einen elektronischen Rechnungsversand und die digitale Archivierung Kosten sparen. Doch welches Motiv auch zugrunde liegt: Die wesentlichen Schritte sind bei jedem DMS-Einführungsprojekt die gleichen.
Ziele definieren
Die zentrale Frage stellt sich gleich zu Beginn: Was bezweckt man mit der Einführung eines DMS? Geht es in erster Linie darum, Platz und Material einzusparen und die Ablage- und Zugriffszeiten zu verkürzen? Oder wird das DMS benötigt, um rechtliche Vorgaben wie zum Beispiel die Archivierungs- und Aufbewahrungspflicht nach GoBD zu erfüllen? Soll der Kundenservice verbessert werden? Die Antworten auf diese und weitere Fragen entscheiden darüber, in welchen Bereichen und in welchem Umfang der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems sinnvoll ist.
Situation analysieren
Zunächst gilt es, die Ist-Situation konkret in Augenschein zu nehmen. Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu beantworten: Welche Prozesse möchte man optimieren? Welche Dokumente verursachen hohen Ablage- und Suchaufwand? Wie viele Dokumente liegen in Papierform bzw. bereits elektronisch vor? Zu klären ist auch, ob bestehende Papierakten in das DMS überführt werden sollen. Um im Unternehmen eine breite Akzeptanz für das Thema DMS zu schaffen, sollten IT-Verantwortliche, budgetverantwortliche Entscheider, der Betriebsrat sowie ausgewählte künftige Anwender frühzeitig in das Projekt einbezogen werden.
Software auswählen
Aus den übergeordneten Projektzielen und der Ist-Analyse ergibt sich das Anforderungsprofil für die DMS- Lösung. Nachdem eine Vorauswahl getroffen wurde, sollte man sich die Software vor Ort oder via Internet präsentieren lassen – am besten im Zusammenspiel mit den eigenen ERP-Anwendungen. Denn erst die Integration in die bestehende IT-Systemlandschaft bringt die Vorteile eines DMS voll zur Geltung. Bei der Auswahl ist es zudem hilfreich, sich vom Anbieter Referenzen mit vergleichbaren Lösungen zeigen zu lassen.
"HS ermöglicht kleinen und mittleren Unternehmen, auch stufenweise in das Thema DMS einzusteigen. Die Anwender können also mit der digitalen Ablage von Dokumenten einfach beginnen und das Nutzungsspektrum kontinuierlich erweitern."
Andrea Haudel
Produktmanagement
HS - Hamburger Software
Ein wichtiges Kriterium ist die Skalierbarkeit der Software – nach unten wie nach oben. Bei einer nur geringen Anzahl eingehender Rechnungen kann beispielsweise auf eine kostspielige automatisierte Verschlagwortung verzichtet werden. Zugleich sollte den Anwendern jedoch die Möglichkeit offenstehen, ihr DMS stufenweise zu einer unternehmensweiten Plattform auszubauen. Hierzu sollten Mitarbeiter von den unterschiedlichsten Arbeitsplätzen aus – über mobile Endgeräte auch von unterwegs – auf das System zugreifen können. Hilfreich ist dabei eine ausgefeilte Rechtestruktur, mit der zum Beispiel sichergestellt wird, dass Führungskräfte ausschließlich auf die Personalakten ihrer eigenen Mitarbeiter Zugriff haben.
Auch das Lizenzmodell des DMS-Anbieters ist im Idealfall flexibel. Gerade für die Liquidität von KMU ist es förderlich, wenn sie die benötigten Lizenzen mieten können. Gegebenenfalls besteht auch die Möglichkeit, dass mehrere Mitarbeiter sich eine Lizenz teilen. Dies bietet sich etwa an, wenn Teilzeitkräfte von unterschiedlichen Arbeitsplätzen aus zeitversetzt auf das DMS zugreifen sollen.
Bei umfangreichen Einstiegsszenarien, bei denen mehrere Programme an das DMS anzubinden und komplexe Prozesse abzubilden sind, schließt sich der meist kostenfreien Präsentation ein kostenpflichtiger Lösungsworkshop an. Auf Basis der Arbeitsergebnisse erstellt der DMS-Hersteller ein Angebot über die Software und einmalig erbrachte Dienstleistungen sowie über die Kosten für Wartung und laufenden Support. Bei einer kleinen DMS-Lösung wird auf einen solchen Workshop mitunter verzichtet. Hier sind die Prozesse häufig bereits so weit standardisiert, dass ein Onlinetermin mit kurzer Programmeinweisung ausreicht.
Die Lösung implementieren
Unabhängig vom Umfang des DMS-Projekts gilt es, vorab die entsprechende Hardware für das DMS gemäß den System- und Hardwareanforderungen des Anbieters bereitzustellen (Arbeitsplätze, Server, Speichersystem für Ablage und Archivierung).
Sofern Altakten (z.B. Personalakten) in das DMS überführt werden sollen, ist rechtzeitig zu klären, ob man hiermit einen Dienstleister beauftragt. Ebenfalls zu klären ist, wie neue Papierdokumente im Tagesgeschäft digitalisiert werden sollen. Entscheidet sich das Unternehmen für die Do-it-yourself-Variante, sollte es beim Kauf eines Scanners neben dem Scanvolumen und der Arbeits geschwindigkeit des Geräts weitere Kriterien, wie die Beschaffenheit der Dokumente, berücksichtigen.
Dokumentation sicherstellen
Wie für andere steuerrelevante Systeme muss für das DMS laut GoBD eine Verfahrensdokumentation erstellt und gepflegt werden. Über deren formale Gestaltung und technische Ausführung kann jedes Unternehmen selbst entscheiden. Hinsichtlich des Inhalts geben die GoBD lediglich vor, dass eine Verfahrensdokumentation in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer wenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation besteht. Zu berücksichtigen ist, dass die Verfahrensdokumentation zehn Jahre lang aufzubewahren ist. Dies schließt nicht nur den jeweils neuesten Stand, sondern sämtliche vorangegangenen Versionen innerhalb des Aufbewahrungszeitraums ein. Es bietet sich deshalb an, die Dokumente der Verfahrensdokumentation ebenfalls im DMS zu verwalten, weil dort die notwendige Versionierung automatisch erfolgt.