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Apr 12, 2016 // PRODUKT-WELT

Dokumentenmanagement: DMS von HS bietet neue Möglichkeiten

Die Version 1.40 des HS Dokumentenmanagements (DMS) verbessert bestehende Lösungen, zugleich erweitert sie das DMS-Portfolio des Softwareherstellers um verschiedene Funktionen.

Vor allem Benutzer, die ihre DMS-Lösung ohne Zugriff auf eine sogenannte Leitanwendung von HS einsetzen (wie zum Beispiel die HS Finanzbuchhaltung oder das HS Personalwesen), werden nach dem Wechsel auf die Windows-10-fähige Version 1.40 eine Veränderung bemerken: Aus dem eigenständigen DMS-Client, der sich bislang als "nscale Cockpit" präsentiert, wird der "HS Dokumentenmanager Pro". Neben der Bezeichnung ändert sich auch die Oberfläche geringfügig. Unter anderem wird es eine leicht bedienbare Kalenderfunktion geben.

Volltextsuche im DMS

Die meisten Benutzer verwalten mit dem HS Dokumentenmanagement auch Dokumente, die nicht mit einer HS- Anwendung erzeugt wurden, zum Beispiel Informationen zu Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, Artikeln oder Projekten. Oft werden solche Dokumente bei der Ablage jedoch nur rudimentär verschlagwortet. Dies erschwert die spätere Suche. Ab Version 1.40 bietet HS daher im Neuvertrieb nur noch DMS-Lizenzen an, die eine Volltextsuche ermöglichen. Damit kann beispielsweise in den PDF-Dokumenten einer Krankenkasse gezielt nach einzelnen Mitarbeitern gesucht werden, ohne dass hierfür die Mitarbeiternamen als Schlagwörter hinterlegt sein müssen.

Andrea Haudel
Mit einem DMS vermeidet man den Dateien-Wildwuchs, der in herkömmlichen Dateisystemen oft herrscht.

Andrea Haudel
Produktmanagement
HS - Hamburger Software

Office-Integration

Häufig werden die zu archivierenden Informationen als e-mail in Microsoft Outlook empfangen oder im Unternehmen mit Microsoft Word erzeugt. Die optional erhältliche Office-Integration erleichtert Benutzern des HS DMS künftig, beispielsweise e-mails und deren Anhänge aus Outlook heraus im Dokumentenmanagement abzulegen. Die bei der Verschlagwortung übernommenen Standardeigenschaften einer e-mail können später als Kriterien für die Suche im HS DMS genutzt werden.

Zugriff über Webbrowser

Als Alternative zu den klassischen Windows-Clients sind ab Version 1.40 des HS DMS optional zwei Web- Clients erhältlich. Die Benutzer können hiermit über einen beliebigen Webbrowser auf das HS Dokumentenmanagement zugreifen, ohne dass dafür eine Software auf dem jeweiligen Gerät installiert sein muss. Wird Zugriff nur für Recherchezwecke benötigt, reicht die kleinere "Guck-und-Druck"-Variante. Für Anwender, die Informationen im Dokumentenmanagement ablegen oder Ad-hoc-Workflows in Verbindung mit Dokumenten starten wollen, wird ein leistungsstärkerer Web-Client zur Verfügung stehen.

Bildnachweis:Bedrin/Shutterstock.com (oben, Elfriede Liebenow (unten)