Immer mehr geschäftsrelevante Daten liegen in digitaler, unstrukturierter Form vor. Die Informationsflut steigt rasant, mündet aber keineswegs automatisch in besseres Wissen. Unternehmen, die dem Wettbewerb nicht hinterherhinken möchten, benötigen ein effizientes elektronisches Dokumentenmanagement.
Das Datenvolumen in Westeuropa wird sich laut Prognosen des Marktforschungsunternehmens IDC bis zum Jahr 2020 alle zweieinhalb Jahre verdoppeln und auf fünf Zettabyte ansteigen. Zum Vergleich: Um diesen Datenbestand zu speichern, bräuchte jeder Bewohner rund 12.000 USB-Sticks mit je einem Gigabyte Kapazität. Ein wesentlicher Grund für den Anstieg der Datenmenge: Unternehmen kommunizieren mit ihren Kunden zunehmend über digitale Kanäle – sei es via e-mail, über die Firmenwebsite oder in sozialen Netzwerken. Darüber hinaus sammeln Angestellte immer häufiger mithilfe mobiler Endgeräte unternehmensrelevante Daten wie zum Beispiel Fotos und Videos.
Daten-Wildwuchs hemmt Produktivität
Die Informationsfülle bringt Probleme mit sich: Dokumente und Dateien aller Art werden oft chaotisch, unzuverlässig und mehrfach im Dateisystem abgelegt. Häufig horten Mitarbeiter zusätzlich individuelle Versionen – für den Fall, dass andernorts etwas gelöscht wird. Dies führt zu Datenmüll in den Systemen. Die Papierakten zu Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern sind zudem häufig unvollständig, weil die zugehörigen digitalen Informationen fehlen. Die Übersicht bleibt angesichts solcher Zustände auf der Strecke, ebenso wie die Chance, schnell auf wichtiges Wissen zuzugreifen. Laut einer Studie im Auftrag des Unternehmens Mindjet suchen Mitarbeiter im Schnitt täglich 36 Minuten nach Informationen. Ein Drittel recherchiert gar eine Stunde und länger. Andere Untersuchungen kommen zu dem Ergebnis, dass Angestellte sogar bis zu 25 Prozent ihrer Arbeitszeit für die Informationssuche aufwenden. Dies hemmt die Produktivität und verursacht erhebliche Kosten.
Steigende Compliance-Anforderungen
Mit der Digitalisierung gehen in zunehmendem Maße regulatorische Vorgaben einher, die von den Unternehmen zu erfüllen sind – Stichwort Compliance (auf Deutsch: Regeltreue bzw. Regelkonformität). Zu den Vorgaben gehören neben dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), dem Handelsgesetzbuch (HGB) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) insbesondere die Normen der Abgabenordnung (AO) und die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD). Die GoBD schreiben zum Beispiel vor, dass digital empfangene und erstellte Eingangs- und Ausgangsrechnungen auch digital archiviert werden müssen.
Verstoßen Unternehmen aufgrund mangelnder Compliance gegen regulatorische Vorgaben, müssen sie mit erheblichen Nachteilen rechnen. Diese reichen vom Verlust unternehmerischer Reputation über negative Kundenreaktionen bis zu Umsatzeinbußen. Zudem drohen Buß- gelder und weitere juristische Konsequenzen. Die Justizministerkonferenz möchte das Strafrecht für Kapital- und Personengesellschaften sogar noch verschärfen: Ein aktueller Gesetzentwurf sieht eine Höchststrafe von 10 Prozent des durchschnittlichen Gesamtjahresumsatzes vor, gegebenenfalls sogar die Auflösung des Unternehmens.
DMS auf dem Vormarsch
Um die Flut an Informationen zu kanalisieren, Umsatzpotenziale zu nutzen und die regulatorischen Anforderungen zu erfüllen, setzen auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) zunehmend Systeme für das Dokumentenmanagement bzw. Enterprise Content Management ein (zur Begrifflichkeit siehe Kasten). Das scheint sich auszuzahlen: Laut einer Studie von TNS Infratest aus dem Jahr 2014 verzeichnen insbesondere jene KMU ein Umsatzwachstum, die in puncto Digitalisierung nach eigener Einschätzung gut oder sehr gut aufgestellt sind. Als Gründe hierfür geben die Befragten unter anderem bessere Kundenbetreuung (69 Prozent) sowie vereinfachte Kommunikation mit Lieferanten und Partnern an (66 Prozent).
DMS, ECM – was ist was?
Laut Definition des internationalen Dachverbandes für ECM, der Association for Information and Image Management (AIIM international), handelt es sich bei Dokumentenmanagementsystemen (DMS) wie auch beim Enterprise Content Management (ECM) um Technologien, Werkzeuge und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von elektronischen Inhalten im Unternehmen. Insbesondere im deutschen Sprachraum werden die Begriffe Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) mitunter synonym verwendet. Nach Auffassung führender Informationsmanagement- Experten ist ein DMS jedoch ein Bestandteil eines unternehmensweiten ECM. Aufgabe eines DMS im engeren Sinne (siehe Grafik) ist es demnach, den Lebenszyklus der Dokumente von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung zu kontrollieren.
