Scanner
04.05.2017 // PRODUKT-WELT

Dokumentenmanagement: Tipps zur Auswahl eines Scanners

Rund die Hälfte aller Dokumente in Unternehmen ist laut einer Studie der Marktforscher von IDC nach wie vor papiergebunden. Viele Betriebe möchten das ändern und ihre Papierdokumente im Dokumentenmanagement digital archivieren. Wer dabei selbst Hand anlegt, benötigt einen Scanner. Bei der Auswahl eines Geräts gilt es einige Punkte zu beachten.

Professioneller Scanner oder Multifunktionsgerät? Vor dieser Frage steht jeder Unternehmer, der seine papiergebundenen Dokumente selbst digitalisieren möchte. Einen ersten Anhaltspunkt zur Entscheidungsfindung findet man im eigenen Anforderungsprofil: Sollen die gescannten Dokumente in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) weiterverarbeitet werden, empfiehlt es sich, ein Gerät zu wählen, das eine hohe Scanqualität liefert – und diese ist bei professionellen Scannern in der Regel besser als bei Multifunktionsgeräten. Darüber hinaus sollten im Zuge der Scannerauswahl unter anderem die folgenden Fragen beantwortet werden:

Welche Formate sollen gescannt werden?

Sollen neben DIN-A4-Dokumenten auch kleinere Formate gescannt werden (z.B. Kassenbelege, Visitenkarten, Krankmeldungen), bietet sich ein Desktop-Scanner mit Vorlageneinzug an. Verfügt das Gerät über Bildoptimierungsfunktionen (z.B. automatischer Zuschnitt, Geraderücken), schneidet es die Scans automatisch auf die passende Größe zu. Um gebundene Dokumente zu scannen, empfiehlt sich ein Einzugsscanner mit Flachbetteinheit. Einen Großformatscanner anzuschaffen, der auch Dokumente scannen kann, die größer als DIN A3 sind (z.B. technische Zeichnungen), lohnt sich dagegen in der Regel eher nicht. Hier sollte man besser einen externen Scandienstleister beauftragen.

Sind die Dokumente einseitig oder beidseitig zu scannen?

Bei professionellen Desktop-Scannern, die mit Vorlageneinzug arbeiten, zählt das beidseitige Scannen inzwischen zu den Standardfunktionen. Beim sogenannten Duplex-Scannen werden automatisch immer beide Seiten eines Dokuments gescannt. Leere Seiten können dabei meist schon während des Scanvorgangs automatisch gelöscht werden.

Wie viele Seiten sollen mit welcher Geschwindigkeit gescannt werden?

Ein Scanner sollte im Büroalltag, nach Auffassung von Fachleuten, mindestens 40 Seiten pro Minute bewältigen – bei einem größeren regelmäßigen Scanvolumen auch entsprechend mehr. Das Fach für den Dokumenteneinzug ist daher idealerweise so groß, dass die Benutzer nicht laufend Papierdokumente nachlegen müssen. Beim Scannen größerer Mengen (z.B. Bestandsakten) sollte man hingegen auf einen Scandienstleister zurückgreifen.

Wer wird mit dem Scanner arbeiten?

Gilt es vertrauliche Dokumente zu scannen, benötigen möglicherweise mehrere Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz einen Scanner, der über USB an den PC oder Laptop angeschlossen werden kann. Teilen sich mehrere Benutzer ein Gerät, ist auf dessen Netzwerkfähigkeit zu achten. Sollte der ausgewählte Scanner nicht über einen eigenen Netzwerkanschluss verfügen, so kann die Netzwerkfähigkeit auch über sogenannte USB-Device-Server hergestellt werden. Diese machen einen Standard-USB-Scanner für den Zugriff über das Netzwerk verfügbar.

Worauf kommt es bei der Scansoftware an?

Neben der Hardware, also dem eigentlichen Gerät, spielt die Scansoftware eine wesentliche Rolle. Ohne sie ließen sich die Funktionen eines Scanners nicht nutzen. So wandelt etwa eine OCR-Software (Optical Character Recognition, englisch für „optische Zeichenerkennung“) das gescannte Bild eines Dokuments in einen am Computer editierbaren Text um. Dies ist notwendig, um die Inhalte von Dokumenten, die im DMS abgelegt wurden, später per Volltextsuche wiederzufinden. Bei vielen Geräten gehören zumindest Basisversionen der Scansoftware zum Lieferumfang. Mit dem Funktionsumfang der Softwarelösungen steigt deren Preis. Ab einem Belegvolumen von 10000 bis 15000 Stück pro Jahr kann sich der Einsatz einer speziellen Erkennungssoftware lohnen, die unter anderem Funktionen wie eine automatische Analyse, Datenextraktion und Klassifikation enthält. Ein Tipp: Unternehmen, die sich auf den Vertrieb von Scannern spezialisiert haben, bieten Interessenten die Möglichkeit, Geräte mithilfe eigener Belege zu testen.

Scannen – bloß wie?

OCR-Scanner
Schwarz-Weiß oder Farbe?

Ein Scan in Graustufen bzw. in Farbe erzeugt die 8- bzw. die 24-fache Datenmenge eines Schwarz-Weiß-Scans. Reine Textdokumente sollten daher grundsätzlich in Schwarz-Weiß gescannt werden. Enthalten die Dokumente inhaltsrelevante farbige Elemente (z.B. Darstellung negativer Werte in Rot, farbige Einzeichnungen im Dokument), ist es sinnvoll, nur die entsprechenden Seiten farbig zu scannen. Für eine professionelle OCR-Verarbeitung eines Dokuments empfiehlt es sich oft allerdings, das farbige Image zu nutzen, da hiermit meist die besseren OCR-Ergebnisse erzielt werden.

Die passende Auflösung

Je höher die gewählte Auflösung ist, desto länger dauert der Scan und desto größer wird die Datei. Schon bei einer Verdoppelung der Auflösung erhält man viermal mehr Daten. In der Praxis hat sich insbesondere bei Textdokumenten ein Schwarz-Weiß-Scan mit einer Auflösung von 300 dpi (dots per inch, englisch für "Punkte pro Zoll") bewährt. Eine höhere Auflösung als 300 dpi führt insbesondere bei der OCR-Verarbeitung meist zu keinem besseren Ergebnis, sondern vergrößert nur unnötig das Dateivolumen.

Das richtige Dateiformat

Für die Archivierung von Textdokumenten oder gemischten Text- Bild-Dokumenten eignet sich besonders das PDF-Format. Zeichnungen sollten im TIFF-Format und alle übrigen Bilder im JPEG-Format gescannt werden. In Verbindung mit der OCR-Verarbeitung spricht man bei der Formatierung in das PDF-Format von einem "durchsuchbaren PDF".

Bildnachweis:zoranm/iStockfoto, Grafik: Heuer / HS - Hamburger Software (unten)