Hände halten Ordner
Feb 5, 2015 // PRODUKT-WELT

GoBD: Elektronische Rechnungen richtig archivieren

Mit den HS-Programmen lassen sich die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung elektronischer Rechnungen komfortabel umsetzen.

HS Auftragsbearbeitung

Schnell und einfach Rechnungen aus Auftragsbestätigungen erstellen. Jetzt informieren.

Seit Jahresbeginn gelten für Unternehmen die neuen "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", kurz: GoBD ( BMF-Schreiben vom 14. November 2014).

Die GoBD ersetzen die bisherigen Vorgaben der Finanzverwaltung (GoBS, GDPdU) und regeln unter anderem die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen. Hier galt schon bisher der Grundsatz, dass elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe in dem Format aufzubewahren sind, in dem sie verschickt bzw. empfangen wurden. Die GoBD lassen nun jedoch auch eine Umwandlung in ein anderes Format zu, sofern die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.

Benutzer der HS Auftragsbearbeitung können die Vorgaben mithilfe der HS Archivlösung komfortabel umsetzen. So werden beispielsweise elektronische Ausgangsrechnungen beim Versand per e-mail automatisch als PDF-Dateien im HS Dokumentenmanagement archiviert. Setzt das Unternehmen die Archivlösung zusätzlich im Zusammenhang mit den HS Programmen zur Finanzbuchhaltung ein, kann die Buchhaltung unmittelbar nach dem e- mail-Versand über die Fibusoftware auf das archivierte Belegbild der Ausgangsrechnung zugreifen. Nachfragen von Kunden zur Rechnungsstellung können somit ohne langwierige Suche direkt beantwortet werden.

Auch eingehende elektronische Rechnungen lassen sich mithilfe der Dokumentenmanagementlösung von HS gemäß GoBD archivieren – und zwar sowohl über die Benutzeroberfläche der HS Auftragsbearbeitung oder der HS Programme zur Finanzbuchhaltung als auch direkt aus dem verwendeten e-mail-Programm, zum Beispiel aus Microsoft Outlook.

Bildnachweis:Bacho/Shutterstock.com