Grafik Dokumentenmanagement
Oct 12, 2015 // PRODUKT-WELT

Dokumentenmanagement: Neuerungen in den Anwendungen von HS

Die HS Auftragsbearbeitung sowie die HS Programme zur Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft werden in Kürze zusätzliche Funktionen im Bereich Dokumentenmanagement bieten.

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Kontoblätter, Journale, Verkaufsbelege: Zahlreiche Dokumente, die mit den Anwendungen von HS erzeugt werden, lassen sich im Zusammenspiel mit dem HS Dokumentenmanagement (im Folgenden: DMS) automatisiert archivieren. Meistens geschieht dies beim Druck oder e-mail-Versand. Um die abgelegten bzw. archivierten Dokumente schnell wiederzufinden, besteht die Möglichkeit, im System nach Schlagworten zu suchen.

Mithilfe benutzerdefinierter Felder im DMS suchen

Künftig können Benutzer der HS Auftragsbearbeitung und der HS Programme zur Personalwirtschaft (HS Personalwesen, HS Personalabrechnung, HS Personalmanagement) selbst angelegte benutzerdefinierte Felder leicht als Suchkriterien hinterlegen. Diese Funktion ist in allen genannten Anwendungen ab der Freigabe der Version 2.80 der HS Auftragsbearbeitung verfügbar. Benutzer der Warenwirtschaftssoftware haben nun zum Beispiel die Möglichkeit, sämtliche Dokumente, die zu einem Vertriebsprojekt gehören, in einer digitalen Projektakte zusammenzuführen. Hierzu legen die Anwender ein benutzerdefiniertes Feld "Projekt" an und weisen es allen entsprechenden Dokumenten (z. B. Verkaufs- und Einkaufsbelege, Mahnungen, Besuchsberichte, Projektpläne, e- mails) als Schlagwort für die Ablage im DMS zu. Über die Schlagwortsuche gelangen die Benutzer anschließend schnell zur abgelegten bzw. archivierten Information.

Dokumente aus dem DMS auf Datenträger exportieren

Doch nicht nur die eigenen Mitarbeiter, auch die Finanzämter möchten im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen auf aufbewahrungspflichtige Unterlagen zugreifen. Neben dem in der Abgabenordnung (AO) festgeschriebenen unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff auf das IT- System des Unternehmens können die Prüfer auch einen Datenträger mit den prüfungsrelevanten elektronischen Dokumenten verlangen.

Bisher lassen sich über die HS-Anwendungen lediglich einzelne Dokumente aus dem DMS auf einem Datenträger speichern. Dies kann zeitaufwendig sein – etwa beim Export aller archivierten Kontoblätter eines Wirtschaftsjahres aus dem HS Finanzwesen. Künftig besteht im Arbeitsgebiet "Dokumente" jedoch die Möglichkeit, mithilfe der Filterfunktion eine Vielzahl von Dokumenten bzw. Ordnern gleichzeitig zu selektieren und für den Betriebsprüfer und den Steuerberater auf externe Datenträger zu exportieren. Filtert man also zum Beispiel im HS Finanzwesen alle Kontoblätter eines Wirtschaftsjahres und wählt im Kontextmenü die Option "Exportieren" aus, lassen sich die Dokumente mitsamt ihrer Ordnerstruktur als ZIP-Datei auf einen USB-Stick kopieren. Um Dokumente innerhalb der ZIP-Datei schnell zu finden, wird darüber hinaus ein Inhaltsverzeichnis in Form einer HTML-Seite erzeugt.

Die neue Funktion erleichtert es den Unternehmen somit, ihre steuerlichen Mitwirkungspflichten zu erfüllen. Sie wird in der HS Auftragsbearbeitung sowie den HS Programmen zur Finanzbuchhaltung voraussichtlich im Oktober dieses Jahres und in den HS Programmen zur Personalwirtschaft zum Jahreswechsel 2015/2016 verfügbar sein.

Bildnachweis:@ iStockphoto.com/ adempercem