Laptop auf Schreibtisch
29.03.2016 // PRODUKT-WELT

Lohnabrechnung – Selbermachen lohnt sich

Die Anforderungen an die Personalarbeit steigen. Mancher Arbeitgeber kommt da auf die Idee, die Lohnabrechnung auszulagern, um die Personalabteilung zu entlasten und Kosten zu sparen. Aus Sicht der Personaler ist das jedoch meistens eine Milchmädchenrechnung. Am Ende geben sie nicht nur Aufgaben ab, sondern auch Fachkompetenz und Know-how.

Die Personalabteilung führt die Lohnabrechnung durch – es gab Zeiten, in denen dies als selbstverständlich galt. Mittlerweile ist das Rollenverständnis der Spezialisten im Bereich Human Resources (HR) jedoch vielschichtiger: Immer mehr Personaler betrachten die Lohnabrechnung nicht mehr als den Hauptzweck der Personalabteilung. Sie verstehen sich als interne Dienstleister, die die Führungskräfte und Mitarbeiter in personalwirtschaftlichen Belangen beraten. Zu diesem Ergebnis kommt beispielsweise eine HR-Studie von Haufe aus dem Jahr 2013, die das Fremd- und Eigenbild von Personalabteilungen untersucht hat.

HR-Agenda im Wandel

Das veränderte Rollenverständnis von Personalern ist eine Begleiterscheinung der sich ändernden Rahmenbedingungen in der Arbeitswelt. Angesichts von Fachkräftemangel und demografischem Wandel sind Arbeitgeber mehr denn je darauf angewiesen, sich als attraktive Marke zu präsentieren, das Recruiting zu professionalisieren und in die Personalentwicklung zu investieren. Es gibt also einiges zu tun im Bereich Human Resources. Die Lohnabrechnung droht dabei aus dem Blickfeld zu geraten.

Outsourcing ist kein Selbstläufer

Die Fokusverlagerung ist aber nur zum Teil der Aufgabenfülle geschuldet. Sie dürfte ebenso damit zusammenhängen, dass die Lohnabrechnung eine inhaltlich anspruchsvolle Disziplin mit großer Änderungsdynamik ist. Häufige gesetzliche Neuerungen, zunehmende Digitalisierung in Form neuer Verfahren, zahllose zu beachtende Normen – all das erfordert Fachwissen und kontinuierliche Weiterbildung. Die Offerten von Dienstleistern, die ein vermeintlich kostengünstiges und unproblematisches Outsourcing der Lohnabrechnung versprechen, fallen daher bei manchem Arbeitgeber auf fruchtbaren Boden. Ob Unternehmen mit dem Ergebnis einer Auslagerung anschließend zufrieden sind, dazu gibt es keine systematischen, unabhängigen Erhebungen. Fest steht aber: Outsourcing bedeutet keineswegs, dass der Auftraggeber mit der ausgelagerten Aufgabe nichts mehr zu tun hat. So muss er zum Beispiel die Zusammenarbeit mit dem externen Dienstleister steuern. Mitunter gibt es eine doppelte Datenhaltung. Außerdem können individuelle Klärfälle, Abrechnungskorrekturen, Datenänderungen und Ähnliches mehr jederzeit zusätzlichen Abstimmungsbedarf verursachen, der den vorgesehenen Kosten- und Zeitrahmen sprengt.

Lohnabrechnung bleibt ein Kernservice von HR

Personalabteilungen, die ein Outsourcing der Lohnabrechnung planen oder diesen Schritt schon gegangen sind, müssen sich auch eine grundsätzliche Frage beantworten: Ist es tatsächlich sinnvoll, den ureigenen Kernservice auszulagern? Berücksichtigt man in diesem Zusammenhang, dass laut der erwähnten HR-Studie viele Mitarbeiter die Lohnabrechnung nach wie vor für die wichtigste Dienstleistung ihrer Personalabteilung halten, lautet die Antwort: Nein. Denn geben die Personaler ihre Paradedisziplin auf, nehmen sie damit nicht nur ihr bekanntestes Angebot vom Markt, sondern schaffen sich auch selbst ein Stück weit ab.

Wichtige Informationsquelle für Personaler

Ein anderer Aspekt, der gegen eine Auslagerung spricht: Führt die Personalabteilung die Lohnabrechnung selbst durch, liegen ihr wichtige mitarbeiterbezogene Daten systematisch und auswertbar vor. Auf dieser Basis können die Personaler den Mitarbeitern beispielsweise schnell Auskünfte erteilen – etwa zu Fehlzeiten – oder Bescheinigungen erstellen. Durch den Zugriff auf einen Datenpool und über den Austausch mit den Beschäftigten erhalten sie wertvolle Informationen über die Lebensplanung, das Leistungsvermögen und die Wünsche der Mitarbeiter.

Zudem kann die Personalabteilung die Mitarbeiter nur dann kompetent zu Themen wie Elternzeit, betriebliche Altersvorsorge oder Dienstwagennutzung beraten, wenn sie über Kenntnisse in der Lohnabrechnung sowie im Sozialversicherungs- und Steuerrecht verfügt. Gibt sie die Lohnabrechnung und das entsprechende Know-how ab, ist das oft nicht mehr der Fall. Dann laufen die Personaler Gefahr, den Kontakt zu den Mitarbeitern zu verlieren, weniger über die personalwirtschaftlichen Herausforderungen des Unternehmens zu wissen und schlimmstenfalls als verzichtbar wahrgenommen zu werden.

Eine derartige Entwicklung ist jedoch weder im Interesse der Personalabteilung noch im Sinne des Unternehmens. Zum Glück bedarf es keiner Entweder-oder-Entscheidung: Zahlreiche Unternehmensbeispiele zeigen, dass sich mithilfe geeigneter Personalsoftware sowohl die klassische Lohnabrechnung als auch die zusätzlich entstandenen HR-Aufgaben effizient und zuverlässig bewältigen lassen.

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