Geht ein Mitarbeiter in Elternzeit, dann gibt es für Sie in der Regel nicht viel zu tun: Sie müssen im Arbeits- und Fehlzeitenkalender Ihrer Anwendung für die entsprechende Zeit das Tageskennzeichen für Elternzeit „EZ“ eintragen. Außerdem sollten die festen Bezüge so geschlüsselt sein, dass gegebenenfalls eine Teilmonatsberechnung erfolgt. Doch was ist zu tun, wenn der Mitarbeiter seine Hauptbeschäftigung in Ihrer Firma ruhen lässt und stattdessen bei Ihnen eine Nebenbeschäftigung aufnimmt? Dies ist möglich, denn ein Arbeitnehmer kann bis zu 30 Wochenstunden arbeiten, ohne den Anspruch auf Elterngeld zu verlieren. In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten.
Möglichkeit 1: Der Mitarbeiter arbeitet während der Elternzeit bei Ihnen als geringfügig Beschäftigter.
- Legen Sie den Mitarbeiter unter Stammdaten → Personal ein zweites Mal an und zwar als geringfügig Beschäftigten. Ergebnis: Der Mitarbeiter wird im Personalstamm zweimal geführt – unter seiner alten Personalnummer als Hauptbeschäftigter und unter der neuen Personalnummer als geringfügig Beschäftigter.
- Geben Sie für den Mitarbeiter unter seiner alten Personalnummer die Fehlzeit „Elternzeit“ für den entsprechenden Zeitraum an.
- Erfassen Sie zum Ende der geringfügigen Beschäftigung für den Mitarbeiter unter der neuen Personalnummer einen Austritt. Nur dann erfolgt die Abmeldung der geringfügigen Beschäftigung.
Möglichkeit 2: Der Mitarbeiter arbeitet während der Elternzeit als Teilzeitbeschäftigter mit bis zu 30 Wochenstunden.
- In diesem Fall reicht es aus, dass der Mitarbeiter nur einmal angelegt ist. Stellen Sie sicher, dass während der Dauer der Nebenbeschäftigung im Arbeits- und Fehlzeitenkalender nicht das Tageskennzeichen „EZ“ angegeben ist.
- Schlüsseln Sie den Mitarbeiter, sofern sein monatliches Gehalt innerhalb der Gleitzone liegt, unter Personal → SV-Angaben auf der Registerkarte „Personengruppe“ im Feld „Gleitzone“ entsprechend um.
- Erfassen Sie zu Beginn der Elternzeit einmalig die interne Lohnart „Anzahl U (Elternzeit)“ als variablen Be- und Abzug. Im Fenster „Variabler Bezug“ geben Sie im Feld „Betrag“ eine „1“ ein. Die Abrechnung dieses Bezugs bewirkt, dass die Unterbrechung durch die Elternzeit auf der Lohnsteuerbescheinigung des Mitarbeiters korrekt bescheinigt wird.