Die Europäische Kommission möchte das E-Invoicing (elektronische Rechnungsstellung) zur vorherrschenden Fakturierungsmethode in Europa machen. Mit der Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EG hat sie hierfür die Rahmenbedingungen geschaffen. Nun ist es an den EU-Mitgliedstaaten, die Richtlinie in nationales Recht umzusetzen. Einer der Vorreiter ist Österreich.
Die Alpenrepublik treibt die Einführung der E- Rechnung voran: Seit 1. Januar 2013 sind elektronische Rechnungen in Österreich den Papierrechnungen rechtlich gleichgestellt. Inzwischen ist das Land einen Schritt weiter gegangen: Seit 1. Januar 2014 müssen alle österreichischen Vertragspartner ihre Rechnungen über Waren und Dienstleistungen an die Bundesdienststellen in einem bestimmten XML-Format einreichen. Auch die Bundesbeschaffung GmbH, der zentrale Einkaufsdienstleister der öffentlichen Hand in Österreich, erwartet von ihren Lieferanten, dass sie Rechnungen in dem vom Bund geforderten XML-Format senden.
Übertragungswege für Lieferanten
Die Lieferanten des Bundes haben verschiedene Möglichkeiten, ihre elektronischen Rechnungen einzureichen: Nach der authentifizierten Anmeldung im USP, dem Serviceportal der österreichischen Bundesregierung für Unternehmen, können sie die Rechnungen an den Bund wahlweise in einem Onlineformular erfassen, als XML-Datei hochladen oder per Webservice übermitteln. Alternativ kann die Transport-Infrastruktur von PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) für den Rechnungsversand genutzt werden.
Lösung für die HS Auftragsbearbeitung
Anwender der HS Auftragsbearbeitung erfüllen die Vorgaben komfortabel mit dem Erweiterungsmodul „e-Rechnung Bund (Österreich)“. Mit der Lösung lassen sich – aus der Auftragsbearbeitung heraus – per Mausklick elektronische und strukturierte Rechnungen an die Bundesdienststellen bzw. Bundesbeschaffung GmbH erzeugen. Die Software erstellt dazu eine Datei im vorgeschriebenen XML-Format (ebInterface 4.0) und prüft automatisch, ob die elektronische Rechnung die Vorgaben erfüllt. Erkennt das Programm formale Unstimmigkeiten, weist es den Anwender darauf hin. Er kann daraufhin die Rechnung korrigieren und eine formal korrekte XML-Datei für das Hochladen über das USP erstellen.
Durch die integrierte Rechnungserstellung vermeiden Anwender der HS Auftragsbearbeitung zum einen Fehler, zum anderen sparen sie Zeit, da sie die Rechnungen nicht zusätzlich in einem Onlineformular manuell erfassen müssen. Darüber hinaus profitieren die Unternehmen grundsätzlich von der elektronischen Rechnungsstellung, weil die Kosten für Papier, Druck und Porto wegfallen. Rechnungssteller gewinnen außerdem an Sicherheit, weil sie standardmäßig eine Eingangsbestätigung per e-mail erhalten. Ein weiterer positiver Effekt des elektronischen Verfahrens ist, dass Lieferanten künftig schneller an ihr Geld kommen dürften, weil der Bund die Rechnungen wohl zügiger bearbeiten kann.