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Sep 7, 2015 // PRODUKT-WELT

Personalmanagement: Werkzeuge zum Zeitsparen

Die strategische Personalarbeit kommt in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen aus Zeitmangel zu kurz. Die Personalmanagement-Module von HS verschaffen Arbeitgebern Freiräume und unterstützen sie dabei, sich um Zukunftsthemen wie die Personalentwicklung zu kümmern.

HS Personalmanagement

Gewinnen Sie mit der Software von HS Zeit für die strategische Personalentwicklung.

Die Anforderungen an die Mitarbeiter in der Personalabteilung sind in den vergangenen Jahren gestiegen: Zu den typischen Tätigkeiten gehören nicht mehr nur die Entgeltabrechnung und Verwaltung, sondern auch Aufgaben wie das Talentmanagement, die Führungskräfteentwicklung oder Employer Branding. Bevor sich Personaler jedoch mit solchen Themen befassen können, müssen sie zunächst anderswo Zeit gewinnen. Hier kommt ein Werkzeug ins Spiel, das mittlerweile auch immer mehr kleine und mittelständische Firmen nutzen: die digitale Personalakte.

Geringerer Verwaltungsaufwand durch digitale Personalakte

„Die elektronische Aktenhaltung beschleunigt die Abläufe in der Personaladministration spürbar“, sagt Christian Seifert, Produktmanager bei HS. Anwender Peter Müller kann das bestätigen: „Seit wir die digitale Personalakte einsetzen, benötigt die monatliche Lohnabrechnung deutlich weniger Zeit, weil uns die aufwendigen Ausdrucke auf Papier erspart bleiben“, so der Geschäftsführer und Eigentümer der „Parkwohnanlage für Senioren Peter Müller“. Außerdem sei der Bedarf an Archivstellfläche gesunken und der Datenschutz einfacher umzusetzen.

Peter Müller
"Anstatt Akten wälzen zu müssen, habe ich die Personalinformationen mit der digitalen Personalakte sofort auf dem Bildschirm."
Peter Müller

Parkwohnanlage für Senioren Peter Müller GmbH

Auch Jeannette Tonne, Mitarbeiterin in der Lohnbuchhaltung des Brandenburger Schienenfahrzeug-Instandhaltungsbetriebs FWB, möchte die papierlose Archivierung nicht mehr missen. „Die Dokumente aus der Abrechnung werden automatisch abgelegt und sofort korrekt verschlagwortet. Das verringert unseren Aufwand erheblich“, berichtet sie. Ein weiterer Vorteil der digitalen Personalakte, den beide Anwender schätzen: Über die Suchfunktionen der Software lässt sich jedes archivierte Dokument auf Anhieb finden und am Arbeitsplatz aufrufen. Dies beschleunigt die Informationsbeschaffung. „Wo früher Aktenwälzen angesagt war, reichen heute ein paar Klicks aus“, so Peter Müller.

Freiräume für die Personalentwicklung

Die Entlastung in der Verwaltung setzt Kapazitäten frei, die in die Personalentwicklung investiert werden können. HS bietet für diesen Bereich ein Modul an, das Arbeitgebern einen Überblick über die Kompetenzen und Qualifikationen ihrer Mitarbeiter verschafft. „Mit der HS Personalentwicklung haben wir den Qualifikationsstatus unserer Mitarbeiter immer im Blick und können rechtzeitig Weiterbildungsmaßnahmen planen“, sagt Jeannette Tonne.

Personalleiterin Nicole Rosenkranz organisiert und verwaltet beim Handelsunternehmen von der Heydt mithilfe der HS Module Personalentwicklung und Stellenmanagement zudem die Mitarbeitergespräche. Die Personaler brauchen keine Beurteilungen und Gesprächsnotizen mehr manuell zu erfassen, weil die Führungskräfte ihre Angaben direkt ins System einpflegen. „Das spart ungemein viel Zeit“, so Rosenkranz. Außerdem lassen sich die Gespräche zügiger vorbereiten und auswerten. Um sicherzustellen, dass die Stellen richtig besetzt sind, gleicht die Personalabteilung die erfassten Mitarbeiterqualifikationen über die Software mit den Stellenprofilen ab. „ Damit sehen wir schnell, auf welcher Position welche Kompetenzen und Qualifikationen notwendig sind“, erläutert Nicole Rosenkranz.

Gebunden oder alleinstehend einsetzbar

Hinsichtlich der Konfiguration bietet das Personalmanagementsystem den Benutzern aufgrund seines modularen Aufbaus verschiedene Möglichkeiten: So lassen sich die Programme Digitale Personalakte, Personalentwicklung und Stellenmanagement zum einen sowohl in Kombination als auch einzeln einsetzen. Zum anderen können die Kunden entscheiden, ob sie die Personalmanagement-Module als Stand-alone-Lösung betreiben oder – sofern vorhanden – an ihre Lohnabrechnungssoftware anbinden. Christian Seifert: „Wer Löhne und Gehälter selbst abrechnet, dem empfehlen wir grundsätzlich, das HS Personalwesen und das Personalmanagement miteinander zu verknüpfen. Durch die Integration ergeben sich zusätzliche Synergieeffekte, wie zum Beispiel die automatische Archivierung von Verdienstabrechnungen mitsamt Verschlagwortung oder der Abgleich vereinbarter mit tatsächlich abgerechneten Entgelten.“

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