Computerarbeitsplatz
Mar 28, 2017 // PRODUKT-WELT

Tipp: So lassen sich Stammdatenänderungen in der Warenwirtschaftssoftware leicht nachvollziehen

Sie möchten wissen, wer wann welche Änderungen an den Stammdaten in Ihrem Warenwirtschaftssystem vorgenommen hat? Die Warenwirtschaftssoftware von HS enthält zu diesem Zweck eine spezielle Funktion, das sogenannte Stammdatenänderungsprotokoll.

Mithilfe des Stammdatenänderungsprotokolls lässt sich der Zustand der Daten vor und nach einer Änderung vergleichen. Sie können beispielsweise importierte Daten prüfen oder nachschauen, welcher Mitarbeiter die Adresse eines bestimmten Kunden wann geändert hat. Auch bei Nachfragen von Kunden, etwa zu aktualisierten Zahlungs- oder Lieferbedingungen, sehen Sie schnell, wie die Bedingungen vorher lauteten.

Welche Stammdaten protokolliert werden, legen Sie im Arbeitsgebiet "Extras → Stammdatenänderungsprotokoll → Einstellungen" fest. Dort sind keine Daten vorbesetzt. Empfehlung: Berücksichtigen Sie die Vorgaben der GoBD und lassen Sie zumindest die buchungsrelevanten Daten protokollieren.

Im Arbeitsgebiet "Extras → Stammdatenänderungsprotokoll → Anzeigen" können Sie Änderungen eines oder mehrerer Arbeitsgebiete/Bereiche prüfen. Dabei helfen Ihnen die folgenden Filterfunktionen:

  • Welcher Benutzer hat geändert?
  • In welchem Zeitraum wurde geändert?
  • Berücksichtigen neu angelegter Daten ja/nein?

Mit einem Klick auf "Anzeigen" erhalten Sie das Ergebnis. Änderungen eines einzelnen Datensatzes lassen sich im jeweiligen Stammdatenarbeitsgebiet direkt anzeigen. Voraussetzung ist, dass Sie zuvor das Protokollieren für dieses Arbeitsgebiet festgelegt hatten. Das Stammdatenänderungsprotokoll kann nach einem Klick mit der rechten Maustaste gedruckt, exportiert (z.B. als PDF) oder an Microsoft Excel übergeben werden.

Bildnachweis:Jacob Wackerhausen/iStockphoto