Immer mehr Unternehmen möchten ihre Rechnungsprozesse von Papier auf Elektronik umstellen und dadurch Kosten senken. Mit ZUGFeRD gibt es hierfür in Deutschland seit Mitte 2014 ein einheitliches Rechnungsformat, das gute Chancen hat, künftiger EU-Standard zu werden. HS bereitet derzeit die Umsetzung in seinen Anwendungen vor.
Bis zu 6,60 Euro pro Ausgangsrechnung können Unternehmen durch einen elektronischen Rechnungsversand sparen. Auf Empfängerseite beläuft sich das Sparpotenzial sogar auf 11,20 Euro je eingehender Rechnung. Diese Zahlen hat die Schweizer Unternehmensberatung Billentis in ihrer Marktstudie "E-Rechnung 2014" ermittelt. Papierlose Rechnungsprozesse helfen den Betrieben aber nicht nur, Arbeitszeit, Material und Porto einzusparen, sie sorgen auch für eine bessere Liquidität. Denn elektronische Rechnungen werden erfahrungsgemäß schneller bezahlt als Papierrechnungen. Dennoch liegt in Deutschland der Anteil elektronischer Rechnungen nach Angaben des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) bislang bei unter 10 Prozent – und das, obwohl Anwendungen wie die HS Auftragsbearbeitung seit geraumer Zeit die Möglichkeit bieten, Ausgangsrechnungen aus der Software heraus als PDF-Anhang per e-mail zu versenden. Die Zurückhaltung der Unternehmen hängt vor allem damit zusammen, dass es bis vor Kurzem kein einheitliches Rechnungsformat als allgemeingültigen Standard gab. Das hat sich mit ZUGFeRD geändert.
Vereinfachtes Rechnungs-Handling
Das Neue an ZUGFeRD-Rechnungen ist das verwendete ISO-zertifizierte Trägerformat PDF/A-3. Damit ist es möglich, neben dem im PDF/A-Format erstellten Rechnungsbild auch die Rechnungsinformationen strukturiert in das PDF/A-3 einzubetten – und zwar als XML- Datei auf Basis des ZUGFeRD-Datenmodells. Unternehmen, die eine ZUGFeRD- Rechnung empfangen, können die XML-Daten (z. B. Rechnungsnummer, Datum, Betrag) ohne teure OCR-Erkennung extrahieren und als Ordnungskriterien für die elektronische Archivierung verwenden. Die strukturierten Rechnungsinformationen schaffen zudem eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass Finanzbuchhaltungsprogramme ZUGFeRD-Rechnungen halbautomatisch vorkontieren können. Dies wiederum minimiert Fehlerquellen und hilft Buchhaltern, bei der Rechnungserfassung Zeit zu sparen. Bei Eingangsrechnungen mit Bestellbezug besteht außerdem die Möglichkeit, die Rechnung mit den Daten des Bestellwesens abzugleichen und freizugeben.
Hohe Akzeptanz bei Unternehmen und Verbrauchern
Doch auch Rechnungsempfänger, bei denen keine automatisierte Weiterverarbeitung erfolgt, profitieren von ZUGFeRD: Dank PDF/A-3 werden sie nämlich nicht mehr durch ergänzende Dateien irritiert, sondern können sich die Rechnungen auf PCs, Smartphones und anderen Endgeräten mithilfe kostenloser und üblicherweise vorinstallierter Software vollständig anzeigen lassen. Die leichte Handhabung dürfte dazu beitragen, dass Klein- und Kleinstunternehmer sowie Verbraucher elektronische Rechnungen künftig verstärkt akzeptieren werden. ZUGFeRD kommt jedoch auch bei Großunternehmen gut an. Diese möchten das Format, alternativ zum Rechnungsdatenaustausch im EDI-Verfahren, als Standard für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch etablieren – zum Beispiel analog zu EDIFACT/EANCOM. Dementsprechend haben unter anderem die Metro Group und der Verband der Automobilindustrie (VDA) an der Entwicklung von ZUGFeRD mitgewirkt.
Umsetzung in den Programmen von HS
Benutzer der HS Programme zur Auftragsbearbeitung und Finanzbuchhaltung sowie des HS Dokumentenmanagements werden den neuen Rechnungsstandard schon bald nutzen können. Ab der voraussichtlich im Sommer 2015 erhältlichen Version 2.80 soll es mit den HS Programmen zur Auftragsbearbeitung möglich sein, Ausgangsrechnungen als ZUGFeRD-Rechnungen im PDF/A-3 Format zu erstellen und per e-mail zu versenden. Im nächsten Schritt ist vorgesehen, in den HS Programmen zur Finanzbuchhaltung die funktionellen Voraussetzungen für die automatische Vorkontierung eingehender ZUGFeRD-Rechnungen zu schaffen. In puncto Komfort wird diese Lösung dem Erweiterungsmodul Kontierung ähneln, mit dessen Hilfe zahlreiche HS-Kunden ihre elektronischen Bankauszüge automatisiert verarbeiten. Im Zuge der weiteren Produktentwicklung sollen die Prozesse dann kontinuierlich optimiert werden – bis hin zur elektronischen Rechnungsprüfung und -freigabe.