Mit der Veröffentlichung der GoBD hat die Finanzverwaltung dargelegt, welche Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse aus ihrer Sicht gelten. Eine zentrale Anforderung lautet: Elektronische Geschäftsdokumente und Unterlagen müssen unveränderbar archiviert werden und über die gesamte Aufbewahrungsfrist im Originalformat verfügbar bleiben. Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) von HS unterstützt Unternehmen bei dieser Aufgabe.
Viel wurde zuletzt über Digitalisierung gesprochen, in den meisten Unternehmen ist sie längst Realität. Selbst kleinere Betriebe nutzen heute Fibusoftware. Ein beträchtlicher Teil der geschäftlichen Korrespondenz vollzieht sich in elektronischer Form, und auch die Rechnungsstellung findet in Deutschland dank ZUGFeRD zunehmend digital statt. Dabei entstehen steuerlich relevante Belege, die aufbewahrt werden müssen. Wie das zu geschehen hat, schreiben die vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten GoBD vor. GoBD steht für: "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".
Elektronische Archivierung ist Pflicht
Zu den klassischen aufbewahrungspflichtigen Dokumenten zählen zum Beispiel Rechnungen. Hier machen die GoBD noch einmal deutlich, was im Grunde schon vorher galt: Erhält oder versendet ein Unternehmen elektronische Rechnungen, muss es diese im Originalformat archivieren. Es reicht nicht aus, das digitale Dokument auf Papier auszudrucken und abzuheften. Einer Umfrage der Universität Regensburg zufolge archiviert jedoch ein Viertel der Unternehmen elektronisch empfangene Rechnungen überhaupt nicht in digitaler Form (Mai 2015). Bei der nächsten Betriebsprüfung könnte das für die Steuerpflichtigen durchaus zum Problem werden. Aber auch die "digitale Mehrheit" verhält sich keineswegs durchgehend GoBD-konform. Häufig werden steuerlich relevante elektronische Dokumente auf dem Arbeitsplatzrechner lediglich in einer herkömmlichen Ordnerstruktur als Word-, Excel- oder einfache PDF- Dateien ablegt. Die bloße Ablage im Dateisystem widerspricht jedoch zentralen Vorgaben der GoBD: nämlich den Anforderungen zur Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit. Ein Dokumentenmanagementsystem schafft hier Abhilfe.
Belege revisionssicher aufbewahren
Mithilfe des in die HS-Programme integrierbaren DMS von HS können Unternehmen ihre digitalen Belege nach den Vorgaben der GoBD archivieren. Elektronische Ausgangsrechnungen beispielsweise werden bereits beim Versand automatisch mit einem eindeutigen und nachvollziehbaren Index versehen (z.B. Belegnummer, Zuordnung zu Stammdaten, Dokumentenart) und im Archiv gespeichert. Auch andere originär elektronische oder digitalisierte (gescannte) Belege, wie zum Beispiel Eingangsrechnungen, werden vom DMS indexiert und in einer definierten Struktur archiviert. Das System protokolliert zudem sämtliche Änderungen und Dokumentenversionen – das Ursprungsdokument bleibt dabei stets im Original erhalten. Ein differenziertes Berechtigungssystem verhindert darüber hinaus den unberechtigten Zugriff auf das Archiv und schützt damit insbesondere die Integrität und Authentizität der Inhalte. In Verbindung mit einer Verfahrensdokumentation, aus der hervorgeht, wie die Ordnungsvorschriften der GoBD umgesetzt wurden, schafft das HS DMS somit wichtige technische Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung im Sinne der GoBD, der Abgabenordnung und des Handelsgesetzbuchs.
Leichtere Betriebsprüfung
Ein integriertes System aus Buchhaltungssoftware und DMS erleichtert aber nicht nur die GoBD-konforme Belegarchivierung, sondern auch die Bereitstellung von Daten im Rahmen einer Betriebsprüfung. Indem das Unternehmen dem Prüfer den digitalen Zugriff auf die steuerlich relevanten Informationen im Archivsystem ermöglicht und anhand einer Verfahrensdokumentation die Ordnungsmäßigkeit darlegt, kann es dazu beitragen, das Prüfprozedere erheblich zu beschleunigen. Für den Einsatz eines DMS spricht des Weiteren, dass die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zunehmen wird; und damit auch der Anteil der Belege, die ausschließlich in elektronischer Form vorliegen. Wer den Überblick behalten und seine Daten GoBD-konform verwalten und archivieren will, wird daher künftig ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem benötigen. Die Software erspart den Anwendern manuellen Aufwand und hält ihnen durch hochgradig automatisierte Archivierungsprozesse den Rücken frei, sodass sie sich verstärkt den inhaltlichen und organisatorischen Aspekten ihrer Buchführung widmen können. Und das ist auch notwendig, denn für die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung ist auch nach den GoBD allein der Steuerpflichtige verantwortlich.
Link-Tipps zum Thema:
GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagementsysteme
Elektronische Archivierung und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis
Gemeinsame Verfahrensbeschreibung von BStBK und DStV mit Hinweisen zum ersetzenden Scannen
Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage
HS Dokumentenmanagement
Das HS Dokumentenmanagement lässt sich als Ergänzung zu den HS Betriebswirtschaftlichen Lösungen komfortabel in die Software von HS integrieren. Dank seiner hohen Skalierbarkeit ermöglicht es darüber hinaus die effiziente Nutzung von Dokumenten und Informationen an allen Arbeitsplätzen eines Unternehmens. Das System basiert auf der Informationsplattform „nscale“ des deutschen Herstellers Ceyoniq Technology GmbH (www.ceyoniq.com), mit dem HS seit Jahren im Bereich Dokumentenmanagement kooperiert. nscale zählt zu den Premiumprodukten im DMS-Markt und wird seit über 25 Jahren von namhaften Unternehmen verschiedenster Branchen und Größen eingesetzt.