Taschenrechner und Belege auf Schreibtisch
14.06.2016 // TOP-THEMEN

Finanzbuchhaltung - von der Pflicht zur Kür

Mittelständische Unternehmer betrachten die Finanzbuchhaltung häufig als eine lästige Pflicht. Dabei wird übersehen, dass die Buchhaltung die zentrale Informationsdrehscheibe und damit eine Voraussetzung für profitable Investitionsentscheidungen und eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung ist. Finanzbuchhaltungssoftware hilft Unternehmern, in das Thema hineinzuwachsen.

Der Gesetzgeber kennt keinen Pardon: Jedes ins Handelsregister eingetragene Unternehmen unterliegt der Buchführungspflicht und muss dem Finanzamt den Stand seiner Geschäfte und die Vermögenslage in einem Jahresabschluss darlegen. Auch gewerbetreibende Nicht- Kaufleute sind bilanzierungspflichtig, wenn sie bestimmte Umsatz- bzw. Gewinnschwellenwerte überschreiten. Somit gehört eine geordnete Buchführung nach den Vorgaben der GoBD für Unternehmen und Gewerbetreibende zum Pflichtprogramm. Gerade in kleineren und mittelständischen Betrieben mag man sich oft jedoch nicht mit den Buchführungsaufgaben und den steuergesetzlichen Anforderungen auseinandersetzen. Vielfach mangelt es an einschlägigem Know-how. Folglich vertraut man die Buchhaltung lieber gleich komplett einem externen Dienstleister an. Das bringt, neben entsprechenden Honorarkosten, Nachteile mit sich: Zum einen sind die Originalbelege oft lange Zeit außer Haus. Zum anderen stehen Geschäftszahlen und wichtige Auswertungen meistens erst spät zur Verfügung. Der Unternehmer läuft also Gefahr, den Überblick über das kaufmännische Geschehen sowie die Kontrolle über Forderungen und Verbindlichkeiten zu verlieren. Mithilfe professioneller Finanzbuchhaltungssoftware können Betriebe das verhindern.

Software erleichtert Buchführung

Moderne Buchhaltungsprogramme helfen den Benutzern, ihre buchhalterischen Pflichten, wie zum Beispiel die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die E-Bilanz, effizient zu erfüllen. Da die Software regelmäßig aktualisiert wird, ist sie stets auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung. Der Funktionsumfang lässt sich nach Bedarf konfigurieren. Standardmäßig enthalten ist unter anderem eine Offene-Posten-Verwaltung inklusive Mahnwesen, die zu fristgerechten Zahlungseingängen beiträgt. Darüber hinaus stehen Funktionen zur Verfügung, mit denen die Benutzer bei buchhalterischen Routinearbeiten Zeit sparen. Beispiele hierfür sind die automatische Kontierung von Bankbuchungen, das elektronisch geführte Kassenbuch und die softwaregestützte Verarbeitung von SEPA-Lastschriften.

Finanzbuchhaltungssoftware verschlankt zudem die internen Prozesse. Besonders groß ist der Effizienzgewinn, wenn die Fibulösung in die sonstige ERP-Software integriert ist. In diesem Fall werden beispielsweise die Ausgangsrechnungen direkt aus der Warenwirtschaftssoftware an die Finanzbuchhaltung übergeben. Die ineffiziente und fehleranfällige Doppelerfassung ist damit hinfällig.

Effiziente Arbeitsteilung mit dem Steuerberater

Wer die Buchführung selbst macht, verbessert auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Anstatt dem Dienstleister die gesammelten Belege wie anno dazumal im Pendelordner zuzuschicken, übermittelt der Mandant die Buchhaltungsdaten über eine Schnittstelle in digitaler Form direkt an das DATEV-System der Steuerkanzlei. Das spart Geld und Zeit – und zwar unabhängig davon, ob das Unternehmen den Jahresabschluss selbst durchführt oder die Abschlussarbeiten der Kanzlei überlässt.

Der Einsatz von Buchhaltungssoftware hat einen weiteren positiven Effekt: Im Lauf der Zeit bauen die Benutzer ein Fachwissen auf, von dem die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater auch in qualitativer Hinsicht profitiert. Denn ein Firmenchef, der seine Bücher selbst führt, begegnet dem externen Dienstleister auf Augenhöhe. Statt den Experten mit buchhalterischen Erfassungsarbeiten zu beschäftigen, kann er diesen ganz für die steuerrechtliche Beratung oder die Vermögensanalyse in Anspruch nehmen.

Probleme früh erkennen durch Controlling

Eine professionelle Buchführung im Haus hat außerdem den Vorteil, dass der Unternehmer die Hoheit über seine kaufmännischen Daten behält. Die Finanzbuchhaltungssoftware stellt ihm auf Knopfdruck aktuelle Geschäftszahlen und Auswertungen zur Verfügung; bei Einsatz eines Kennzahlen-Cockpits auch in anschaulicher grafischer Form. Auf diese Weise ist er zu jedem Zeitpunkt über die finanzielle Situation des Unternehmens informiert – von den Forderungen und Verbindlichkeiten über die Liquiditätssituation bis zu den Kosten. Der schnelle Zugriff auf aktuelle Finanzdaten schafft die Voraussetzungen für ein effektives Controlling. Dieses liefert belastbares Zahlenmaterial für unternehmerische Entscheidungen. Außerdem lassen sich problematische Entwicklungen und unerwartete Veränderungen früh erkennen, sodass die Unternehmensleitung flexibel reagieren kann.

(K)eine Frage der Größe

Wie viel Buchhaltung das Unternehmen tatsächlich selbst erledigen kann oder möchte, hängt am Ende davon ab, wie viel buchhalterisches Know-how vorhanden ist. Denn auch die beste Finanzbuchhaltungssoftware ersetzt nicht vollständig den Bilanzbuchhalter. Idealerweise wird die Software daher von einem fachkundigen Benutzer bedient – was bei Mittelständlern mit eigener Buchhaltungsabteilung der Fall ist. Doch auch kleinere Unternehmen, die keinen Buchhalter beschäftigen, profitieren vom Einsatz einer Finanzbuchhaltungssoftware – und sei es nur zur Erfassung und zeitsparenden Bereitstellung der Grunddaten. Fest steht: Je mehr ein Firmenchef sich mit dem Thema Buchhaltung befasst, desto mehr wächst er in die kaufmännische Steuerung hinein. Wer die Buchführung dagegen als lästiges Übel begreift und das darin liegende Informationspotenzial nicht erkennt, wird sein Unternehmen auf Dauer nicht vernünftig steuern können – unabhängig davon, ob es groß oder klein ist.

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