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23.02.2015 // TOP-THEMEN

Mitarbeitergespräche besser führen

Regelmäßige Gespräche mit den Mitarbeitern sind ein wichtiges Instrument der Personalentwicklung. Sie vorzubereiten, durchzuführen und auszuwerten bedeutet für Führungskräfte und Personaler jedoch viel Fleißarbeit. Mithilfe der HS Personalentwicklung lässt sich der Aufwand erheblich verringern. Gleichzeitig steigt die Qualität der Gespräche und der Auswertungen.

HS Personalwesen

Mit der Software gelingt die Lohnabrechnung schnell, einfach und intuitiv. Jetzt informieren.

Schon nach einer Stunde ist es meistens vorbei: Mitarbeitergespräche sind üblicherweise eher kurze Veranstaltungen. Das organisatorische Drumherum dagegen kostet insbesondere Vorgesetzte und Personalreferenten deutlich mehr Zeit. Informationen sind zu beschaffen, Beurteilungen zu erstellen, Termine zu vereinbaren und dergleichen mehr. Während der Gesprächsrunde tappt die Personalabteilung dann häufig im Dunkeln, was den Status einzelner Gespräche angeht. Zudem müssen die Personaler anschließend oft mehrmals bei den Führungskräften nachhaken, bis ihnen die Gesprächsunterlagen zur Auswertung vorliegen.

Mit Software eine gemeinsame Datenbasis schaffen

Um die Prozesse zu beschleunigen, gilt es, allen Beteiligten einen schnellen Zugriff auf dieselben aktuellen Daten zu ermöglichen. Dies lässt sich mithilfe der Software HS Personalentwicklung realisieren. Die Lösung stellt Personalern, Führungskräften, Mitarbeitern und der Geschäftsführung jederzeit alle für sie bestimmten Daten zur Verfügung. „Dadurch sinkt der Aufwand für die Informationsbeschaffung. Außerdem steigt oft die Qualität der Mitarbeitergespräche und der Auswertungen, weil Führungskräfte und Personaler einen größeren Fundus an Informationen nutzen können, als dies bei manuell organisierten Gesprächsrun- den der Fall ist“, sagt HS Produktmanager Christian Seifert.

Effiziente Organisation durch die Personalabteilung

Soll eine Gesprächsrunde gestartet werden, legt die Personalabteilung zunächst das Zeitfenster für die Gespräche und den Beurteilungszeitraum fest. Über die HS Personalentwicklung ordnen die Personaler dann die Mitarbeiter ihrem jeweiligen Beurteiler (Führungskraft) zu. Dieser Vorgang lässt sich über eine vorbesetzte Zuordnung aus dem Organigramm weiter beschleunigen. Die Software bietet zudem die Möglichkeit, verschiedene Gesprächsleitfäden und Beurteilungsschemata zu verwenden. Sobald die Personalabteilung ihre Vorbereitungen abgeschlossen hat, gibt sie über das System den Startschuss, und die Führungskräfte können ihrerseits mit der Vorbereitung beginnen.

Arbeitserleichterung für Führungskräfte

Die Aufgabenübersicht in der HS Personalentwicklung weist die Führungskräfte darauf hin, dass sie den Gesprächsleitfaden auszufüllen haben. Am Bildschirm können sie nun ihre Mitarbeiter beurteilen, indem sie das hinterlegte Soll-Niveau verschiedener Kompetenzen mit dem Ist-Niveau abgleichen. Darüber hinaus lassen sich Aufgaben in Freitextform beurteilen, neue Aufgaben und Ziele erfassen sowie Gesamtbeurteilungen erstellen. „Jeder Arbeitgeber kann sich seine eigenen Kompetenzmodelle und Beurteilungsleitfäden zusammenstellen, übrigens auch für eine Beurteilung der Führungskraft durch den Mitarbeiter“, so Christian Seifert. Sofern die HS Personalentwicklung mit dem Lohnabrechnungssystem verknüpft ist, können die Führungskräfte zudem direkt auf alle gesprächsrelevanten Daten zur Entgeltentwicklung und zu bestehenden Entgeltvereinbarungen zugreifen. „Das spart Zeit und verbessert den Datenschutz, weil keine Entgeltübersichten im Büro des Vorgesetzten herumliegen“, erläutert Produktmanager Seifert. Nachdem alle Eingaben gemacht wurden, können die Führungskräfte ihre Gesprächsunterlagen ausdrucken und damit in die Termine gehen. Über den Status können die Personaler verfolgen, welche Gespräche bereits geführt wurden.

Systematische Auswertung

Damit die Mitarbeitergespräche tatsächlich Nutzen stiften, müssen Führungskräfte und Personaler die Ergebnisse auswerten und Maßnahmen daraus ableiten. Dies können beispielsweise ein vertiefendes Gespräch zu einem Sachverhalt oder eine Schulung sein. Oft lassen die Auswertungen jedoch lange auf sich warten, weil zunächst die Gesprächsbögen von Hand erfasst werden müssen. Mit der HS Personalentwicklung ersparen sich Arbeitgeber diesen Aufwand, sagt Christian Seifert: „ Die Führungskräfte stellen der Personalabteilung die Gesprächsergebnisse automatisch und ohne Medienbruch über die Software zur Verfügung. Alle Informationen liegen also ohne Verzögerung vor.“

 Whitepaper Mitarbeitergespräche
Whitepaper Mitarbeitergespräche

Informationen und Tipps zum Thema Mitarbeitergespräche finden Personaler und Führungskräfte in einem Whitepaper von HS. Der zwölfseitige Ratgeber kann hier kostenlosheruntergeladen werden.

Bildnachweis:iStockphoto.com/STEEX, HS (unten)