Handheld-Scanner vor Hochregal in Warenlager
20.09.2016 // TOP-THEMEN

"Warenwirtschaftssysteme werden immer wichtiger“

In vielen kleinen und mittelgroßen Unternehmen (KMU) könnten die Geschäftsprozesse runder laufen – wenn geeignetere Software eingesetzt würde. Experte Jörg Becker erläutert, wo die Defizite liegen und weshalb ein reibungslos funktionierendes Warenwirtschaftssystem unerlässlich ist.

Herr Professor Becker, vor allem in kleinen und mittelgroßen Unternehmen läuft es im Bereich der Warenwirtschaft mitunter suboptimal. Mal hapert es zum Beispiel bei der Bestandsführung, in anderen Fällen mangelt es an Übersicht über das Sortiment. Welche Ursachen liegen derlei Defiziten zugrunde?

Jörg Becker: Insbesondere kleine und mittelgroße Unternehmen nutzen häufig recht veraltete Warenwirtschaftssysteme, die wenig flexibel sind und sich nicht oder nur sehr schwer an sich verändernde Anforderungen anpassen lassen. Dazu kommt, dass Warenwirtschaftssysteme häufig nicht optimal genutzt werden, da die organisatorische Einbettung mängelbehaftet ist, da in den Fachabteilungen nur ungenügende Kenntnisse des Warenwirtschaftssystems vorhanden sind, da das interne IT-Know-how zu wünschen übrig lässt und die Systeme nicht gut eingestellt sind, da Datenredundanzen und - inkonsistenzen vorliegen und die Prozesse nur unzureichend unterstützt werden. Ein weiteres Defizit, das auch auf der organisatorischen Ebene angesiedelt ist: Warenwirtschaftssysteme werden nicht überall als strategischer Wettbewerbsfaktor erkannt. Kurzum: Es gibt noch viel zu tun.

Jörg Becker
Warenwirtschaftssysteme werden noch nicht überall als strategischer Wettbewerbsfaktor erkannt.

Jörg Becker

In welchen Funktionsbereichen der Warenwirtschaft ist der Modernisierungsbedarf in Sachen IT- Unterstützung besonders groß?

Nach wie vor gibt es viel Potenzial in der Optimierung des elektronischen Datenaustausches EDI, insbesondere auch bezogen auf die Verzahnung innerhalb von Marktplätzen. Die heute noch anzutreffende manuelle Erfassung, zum Beispiel bei der Artikelanlage, muss unbedingt auf EDI umgestellt werden. Integration ist überhaupt ein großes Thema. Ich nenne nur mal die Integration der Kassen in die zentralen Warenwirtschaftssysteme, die Integration zwischen der klassischen Warenwirtschaft und dem Online-Shop oder die Integration der operativen Systeme und der Analyse- und Auswertungssysteme, heute häufig Business Intelligence genannt. Und ich meine in diesem Zusammenhang: Integration – und nicht Schnittstellen. Außerdem liegt gerade bei KMU vielfach noch deutliches Potenzial in der Automatisierung von Bestellungen, um die berühmte Never-out-of-stock-Situation zu erreichen (abgekürzt: NOS, englisch für "Ständig verfügbar" oder "Artikel immer am Lager"; die Red.). Auch die Vertriebsunterstützung kann in Richtung auf ein effizientes Customer- Relationship-Management (CRM) verbessert werden, um zum Beispiel die Möglichkeiten eines selektiven Marketings ausschöpfen zu können.

Die Warenwirtschaft gilt gemeinhin als das Rückgrat des Unternehmens. Eine neue Software für diesen Bereich einzuführen gleicht somit durchaus einer Operation am offenen Herzen. Wie hoch schätzen Sie das Risiko von Komplikationen ein?

Gott sei Dank ist der Softwareentwicklungsprozess, respektive der Softwareeinführungsprozess, in den vergangenen Jahren deutlich professionalisiert worden. Die strikte Trennung von Entwicklungssystem, Testsystem und Produktivsystem, ausgereifte Tools für die Einführung von Software oder für das Testen, die Professionalisierung des Projektmanagements bei der Softwareumstellung – all das hat dazu beigetragen, dass die von Ihnen so formulierte „Operation am offenen Herzen“ in der überwiegenden Mehrzahl der Fälle erfolgreich verläuft. Die potenziellen Risiken sind insofern gut beherrschbar, solange die Operation fachgerecht durchgeführt wird.

Wie sollte eine KMU-taugliche Warenwirtschaftssoftware beschaffen sein?

Bei der funktionalen Abdeckung kann man sich vielleicht am Handels-H-Modell orientieren (siehe untenstehende Grafik; die Red.). Die wesentlichen Prozesse des Handels sind dabei als Referenzmodell aufgeführt, so dass man eine gute Orientierung hat und bei der Softwareeinführung keine wesentliche Funktion vergisst. Häufig wird die Frage gestellt, ob eine Standardsoftware oder eine Eigenentwicklung vorzuziehen ist. Wir bekennen uns hier ganz klar zu Standardsoftware. Es gibt gute Standardsysteme am Markt, die eine individuelle Lösung obsolet machen. Zwar gibt es bei jedem Handelsunternehmen einige Spezifika, die Anpassungen bzw. Erweiterungen des Standards erfordern, aber diese zu realisieren ist immer noch günstiger als Individualsoftware – insbesondere wenn man den Total-Cost-of-Ownership-Ansatz wählt (Abrechnungsverfahren, das Unternehmen hilft, alle anfallenden Kosten von Investitionsgütern, wie beispielsweise Software, abzuschätzen; die Red.). Wichtig ist, ob der Anbieter des Warenwirtschaftssystems in der Lage ist, Spezialanforderungen gut umzusetzen. Am besten ist es natürlich, wenn Spezialanforderungen Aufnahme in den Standard finden. Dies entspräche dem Single Source-Ansatz, d.h., alle benötigten Funktionen werden in einer einheitlichen Lösung realisiert.

Das Warenwirtschaftssystem ist die zentrale IT-technische Basis, ohne die alle Prozesse im Handel nicht effizient funktionieren.

Jörg Becker

Inwieweit unterscheiden sich die Anforderungen je nach Branche und Größe des Anwenderunternehmens?

In den Branchen gibt es deutliche Unterschiede nach den Sortimenten. Ein Lebensmittelhändler hat grundverschieden andere Anforderungen als ein Mode-/Textilhändler oder ein Händler, der technische Produkte vertreibt. Sowohl die Stammdaten wie Mindesthaltbarkeitsdatum, Seriennummern, Farb-Größen-Matrix als auch die Prozesse werden von den unterschiedliche Sortimenten massiv beeinflusst. Zudem existieren Standards bezüglich Schnittstellen/EDI, die von der Branche abhängig sind, wie H2-Daten in der Schuh-Branche oder ELDANORM/DATANORM im technischen Handel.

Werfen wir nun noch einen Blick in die nähere Zukunft: Wie wird sich die fortschreitende Digitalisierung der Geschäftswelt auf die Bedeutung und den Einsatz von Warenwirtschaftssystemen auswirken?

Insbesondere die Anforderungen des Omni-Channel- und Cross-Channel-Vertriebs erhöhen die Komplexität im Handel dramatisch. Der Kunde entscheidet sich in jeder Phase des Kaufprozesses unabhängig von den anderen Phasen, welchen Kanal er wählt. Dies gilt zum Beispiel für die Informations-, Kauf-, Logistik-, Bezahl- oder Rückgabephase. Differenziertere Kundenbedürfnisse erfordern schnellere Veränderungen von Handelsleistungen und -prozessen. Das Warenwirtschaftssystem, vollständig integriert mit der Shop-Lösung und dem Analyse- und Auswertungssystem ist die zentrale IT-technische Basis, ohne die alle Prozesse im Handel nicht effizient funktionieren. Insofern wird das Warenwirtschaftssystem immer wichtiger, um Komplexität zu beherrschen und vor allem auf neue und sich verändernde Anforderungen schnell reagieren zu können.

Zur Person

Universitätsprofessor Dr. Jörg Becker ist Direktor des Instituts für Wirtschaftsinformatik der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster sowie Hauptgesellschafter der Prof. Becker GmbH, eines Beratungshauses für Organisations- und Informationssystemgestaltung. Des Weiteren ist er geschäftsführender Direktor des European Research Center for Information Systems (ERCIS), eines von der nordrhein-westfälischen Landesregierung initiierten Forschungsverbundes von 20 meist europäischen Wirtschaftsinformatik- Forschungsinstitutionen. Zu Prof. Beckers Forschungsschwerpunkten zählen Handelsinformationssysteme, Prozessmanagement und Referenzmodellierung.

www.ercis.org
www.prof-becker.de
Abbildung des Handels-H-Modells
Handels-H-Modell

Als Referenzmodell für den Handelssektor bietet das Handels-H eine Empfehlung für die grundlegenden Prozesse von Handelsunternehmen. Die durch das "H" gegebene Form dient zur verständlichen Übersicht der Zusammenhänge zwischen den für den Handel relevanten Prozess- und Datenstrukturen. Die Hauptprozesse sind in die Bereiche Management, Kerngeschäft und Unterstützung unterteilt. Das "H" repräsentiert das Kerngeschäft des Handels. Dem Prozessgedanken folgend ist dieses von oben nach unten sowie von links nach rechts zu lesen. Die linke Seite enthält die lieferantenseitigen Beschaffungsprozesse des Supplier-Relationship-Management (SRM), des Einkaufs, des Wareneingangs, der Rechnungsprüfung und der Kreditorenbuchhaltung. Die rechte Seite bildet die korrespondierenden kundenseitigen Vertriebsprozesse ab. Über den physischen Warenfluss sind die Seiten mittels des Lagerprozesses verbunden. Auswertungs- und Planungsprozesse wie Business Intelligence oder Controlling sind im Management angeordnet (dem "Dach"), während die betriebswirtschaftlich-administrativen Prozesse der Finanzbuchhaltung, der Kostenrechnung und der Personalwirtschaft unterstützend sind (der "Sockel").

Das Handels-H-Modell findet insbesondere beim Prozessmanagement und bei der Einführung und Adaption von Informationssystemen im Handel Anwendung. Es gibt auch Varianten des Modells für Großhandel, Einzelhandel und E-Commerce sowie Adaptionen für spezielle Geschäftsmodelle (wie Streckengeschäft oder Zentralregulierungsgeschäft).

Bildnachweis:Dmitry Kalinovsky/Shutterstock.com, Prof. Becker GmbH (Portrait und Grafik) (unten)