Computer in Warenlager
15.09.2016 // TOP-THEMEN

Wettbewerbsfaktor: Warenwirtschaft mit System

Komplexe Sortimente, preissensible Käufer, starke Konkurrenz: Handelsunternehmen sind heute mehr denn je auf reibungslose Warenströme und auf valide Informationen zur Entscheidungsfindung angewiesen. Eine zentrale Rolle bei der Datenbeschaffung und Prozesssteuerung spielt das eingesetzte Warenwirtschaftssystem. Von seiner Qualität und Leistungsfähigkeit hängt viel ab.

Die Konzepte und Organisationsformen des Handels in Deutschland haben sich in den vergangenen Jahrzehnten stark verändert. Prägten in der Nachkriegszeit vorwiegend kleinere Geschäfte und Genossenschaften die Handelslandschaft, bestimmen heute Unternehmenskonzentrationen, Internationalisierung, wachsende Sortimente und zunehmend der Onlinehandel das Bild. Zugleich sind die Erwartungen der Kunden in Bezug auf die Qualität und Vielfalt des Warenangebots, das Preis-Leistungs-Verhältnis und den Service gestiegen. In vielen Marktsegmenten findet ein harter Preiskampf statt, der den Wettbewerb zwischen den Unternehmen weiter verschärft.

Für die Wettbewerbsfähigkeit unentbehrlich

Vor allem für kleine und mittelgroße Handelsbetriebe sind diese Rahmenbedingungen eine Herausforderung – verfügen sie doch über deutlich geringere betriebswirtschaftliche Spielräume als Großunternehmen und Handelskonzerne. Daher können sich Mittelständler ineffiziente Abläufe, mangelnde Information der Führungsebene und Fehlentscheidungen zur Sortimentspolitik noch weniger leisten als die Großen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Kundenwünsche profitabel zu erfüllen, sind sie auf rationelle warenwirtschaftliche Geschäftsprozesse angewiesen. Hierfür benötigen sie ein Steuerungsinstrument, mit dem sie die sich aus den Warenbewegungen ergebenden wert- und mengenmäßigen Informationen möglichst artikelgenau erfassen, das Sortiment laufend weiterentwickeln und die Bestände optimal führen können. Diese Aufgaben lassen sich angesichts der Dynamik und Komplexität der betrieblichen Praxis nur mithilfe eines Warenwirtschaftssystems (WWS) effizient erledigen.

Informationszentrale fürs Management

Das WWS bildet als zentrales Softwaresystem im Unternehmen den physischen Warenfluss in den Schlüsselbereichen der Warenwirtschaft ab. Hierzu zählen Verkauf, Bestellwesen, Einkauf und Lagerhaltung. Auf Basis der erfassten und weiterverarbeiteten Daten liefert das System der Unternehmensführung jederzeit aktuelle Informationen zur Entscheidungsvorbereitung und Ergebniskontrolle. Neben Auswertungen zu den relevanten warenwirtschaftlichen Messgrößen wie zum Beispiel Umsatz und Rohertrag stellt das WWS auch Bewertungs- und Steuerungsinformationen über Kunden, Lieferanten und Lagerbestände bereit. Anhand dieser Informationen hat das Management Sortiment und Bestände im Blick. Es kann Fehlentwicklungen erkennen und steuernd auf das Geschehen einwirken. Und das ist angesichts des Einflusses der Warenwirtschaft auf den Unternehmenserfolg eine permanente Aufgabe, die unter keinen Umständen vernachlässigt werden sollte.

Rationalisierung der Prozesse

Ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem versetzt das Unternehmen in die Lage, seine Geschäftsprozesse wirtschaftlich zu gestalten. Beispielsweise brauchen Aufträge, Adressen, erbrachte Leistungen und gelieferte Waren nur einmal erfasst zu werden, wodurch sich der Zeit- und Kostenaufwand reduziert. Dies gilt auch für die Artikel-, Kunden- und Lieferantenstammdaten, die sich mithilfe der Software übersichtlich verwalten lassen. Darüber hinaus beschleunigt ein modernes WWS die Abläufe im Bestellwesen – was dazu beiträgt, die Lagerbestände zu optimieren und die Verkaufsbereitschaft zu erhöhen. Und auch die Rechnungsschreibung funktioniert schnell und nahezu automatisch. Besonders groß ist das Sparpotenzial, wenn das Unternehmen elektronische Rechnungen im einheitlichen Standardformat ZUGFeRD erstellt und diese per E-Mail versendet und papierlos archiviert.

Auf die Software kommt es an

Allen Vorteilen zum Trotz: Noch immer gibt es kleine und mittelgroße Unternehmen, die kein Warenwirtschaftssystem einsetzen, sondern die Auftragsbearbeitung mithilfe selbst erstellter Anwendungen oder auf Basis von Programmen wie Microsoft Excel erledigen. Damit ist es zwar möglich, Aufträge zu erfassen – den Warenfluss umfassend abbilden können solche Lösungen jedoch nicht. Dementsprechend unterstützen sie die Prozesse nur teilweise und stellen nur unzureichende Informationen für das Management zur Verfügung. Ebenfalls vorzufinden sind veraltete und unflexible Warenwirtschaftssysteme, die sich bei veränderten Anforderungen nicht anpassen lassen.

In vielen Unternehmen hat man den Handlungsbedarf erkannt und sucht ein geeignetes WWS. Auf eine neue Anwendung umzusteigen oder erstmalig überhaupt mit einer Warenwirtschaftssoftware zu arbeiten, ist für jedes Unternehmen eine Umstellung. Daher sollte die Lösung leicht bedienbar sein und der Hersteller in jeder Phase Support bieten. Ausgereifte Reportingfunktionen, Instrumente für einen schnellen Überblick, wie zum Beispiel ein Kennzahlen-Cockpit, sowie eine gute Integrierbarkeit in die sonstige kaufmännische Software sind weitere Kriterien. Da die Entscheidung für eine Warenwirtschaftssoftware in der Regel eine langfristige ist, sollte das System der Wahl außerdem in funktioneller Hinsicht und im Hinblick auf die Anzahl der Arbeitsplatzlizenzen mit dem Unternehmen mitwachsen können.

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