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PN, PB: Einstellungen für die Datenübergabe aus mehreren Datenbanken

HS Personalwesen, HS Personalabrechnung

Einstellungen für die Datenübergabe aus mehreren Datenbanken - Mehrfirmenverarbeitung

Bei der Abrechnung von mehreren Datenbanken sind die Dateien vor der Übergabe an das Dienstprogramm Elektronische Meldungen pro Datenannahmestelle zusammenzufassen.

Voraussetzung
Für die Zusammenfassung der Dateien aus den verschiedenen Datenbanken ist der Einsatz des Erweiterungsmoduls Mehrfirmenverarbeitung notwendig.
  1. Nach der Freischaltung dieses Erweiterungsmoduls ist im Dienstprogramm Datenbankmanager eine Datenbank als Zentrale Datenbank anzulegen.
  2. Anschließend ist ein Verbund aller Datenbanken mit dieser Zentralen Datenbank herzustellen. Näheres dazu entnehmen Sie bitte der Hilfe oder dem Handbuch.
  3. Prüfen Sie anschließend in den einzelnen Firmen über das Menü Extras / Einstellungen, ob auf der Ebene Arbeitseinstellungen / Erweiterungsmodule die notwendigen Module aktiviert sind.

Einstellungen in der Zentralen Datenbank
Die Einstellungen für die Meldungen an die Sozialversicherung legen Sie vor der Erstellung unter
Extras / Einstellungen auf der Ebene Elektronische Meldungen fest.
  1. Auf der Ebene Absenderinformationen werden die Firmenangaben des Dateiabsenders erfasst, für den die Zulassung zum maschinellen Meldeverfahren nach DEÜV erteilt worden ist. Vergleichen Sie diese Informationen mit denen des gestellten Zertifikatsantrags. Erfassen Sie folgende Daten der Zulassungsfirma: Betriebsnummer, das Bundesland, die Steuernummer, die Adressdaten des Absenders sowie Angaben zum Sachbearbeiter.
  2. Auf der Ebene Versandeinstellungen wird das Verfahren für den Versand der Dateien gewählt. Wählen Sie hier das für Sie entsprechende aus.
  3. Empfehlung: Ist das Dienstprogramm Elektronische Meldungen auf demselben Rechner installiert, können die Dateien nach der Erstellung ohne weitere Zwischenschritte automatisch verschlüsselt und versendet werden. Entscheiden Sie und wählen Sie in der Zeile Verarbeitungsumfang 'Daten sofort versenden'.
  4. Wenn Sie die Dateien nicht wie oben beschrieben direkt aus der Lohnanwendung an das Dienstprogramm Elektronische Meldungen übergeben und versenden, erfassen Sie in der Zeile Verarbeitungsart 'Daten als Datei bereitstellen'. Bei der Festlegung müssen Sie berücksichtigen, wie die Übergabe in diesem Fall erfolgen soll. Werden die Daten für Elektronische Meldungen auf der Festplatte zur Verfügung gestellt, ist es sinnvoll, in dem Verzeichnis das Datenverzeichnis von Elektronischen Meldungen anzugeben, z.B. C:\HS_Daten\EL. Somit ist der einfache Zugriff aus dem Dienstprogramm sichergestellt.
  5. Bevor Sie den Firmenverbund mit den einzelnen Datenbanken (Mandanten) erstellen, sollten Sie über Datei / Datenimport / SV-Stammdatendatei die aktuellen Beitragssätze und Beitragsangaben einlesen. Damit ist sichergestellt, dass beim Datenabgleich alle Mandanten die aktuellen SV-Daten für die Abrechnung haben. Unter Extras / Einstellungen / Datenaustausch / Import SV-Stammdaten stellen Sie die laufende Aktualisierung der Beitragsangaben ein.
Beachten Sie, den Verbund mit der Zentralen Datenbank erst zu erstellen, wenn im MeldeCenter der Firmendatenbank keine Meldedateien auf Prüfergebnisse warten. Erstellen Sie erst den Firmenverbund, sobald alle Meldungen abgerufen sind.

Hinweis zur Datensicherung
Wenn Sie eine zentrale Datenbank angelegt und einen Firmenverbund hergestellt haben und in einer der Datenbanken eine Datensicherung zu erstellen ist, müssen zum gleichen Zeitpunkt auch die anderen Datenbanken inklusive der zentralen Datenbank gesichert werden.
Dieser Vorgang ist die zwingende Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf, wenn in einer der Datenbanken eine Datensicherung zurückkopiert werden muss. Denn in diesem Fall müssen in allen Datenbanken Datensicherungen eingespielt werden, die zum gleichen Zeitpunkt erstellt worden sind.
Genannte Marken und eingetragene Warenzeichen anderer Hersteller/Unternehmen werden anerkannt.

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21.08.2017/su - Dok.-Nr.: 13699

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