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FN, FB: Wie lassen sich Kontosalden automatisch ins neue Jahr vortragen?

HS Finanzwesen, HS Finanzbuchhaltung

Wie lassen sich die Kontosalden automatisch ins neue Jahr vortragen?

In der Anwendung gibt es die Funktion Jahresabschluss, mit der Sie die wichtigsten Abschluss- und Vortragsbuchungen automatisch durchführen können:
  • Zusammenführung der Steuerkonten inkl. Abschluss und Vortrag der Zusammenführungskonten
  • Abschluss der GuV-Konten und Buchung des GuV-Ergebnisses (Gewinn/Verlust) auf das jeweilige Bilanzergebniskonto
  • Abschluss und Vortrag der Bilanzkonten sowie der Kunden- und Lieferantenkonten
Die genannten Arbeiten sind in sogenannten Abschlussgruppen festgelegt, die Sie beim Jahresabschluss einzeln auswählen können. Je mehr Abschlussgruppen Sie einrichten, desto flexibler sind Sie. So können Sie z.B. jeweils eine Abschlussgruppe für Ihre Geld- und OP-Konten einrichten und für diese den Jahresabschluss vor den sonstigen Bilanzkonten durchführen.

In diesem Dokument erfahren Sie
  • wann der Jahresabschluss durchgeführt werden sollte,
  • welche Stammdaten vorhanden sein müssen,
  • welche weiteren Vorbereitungen in der Anwendung notwendig sind und
  • wie Sie beim Jahresabschluss vorgehen.


Wann sollte der Jahresabschluss durchgeführt werden?

Sie können einen Jahresabschluss durchführen, sobald Sie die Vortragssalden im neuen Jahr das erste Mal benötigen. Dabei können Sie gruppenweise vorgehen, z.B. zunächst die Abschlussgruppen wählen, bei denen die Konten hinterlegt sind, deren Salden Sie zuerst benötigen. Auch ein Abschluss aller Gruppen ist möglich, da der Jahresabschluss beliebig oft wiederholt werden kann. Wenn Konten bereits vorgetragen wurden, wird danach nur noch der Differenzbetrag vorgetragen.


Welche Stammdaten benötigen Sie für den Jahresabschluss?

Für den Jahresabschluss müssen eine Reihe von Stammdaten vorhanden sein - nicht nur die Abschluss- und Vortragskonten, sondern auch die benötigten Abschlussgruppen. In der Regel werden die wichtigsten Stammdaten mitgeliefert. Prüfen Sie dennoch, ob alle erforderlichen Stammdaten vorhanden sind - insbesondere dann, wenn Sie den Jahresabschluss mit der Anwendung erstmalig durchführen:
  • erforderliche Sachkonten für die automatischen Buchungen
  • ein Belegordner für die automatischen Buchungen
  • erforderliche Abschlussgruppen mit entsprechender Kontenzuordnung

1. Konten für die automatischen Buchungen
Prüfen Sie, ob die erforderlichen Sachkonten für die automatischen Buchungen zum Jahresabschluss vorhanden sind:
  • Abschluss- und Saldovortragsbuchungen
  • spezielle Buchungen der Abschlussart 'Zusammenführung' (z.B. Zusammenführung der Steuerkonten)
  • Buchungen zum Abschluss der GuV-Konten
Das tun Sie im Arbeitsgebiet Stammdaten / Sachkonto:
  • Abschluss- und Saldovortragsbuchungen - jeweils ein Schluss- und Eröffnungsbilanzkonto für Sachkonten, Kunden und Lieferanten:

  • Schlussbilanzkonten
    Eröffnungsbilanzkonten
    Kontoart:
    Abschlusskonto
    Eröffnungskonto
    Bezeichnung:
    z.B. Jahresabschluss Sachkonto,
    Jahresabschluss Kunde und
    Jahresabschluss Lieferant
    z.B. Saldovortrag Sachkonto,
    Saldovortrag Kunde und
    Saldovortrag Lieferant
    Eigenschaft:
    - / -
    In EB-Periode buchen
    Zulässig für:
    Sachkonto, Kunde oder Lieferant
    Sachkonto, Kunde oder Lieferant
  • Spezielle Buchungen der Abschlussart 'Zusammenführung' - ein Konto für die Zusammenführung im alten Wirtschaftsjahr und ein Konto für den Vortrag im neuen Jahr
    BEISPIEL: Zusammenführung der Steuerkonten:

  • Konto (altes Wirtschaftsjahr)
    Konto (neues Wirtschaftsjahr)
    Kontoart:
    (sonstiges) Bilanzkonto
    (sonstiges) Bilanzkonto
    Bezeichnung:
    z.B. Umsatzsteuer lfd. Jahr
    z.B. Umsatzsteuer Vorjahr
    Zuordnung:
    Passivkonto
    Passivkonto
    Steuerart:
    Nicht steuerbar
    Nicht steuerbar
  • Spezielle Buchungen der Abschlussart 'Ergebnis (GuV-Abschluss)' - ein Konto für die Zusammenfassung der GuV-Salden und in der Regel zwei Konten für die Buchung des Bilanzergebnisses (Gewinn/Verlust):

  • GuV-Ergebniskonto
    Bilanzergebniskonto
    Kontoart:
    GuV-Konto
    (sonstiges) Bilanzkonto
    Bezeichnung:
    z.B. Jahresgewinn/-verlust
    z.B. Bilanzgewinn und Bilanzverlust
    Zuordnung:
    Aufwandskonto
    Passivkonto
    Steuerart:
    Nicht steuerbar
    Nicht steuerbar
    Um die Bilanzergebnisse je Wirtsjahr voneinander abgrenzen zu können (zwingende Voraussetzung für die Abgabe der E-Bilanz), benötigen Sie zwei weitere Konten:
    Kontoart:
    (sonstiges) Bilanzkonto
    Bezeichnung:
    z.B. 'Gewinnvortrag' für den Vortrag eines Bilanzgewinns
    und 'Verlustvortrag' für den Vortrag eines Bilanzverlustes
    Zuordnung:
    Passivkonto
    Steuerart
    nicht steuerbar
 
2. Belegordner für die automatischen Buchungen
Prüfen Sie, ob ein Soll/Haben-Belegordner für die automatischen Buchungen zum Jahresabschluss vorhanden ist (Weitere Stammdaten / Belegordner). Wenn nicht, legen Sie einen Soll/Haben-Belegordner an, für den Sie auf der Registerkarte Verwendung das Kontrollkästchen Jahresabschlussbuchungen aktivieren.

3. Abschlussgruppen mit entsprechender Kontenzuordnung
Um den Jahresabschluss übersichtlicher und flexibler zu gestalten, gibt es Abschlussgruppen für die verschiedenen Abschlussarbeiten. Prüfen Sie, ob die benötigten Abschlussgruppen mit allen zugehörigen Kontenangaben vorhanden sind.

Im Stammdaten-Arbeitsgebiet Weitere Stammdaten / Abschlussgruppe sollten folgende Abschlussgruppen vorhanden sein:

 
Bei Bedarf richten Sie weitere Gruppen ein, z.B. eine Gruppe für den Vortrag Ihrer OP-Sachkonten, da Sie die Kontensalden gleich zu Beginn des Jahres benötigen. Siehe Dokument "Wie trage ich die Salden der Geld- und OP-Konten vor den anderen Konten ins neue Jahr vor?", Dok.-Nr. 14227.

HINWEIS zum Abschluss der Erfolgskonten (Abschlussgruppe 'Ergebnis (GuV-Abschluss)': Für die E-Bilanz ist es wichtig, dass das Ergebnis zwischen den Berichtsbestandteilen von GuV und Bilanz übereinstimmt. Das setzen Sie um, indem Sie mit der Angabe von 2 gesonderten Konten für den Vortrag des Bilanzergebnisses dafür sorgen, dass auf den Bilanzergebniskonten keine Werte aus Vorjahren stehen bleiben (Abgrenzung der Werte je Wirtschaftsjahr). Siehe auch Dokument "Wie schließe ich die Erfolgskonten ab (GuV-Abschluss)?", Dok.-Nr. 14329.


Welche Vorbereitungen sind für den Jahresabschluss erforderlich?

1. Allgemeine Vorbereitungen - unbedingt notwendig
  • Richten Sie das neue Geschäftsjahr im Arbeitsgebiet Weitere Stammdaten / Wirtschaftsjahr ein, damit die Salden der Konten ins neue Jahr vorgetragen werden können.
  • Schließen Sie alle offenen Erfassungsgruppen ab, die Buchungen auf den abzuschließenden Konten betreffen. Grund: Beim Jahresabschluss werden nur die gebuchten Werte berücksichtigt.
2. Vorjahreskorrekturen (manuelle Abschlussbuchungen in der 13. Periode)
Falls Sie spezielle Jahresabschlussbuchungen erstellen müssen (z.B. Abschreibungen oder Abgrenzungsbuchungen), führen Sie diese in der 13. Periode durch. Buchungen, die in dieser Periode erfasst werden, werden nicht in der UVA berücksichtigt und haben keinen Einfluss auf die Verkehrszahlen des Geschäftsjahres.
Vorgehen: Erfassungsart Soll/Haben, Klick auf den gewünschten Belegordner und für die Erfassungsgruppe das Kontrollkästchen In 13. Periode buchen aktivieren.


Wie gehen Sie beim Jahresabschluss vor?

Wenn Sie alle Voraussetzungen geprüft und Vorbereitungen getroffen haben, führen Sie den Jahresabschluss durch. Sie brauchen Sie den Abschluss nicht für alle Abschlussgruppen "in einem Rutsch" durchzuführen, sondern können einzelne Gruppen wählen, die Sie zuerst abschließen wollen.
  1. Rufen Sie den Jahresabschluss im Menü Belege mit dem Befehl Jahresabschluss auf.
  2. Doppelklicken Sie im eingeblendeten Fenster auf das Wirtschaftsjahr, das Sie abschließen wollen.
  3. Im nachfolgenden Fenster sind alle Abschlussgruppen ausgewählt, für die noch kein Abschluss durchgeführt wurde oder für die der Abschluss unvollständig ist (siehe Spalte Abschlussstatus).
  4. Deaktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen vor einer Gruppe, wenn Sie diese noch nicht abschließen wollen, und starten Sie den Abschluss mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche.
  5. Der Abschluss wird durchgeführt und Sie können anschließend ein Erfassungsprotokoll der Abschluss- und Vortragsbuchungen drucken.


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25.08.2017/rf - Dok.-Nr.: 14226

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