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PN, PB (EL): Installation des Dienstprogramms Elektronische Meldungen

HS Personalwesen, HS Personalabrechnung

Installation des Dienstprogramms Elektronische Meldungen (nur Systembetreuer)
 
Mit dem Dienstprogramm Elektronische Meldungen versenden Sie Meldungen aus Ihrer HS Anwendung via Internet an die zuständigen Stellen: z.B. Steuermeldungen an die Finanzbehörde und Meldungen zur Sozialversicherung (DEÜV) an die Annahmestellen der gesetzlichen Krankenkassen. In diesem Dokument erfahren Sie alles zur Installation des Dienstprogramms und zum Zusammenspiel mit Ihrer HS Anwendung:
  1. Wichtige Hinweise
  2. Neuinstallation und Einrichtung des Dienstprogramms
  3. Aktualisierung des Dienstprogramms
  4. Deinstallation des Dienstprogramms
  5. Hilfe und Support zum Dienstprogramm

A. Wichtige Hinweise

1. Zertifikate für authentifizierten Meldungsversand
Der Versand der Meldedateien muss authentifiziert erfolgen, d.h. mit Identitätsprüfung des Absenders (Datenübermittler). Sie benötigen als Datenübermittler folgende Zertifikate:
  • ELSTER-Zertifikat für den Versand von Steuer- und ELStAM-Meldungen: Dazu müssen Sie sich im Portal 'Mein ELSTER' der Finanzbehörde für eines der angebotenen Authentifizierungsverfahren registrieren (Empfehlung: Zertifikatsdatei für eine Organisation) und das beantragte Verfahren/Zertifikat bei der Einrichtung im Dienstprogramm Elektronische Meldungen hinterlegen.
    Mehr hierzu erfahren Sie im
    Leitfaden zur ELSTER-Authentifizierung, den Sie im Anhang des folgenden Dokuments auf der HS Support-Site finden: Dok.-Nr. 13896. Sie können auch den kostenpflichtigen Zertifizierungsservice von HS nutzen: Informationen zum ELSTER-Zertifikat (www.hamburger-software.de/support/elster-zertifikat).
  • SV-Zertifikat für den Versand von Meldungen zur Sozialversicherung (DEÜV): Das SV-Zertifikat beantragen Sie direkt über das Dienstprogramm Elektronische Meldungen. Das Zertifikat liegt nicht als Datei vor, sondern wird in der Datenbank des Dienstprogramms Elektronische Meldungen verwaltet.

2. Mögliche Installationsvarianten
Sofern ein Internetzugang am Rechner vorhanden ist, haben Sie grundsätzlich 2 Möglichkeiten:
  • Sie installieren das Dienstprogramm auf einen separaten Rechner mit Internetzugang ODER
  • Sie installieren das Dienstprogramm auf einen Rechner, auf dem sich auch Ihre HS Anwendung befindet. So können Sie Meldungen direkt aus der HS Anwendung senden (Direktversand) und im Fall der Programme zur Personalwirtschaft auch Datenlieferungen anfordern und empfangen.
Nur wenn Sie einen Direktversand ermöglichen, können Sie alle Vorteile des MeldeCenters in Ihrer HS Anwendung nutzen. Bevor Sie sich entscheiden, beachten Sie nachfolgende Empfehlungen und Hinweise, abhängig davon, ob Sie nur einen Arbeitsplatz oder mehrere Arbeitsplätze für die Lohnabrechnung haben.

3. Ein Arbeitsplatz für die Lohnabrechnung: Empfehlung und Hinweis
  • Unsere Empfehlung: Nutzen Sie unbedingt die Möglichkeiten des Direktversands und installieren Sie das Dienstprogramm auf demselben Rechner wie Ihre HS Anwendung.
  • Beachten Sie: Wenn Sie für mehrere Firmen die Lohnabrechnung durchführen, ist ein komfortabler Versand und eine problemlose Verarbeitung von SV-Meldungen nur möglich, wenn Sie das Erweiterungsmodul Mehrfirmenverarbeitung einsetzen. Das gilt unabhängig davon, ob Sie den Direktversand nutzen oder nicht.
4. Mehrere Arbeitsplätze für die Lohnabrechnung: Empfehlung und Hinweise
  • Unsere Empfehlung: Nutzen Sie den Direktversand.
  • Beachten Sie jedoch: Das Dienstprogramm Elektronische Meldungen legt seine Daten (z.B. Einstellungen zum Versandverfahren, Interneteinstellungen und das benötigte Zertifikat für den Versand von SV-Meldungen) in einer eigenen Datenbank ab. Anders als bei Ihrem Programm zur Lohnabrechnung ist es nicht möglich, gleichzeitig von mehreren Arbeitsplätzen auf die Datenbank zuzugreifen (exklusiver Datenbankzugriff).
  • Für die Nutzung des Direktversands sind aufgrund der Exklusivität der Datenbank nur folgende Konstellationen möglich:
I. Standardinstallation für den Client-Server-Betrieb
Eine Firma: Installation des Dienstprogramms Elektronische Meldungen (EL) auf nur einem Arbeitsplatz, über den dann der Direktversand aller Meldungen erfolgt. Auf diesem befinden sich auch die EL-Datenbank (DB, beinhaltet das SV-Zertifikat) und in der Regel auch das ELSTER-Zertifikat für den Versand der Steuermeldungen.
Mehrere Firmen: Bezüglich der Installation und der Daten- und Zertifikatsverwaltung gilt das gleiche wie bei der Verwaltung einer Firma. Sie benötigen jedoch das Erweiterungsmodul Mehrfirmenverarbeitung und der Versand der Meldungen an dem Arbeitsplatz muss über die zentrale Datenbank erfolgen.
Soll der Versand über mehrere Arbeitsplätze erfolgen? Das ist zwar grundsätzlich möglich, aber mit Einschränkungen. Sie können sich zwischen den folgenden Alternativen entscheiden:
  1. Zentrale Verwaltung der EL-Datenbank und der Zertifikate
    • EL wird auf allen Arbeitsplätzen installiert.
    • Die EL-Datenbank (beinhaltet das SV-Zertifikat) wird zentral in einem Verzeichnis auf einem Netzlaufwerk verwaltet (das Datenverzeichnis wird bei der Installation angegeben, kann aber auch nachträglich über das Arbeitsgebiet Datenverzeichnis ändern angepasst werden).
    • Das ELSTER-Zertifikat wird ebenfalls in einem Verzeichnis auf einem Netzlaufwerk abgelegt.
    Nachteile: Ein Versand kann zwar von allen Arbeitsplätzen über die die zentrale Datenbank durchgeführt werden, aber nicht gleichzeitig. Ggf. ist das Netzlaufwerk zeitweise nicht verfügbar.
  2. Dezentrale Verwaltung der EL-Datenbank
    • EL wird auf allen Arbeitsplätzen installiert.
    • Die EL-Datenbank wird lokal auf jedem Arbeitsplatz verwaltet.
      HINWEIS: In der EL-Datenbank wird das SV-Zertifikat gespeichert. Das Zertifikat darf nur an einem, immer demselben Arbeitsplatz beantragt und verlängert werden. Sie benötigen das SV-Zertifikat jedoch an jedem Arbeitsplatz. Anfangs gehen Sie folgendermaßen vor: Sie legen alle Einstellungen inklusive Zertifikatsantrag an einem Arbeitsplatz fest. Danach erstellen Sie eine Datensicherung der Datenbank (
      Verwaltung/Datensicherung erstellen) und stellen diese auf einem Netzlaufwerk zur Verfügung. An den anderen Arbeitsplätzen holen Sie sich die Datensicherung (Verwaltung/Datensicherung zurückkopieren) und passen bei Bedarf einige Einstellungen an. Später brauchen Sie an diesen Arbeitsplätzen nur das neue bzw. verlängerte SV-Zertifikat aus einer aktuellen Datensicherung zu übernehmen(Verwaltung/Zertifikatsübernahme für Meldungen ...).
    • Das ELSTER-Zertifikat kann auf jedem Rechner, aber auch zentral auf einem Netzlaufwerk verwaltet werden
    Nachteile: Es muss organisatorisch sichergestellt werden, dass die Verlängerung des SV-Zertifikats immer von dem Rechner erfolgt, an dem es beantragt wurde. Sie haben mehr Aufwand für administrative Tätigkeiten (z.B. erneuter Import des SV-Zertifikats alle 3 Jahre, Datensicherung an jedem Arbeitsplatz).
 
II. Installation mit einem Remotedesktop-Sitzungshostserver (RDSH-Server):
Wenn Sie für Ihre HS Anwendung eine Client-Server-Installation mit RDSH-Server vorgesehen haben, ist ein Direktversand nur möglich, wenn Sie auch das Dienstprogramm auf dem RDSH-Server installieren. Beachten Sie dabei: In diesem Fall muss der Meldungsversand direkt am RDSH-Server durchgeführt werden (RDSH-Server wird als Arbeitsplatz genutzt). Ein Versand über einen RD-Client wird zur Zeit nicht unterstützt.

5. Zusätzlich ein HS Programm zur Finanzbuchhaltung im Einsatz?
Die gemeinsame Nutzung des Dienstprogramms Elektronische Meldungen ist möglich, z.B.
  • ohne Direktversand, wenn das Dienstprogramm auf einem separaten Rechner installiert wird,
  • oder mit Direktversand, wenn sich beide HS Anwendungen zusammen mit dem Dienstprogramm auf einem Rechner befinden und sichergestellt ist, dass der Versand nicht gleichzeitig erfolgt.
In der Regel befinden sich die beiden Anwendungen auf unterschiedlichen Rechnern und Sie installieren das Dienstprogramm je Anwendung mit jeweils eigener Datenbank, wie in den Abschnitten 2 und 3 beschrieben.


B. Neuinstallation und Einrichtung des Dienstprogramms
 
Voraussetzungen
  • System- und Hardwarevoraussetzungen: Das Dienstprogramm Elektronische Meldungen kann nur auf einem Rechner mit Internetzugang installiert werden. Außerdem wird eine Festplatte mit mindestens 1 GB freiem Speicher benötigt - siehe HS Support-Site: Dokument "System- und Hardwarevoraussetzungen", Dok.-Nr. 13062.
  • Aktuelle Version der HS Anwendung: Sie haben die aktuelle Version Ihres Programms zur Finanzbuchhaltung bzw. Personalwirtschaft vorliegen: entweder auf Datenträger oder als EXE-Datei, die Sie von der HS Support-Site im Kundenbereich unter Programm-Aktualisierung heruntergeladen haben (Online-Versionswartung). Die heruntergeladene EXE-Datei befindet sich in einem Verzeichnis auf dem Dienstprogrammrechner (wurde ggf. vom Download-Rechner via Netzlaufwerk oder USB-Stick darauf übertragen).
    TIPP: Sie können von der HS Support-Site auch nur das
    Dienstprogramm Elektronische Meldungen herunterladen.
  • Voraussetzungen für den Installationsablauf:
    • Der Benutzer, der die Installation durchführt, hat die benötigten Administratorrechte.
    • Auf dem Rechner, auf dem Sie das Dienstprogramm installieren, wurden alle Anwendungen beendet. Wählen Sie einen Zeitpunkt, an dem Sie problemlos einen Neustart am Rechner durchführen können.
Neuinstallation
  1. Starten Sie das Installationsprogramm der HS Anwendung auf dem Rechner, den Sie als Dienstprogrammrechner vorsehen wollen:
    • Online-Versionswartung: Doppelklicken Sie in dem Verzeichnis, in dem sich der heruntergeladene Programmstand befindet, auf die EXE-Datei.
    • Version der HS Anwendung auf Datenträger: Legen Sie die Programm-CD der aktuellen Version Ihrer HS Anwendung in das CD-/DVD-Laufwerk des Rechners. Falls das Installationsprogramm nicht automatisch startet, klicken Sie im Windows-Explorer auf das CD-/DVD-Laufwerk (z.B. D\:) und doppelklicken auf die Datei Setup.exe.
  2. Falls eine Meldung Sie auf Komponenten hinweist, die für die Installation benötigt werden, führen Sie die Installationen inklusive Neustart des Rechners durch.
    HINWEIS: Falls das Installationsprogramm der Anwendung nach dem Hochfahren des Rechners nicht automatisch gestartet wird, starten Sie es erneut per Klick auf die EXE-Datei.
  3. Klicken Sie im eingeblendeten Installationsassistenten auf den Link Installation von Dienstprogrammen etc. und danach auf die Schaltfläche Elektronische Meldungen.
  4. Folgen Sie den Anweisungen und Hinweisen des Installationsassistenten:
    • Lesen Sie die Datenschutzhinweise und das Dokument zur Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und bestätigen Sie, dass Sie die Hinweise gelesen haben.
    • Bestätigen Sie die Vorgaben für das Programm- und Datenverzeichnis. Weichen Sie nur dann von den Vorgaben ab, wenn Sie sich mit dem eingesetzten Betriebssystem auskennen. Nur für das Standarddatenverzeichnis ..\Hs_Daten\EL auf C:\ oder einem anderen lokalen Laufwerk werden die erforderlichen Schreibrechte für alle Benutzer gesetzt. Bei Verwendung eines Verzeichnisses auf einem Netzlaufwerk müssen Sie dafür sorgen, dass die Arbeitsplätze die erforderlichen Schreibrechte erhalten.
    • Klicken Sie nach erfolgreicher Installation auf Fertig stellen und beenden Sie den Installationsassistenten der HS Anwendung.
Einrichtung
  1. Starten Sie das Dienstprogramm: Start / Alle Programme (Apps) / HS Dienstprogramme / Elektronische Meldungen.
  2. Sie werden dazu aufgefordert, die für den Versand notwendigen Einstellungen zu erfassen. Die Einstellungen werden in der Datenbank des Dienstprogramms gespeichert. Zu den Einstellungen gehören u.a. die Absenderangaben, Interneteinstellungen und die Angaben zu den Zertifikaten für den authentifizierten Versand (Verfahren/Zertifikat für ELSTER, Antrag SV-Zertifikat für DEÜV). Details hierzu finden Sie in der Hilfe: Schaltfläche Hilfe oder F1.
  3. Führen Sie den Testversand durch, zu dem Sie aufgefordert werden, und nutzen Sie die Möglichkeit, das Ergebnis des Tests an HS weiterzuleiten.
  4. Prüfen Sie abschließend, ob zwischenzeitlich ein neuer Programmstand des Dienstprogramms im Internet bereitgestellt wurde - siehe Abschnitt C. Aktualisierung des Dienstprogramms.
  5. Starten Sie Ihre HS Anwendung: Start / Alle Programme (Apps) / HS Personalwesen / Personalwesen bzw. HS Personalabrechnung / Personalabrechnung.
  6. Öffnen Sie die Firmendatenbank und legen Sie im Arbeitsgebiet Extras / Einstellungen unter Elektronische Meldungen / Versand über Dienstprogramm die Einstellungen für den Versand der Meldungen fest: z.B. Absenderinformationen, Versand- und Meldungseinstellungen. Zu den einzelnen Einstellungen informieren Sie sich in der Hilfe: Schaltfläche Hilfe oder F1.
    HINWEIS: Wenn Sie für mehrere Firmen die Lohnabrechnung erstellen, hinterlegen Sie einige Angaben in der zentralen Datenbank (Absenderinformationen, Versandeinstellungen und einige Meldungseinstellungen) und andere je Firmendatenbank (Meldungsauswahl und einige Meldungseinstellungen).

C. Aktualisierung des Dienstprogramms
 
Sie haben verschiedene Möglichkeiten, für eine Aktualisierung des Dienstprogramms Elektronische Meldungen zu sorgen:
  • Im Zuge eines Versionswechsels der HS Anwendung
  • Über die Funktion Programm-Aktualisierung im Dienstprogramm
  • Über die HS Support-Site den aktuellen Stand herunterladen und installieren
Im Zuge eines Versionswechsels der HS Anwendung
Mit einer neuen Version Ihres Programms zur Finanzbuchhaltung bzw. Personalwirtschaft erhalten Sie in der Regel auch einen aktuellen Stand des Dienstprogramms Elektronische Meldungen. Dieses wird automatisch aktualisiert, wenn Sie die neue Version Ihres Programms zur Finanzbuchhaltung bzw. Personalwirtschaft installieren und sich das Dienstprogramm auf demselben Rechner wie die Anwendung befindet.
Wenn sich das Dienstprogramm auf einem separaten Rechner befindet, können Sie das aktuelle Programmpaket Ihres Programms zur Finanzbuchhaltung bzw. Personalwirtschaft nutzen, um das Dienstprogramm an dem separaten Rechner zu aktualisieren. Der Programmpaket liegt Ihnen entweder auf Datenträger oder als heruntergeladene EXE-Datei (Online-Versionswartung) vor.
Zum Vorgehen siehe Abschnitt B. Neuinstallation und Einrichtung des Dienstprogramms / Voraussetzungen und Neuinstallation.

Über die Funktion Programm-Aktualisierung im Dienstprogramm
Sie können jederzeit im Dienstprogramm prüfen, ob ein neuer Programmstand im Internet zur Verfügung steht (Menü ? / Programm-Aktualisierung) und diesen sofort installieren.
Falls eine Aktualisierung unbedingt erforderlich ist, werden Sie automatisch dazu aufgefordert (z.B. im Zuge eines Sendevorgangs).
Die erforderlichen Einstellungen für die Aktualisierung via Internet legen Sie im Dienstprogramm fest:
Extras / Einstellungen / Interneteinstellungen.

Über die HS Support-Site den aktuellen Stand herunterladen und installieren
Im Kundenbereich der HS Support-Site steht Ihnen unter Programm-Aktualisierung auch immer ein aktueller Stand des Dienstprogramms Elektronische Meldungen zur Verfügung. Diesen Stand laden Sie einfach herunter. Falls der Download-Rechner nicht ihr Dienstprogrammrechner ist, übertragen Sie die heruntergeladene EXE-Datei auf den Rechner: entweder via USB-Stick oder Netzlaufwerk. Danach starten Sie die Installation per Doppelklick auf die EXE-Datei.

Hinweise zur Aktualisierung
  • Sie aktualisieren das Dienstprogramm immer mit den bestehenden Einstellungen (z.B. für Programm- und Datenverzeichnis). Wenn Sie andere Einstellungen wünschen, müssen Sie das Programm deinstallieren und anschließend neu installieren. Das Datenverzeichnis (Verzeichnis der Datenbank) kann zwar in Ausnahmefällen über das Dienstprogramm geändert werden (Verwaltung / Datenverzeichnis ändern), jedoch nur für den jeweils am Rechner angemeldeten Benutzer. Beachten Sie hierzu unbedingt die Hinweise in der Hilfe.
  • In der Regel wird das Dienstprogramm nach der Aktualisierung automatisch gestartet und ein Testversand gefordert. Führen Sie den Testversand durch und nutzen Sie dabei die Möglichkeit, das Ergebnis des Tests an HS weiterzuleiten. Falls das Dienstprogramm nicht automatisch gestartet wird, tun Sie das und führen den Test durch (Extras / Testversand).

D. Deinstallation des Dienstprogramms
 
Mit der Deinstallation wird das Dienstprogramm vollständig entfernt und kann für keine HS Anwendung mehr genutzt werden. Das Datenverzeichnis mit der Datenbank und die im Verlauf des Nutzung des Dienstprogramms erstellten Dateien, sowie die Datensicherungen sind von der Deinstallation nicht betroffen.
  1. Rufen Sie die Funktion zum Entfernen und Ändern von Programmen in der Systemsteuerung auf:
  2. Windows 7:
    • Start / Ausführen oder Klick in das Suchfeld
    • Eingabe: 'appwiz.cpl' und EINGABETASTE
    Ab Windows 8:
    • Windows-Logo-Taste () + X
    • Befehl Programme und Features
  3. Markieren Sie in der angezeigten Liste den Eintrag Elektronische Meldungen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen bzw. Deinstallieren.
  4. Bestätigen Sie die eingeblendete Meldung der Benutzerkontensteuerung mit Ja.
    Das Dienstprogramm wird deinstalliert.
 
E. Hilfe und Support
 
Nutzen Sie die folgenden Dokumentationen zum Dienstprogramm Elektronische Meldungen:
  • die Hilfe für die Bedienung des Dienstprogramms, aufrufbar im Menü ? / Hilfethemen oder in jedem Fenster über die Schaltfläche Hilfe oder die Taste F1.
  • die HS Support-Site im Internet, aufrufbar über die Schaltfläche Support in der Hilfe
  • den Leitfaden zur ELSTER-Authentifizierung für die Vorbereitungen zum sicheren (authentifizierten) Versand von Steuermeldedateien, aufrufbar im Menü ? des Dienstprogramms Elektronische Meldungen.
Genannte Marken und eingetragene Warenzeichen anderer Hersteller/Unternehmen werden anerkannt.

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16.11.2018/rf - Dok.-Nr.: 15419

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