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FN, FB: Zahlungen und Lastschriften per SEPA-Verfahren - Was ist zu tun?

HS Finanzwesen, HS Finanzbuchhaltung

Zahlungen und Lastschriften im SEPA-Verfahren - Was ist zu tun?

Mit Ihrem Programm zur Finanzbuchhaltung ist es möglich, Zahlungen und Lastschriften1) im SEPA-Verfahren zu erstellen, natürlich auch mit den dazugehörenden Vorabinformationen. Seit Version 2.402) können Sie außerdem das Erweiterungsmodul Mandate - Lastschriften erwerben, mit dem Sie die für SEPA-Lastschriften erforderlichen Mandate Ihrer Kunden von der Anwendung erzeugen lassen und per E-Mail versenden können.
 
In diesem Dokument erfahren Sie, welche Angaben und Einstellungen in Ihrem Programm zur Finanzbuchhaltung festgelegt sein müssen, und was beim Erstellen der Zahlungen und Lastschriften per SEPA-Verfahren zu beachten ist.

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1)In der HS Finanzbuchhaltung ist das Erstellen von Lastschriften nur mit Erweiterungsmodul möglich.
2)In der folgenden Beschreibung wird davon ausgegangen, dass Version 2.40 installiert ist.


1. Mit aktuellen Bankstammdaten arbeiten

Wenn Sie die Bankstammdaten regelmäßig pflegen, z.B. per Import der aktuellen Bankleitzahlen, ist zu jeder Bank der für SEPA erforderliche BIC (Bank Identifier Code) angegeben. Falls nicht, empfehlen wir Ihnen, das aktuelle Bankleitzahlenverzeichnis zu importieren. Die Importdateien und Hinweise zum Vorgehen finden Sie - abhängig von der eingesetzten Version - in dem folgenden Dokument auf der HS Support-Site:
Deutschland:Aktuelles Bankleitzahlenverzeichnis herunterladen, Dok.-Nr. 11756
Österreich:Aktuelles Bankleitzahlenverzeichnis herunterladen, Dok.-Nr. 10668
 

2. Angabe der korrekten IBAN bei den Bankverbindungen sicherstellen

Bei allen Bankverbindungen muss die korrekte IBAN angegeben sein:
  • bei Ihren Hausbankkonten: Stammdaten / Sachkonto, Bereich Kennzeichen
  • bei den Lieferanten im Inland und EU-Ausland: Stammdaten / Lieferant, Bereich Zahlung
  • bei den Kunden im Inland und EU-Ausland: Stammdaten / Kunde, Bereich Zahlung/Lastschrift
 
3. Ggf. Länderangaben prüfen

Bei den Ländergaben ist festgelegt, ob das Land zum Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) gehört. Das sind die 28 EU-Staaten, die weiteren EWR-Länder Island, Liechtenstein und Norwegen sowie die Schweiz und Monaco. Siehe auch Website der Deutschen Bundesbank: www.bundesbank.de.
Wenn Sie im Arbeitsgebiet
Land ausschließlich die mitgelieferten Länder verwalten, sind die Angaben für die genannten Länder wie erforderlich vorbesetzt - es ist nichts zu tun.

Falls Sie EU-Länder selbst eingerichtet oder bei Datenübernahmen übernommen haben (z.B. DOS-Übernahme), prüfen Sie die Angaben für diese Länder:
  • Im Arbeitsgebiet Stammdaten / Weitere Stammdaten / Land das Land zur Bearbeitung aufrufen
  • Prüfen, ob die folgenden Kontrollkästchen aktiviert sind: Teilnahme an SEPA-Überweisung und Teilnahme an SEPA-Lastschrift.

4. Spezielle Vorbereitungen und Einstellungen für SEPA-Lastschriften

Gläubiger-IdNr. (Deutschland) bzw. Creditor Identification (Österreich)
  • Sie benötigen eine Gläubiger-Identifikationsnummer für Ihre Firma, die Sie bei der Deutschen Bundesbank beantragen:https://extranet.bundesbank.de/scp/
    Österreich-Version: Die Gläubiger-IdNr. heißt Creditor Identification (CID) und wird bei der Hausbank beantragt.
  • Sie hinterlegen die Gläubiger-IdNr. im Stammdaten-Arbeitsgebiet Firma, Bereich Firmenstammdaten / Kennzeichen.
SEPA-Mandat oder Vergleichbares
  • Ihnen muss ein vom Kunden unterzeichnetes SEPA-Mandat vorliegen (zwingend für SEPA-Firmenlastschrift). Sofern Ihnen eine Einzugsermächtigung Ihres Kunden vorliegt und Sie Basis-Lastschriften erstellen, reicht eine Mitteilung an den Kunden mit Angabe der Gläubiger-IdNr. Ihrer Firma und der Mandatsreferenz.
  • Wenn Sie das Erweiterungsmodul Mandate - Lastschriften einsetzen, können Sie die SEPA-Mandate von der Anwendung erzeugen lassen:
    • Legen Sie im Arbeitsgebiet Extras / Einstellungen in den dafür vorgesehenen Bereichen die Einstellungen für das Erstellen der SEPA-Mandate fest:
    • Erweiterungsmodule / SEPA-Mandat:
      Vorgabe für die Mandatsreferenz und die Texte für Anschreiben, Zahlungsart etc.
      Versand / SEPA-Mandat:
      Einstellungen für den Versand (z.B. per Brief und/oder E-Mail)
    • Prüfen Sie, ob in den Kundenstammdaten ein SEPA-Lastschriftverfahren eingestellt ist (siehe auch nächster Abschnitt).
    • Erstellen Sie die Mandate im Arbeitsgebiet Belege / SEPA-Mandat und senden Sie sie an Ihre Kunden.
SEPA-Lastschriftverfahren
  • Im Arbeitsgebiet Stammdaten / Kunde, Bereich Zahlung/Lastschrift wählen Sie im Feld Lastschriftverfahren eines der angebotenen SEPA-Verfahren: 'SEPA-Basislastschrift (CORE)', 'SEPA-Expresslastschrift (COR1)', 'SEPA-Firmenlastschrift (B2B)'.
    HINWEIS: Ab der SEPA-Version 3.0 ist es nicht mehr möglich, die Expresslastschrift (COR1) zu verwenden. Die SEPA-Basislastschrift (CORE) hat dann dieselben verkürzten Vorlagefristen wie COR1. Wenn Sie in Absprache mit Ihrer Hausbank beim Bankkonto die SEPA-Version '3.0 gültig ab 20.11.2016' wählen (Stammdaten / Sachkonto, Bereich Datenträger-Angaben) und bei Kunden noch COR1 hinterlegt ist, werden Sie darauf hingewiesen. Sie können dann für diese Kunden das Verfahren automatisch auf CORE ändern lassen.
  • Danach erfassen Sie die weiteren Daten: Mandatsreferenz, Zahlungsart sowie Datum und Status des SEPA-Mandats. Wenn Sie die Mandate über die Anwendung erstellt haben, sind die erforderlichen Angaben bereits vorhanden. Sie ändern nur den Status von 'Erfasst' auf 'Aktiv'.
Vorabinformation (Pre-Notification)
Auch die Vorabinformationen zum SEPA-Lastschrifteinzug für Ihre Kunden können Sie mit der Anwendung erstellen. Die Vorabinformationen werden automatisch im Zuge des Lastschriftlaufs erstellt und, sofern vorgesehen, gleich per E-Mail versendet:
  • Prüfen Sie die Einstellung für die Ausgabe der Vorabinformation , abhängig von Ihren Arbeitseinstellungen (Extras / Einstellungen) entweder im Arbeitsgebiet
    • Weitere Stammdaten / Lastschrifttyp oder
    • Stammdaten / Sachkonto (Hausbankkonto), Bereich Lastschriften.
    Im Feld Vorabinformation muss 'Immer drucken' gewählt sein.
  • Den Versand legen Sie im Arbeitsgebiet Extras / Einstellungen, Bereich (E-Mail-)Versand / Lastschrift fest.
  • Stellen Sie sicher, dass je Kunde (Stammdaten / Kunde), für den ein Lastschrifteinzug vorgesehen ist, der jeweilige Lastschrifttyp (Bereich Kennzeichen bzw. Zahlung/Lastschrift) und die E-Mail-Adresse (Bereich Adressen) hinterlegt sind.
     

5. Ausgabe bei den Hausbankkonten festlegen

Je Hausbankkonto, von dem Zahlungen erfolgen bzw. über das Lastschriften eingezogen werden, muss die für SEPA erforderliche Ausgabe hinterlegt sein. 
  • Sie rufen das Hausbankkonto im Arbeitsgebiet Stammdaten / Sachkonto zur Bearbeitung auf.
  • Die Einstellungsmöglichkeiten für Überweisungen und Lastschriften unterscheiden sich:
  • Bereich Überweisungen:
    • Ausgabe auf 'SEPA-/DCL-Datenträger' oder
    • Ausgabe auf 'Vordruck'
    Bereich Lastschriften:
    • Ausgabe auf 'SEPA-/DCL-Datenträger'
    HINWEIS: Ausgabe auf 'SEPA-/DCL-Datenträger' heißt, dass Sie die Hausbank für SEPA-Zahlungen/-Lastschriften nutzen können, aber ggf. auch noch für Auslandszahlungen außerhalb des Euro-Zahlungsverkehrsraums im DCL-Verfahren. Entscheidend ist das Verfahren, dass Sie beim Erstellen der Zahlungen bzw. Lastschriften wählen - siehe Abschnitt 6. Hinweise zum Erstellen von Zahlungen und Lastschriften beachten
  • Im Bereich Datenträger-Angaben hinterlegen Sie die Angaben für die Datenträgererstellung: SEPA-Datei, SEPA Version in Absprache mit der Hausbank und Druckeinstellungen für die begleitenden Unterlagen sowie entsprechende DCL-Einstellungen für den Bedarfsfall.
    TIPP: Auf dem SEPA-Begleitzettel werden der SEPA-Pfad
    sowie das Datum für die Ausführung der Zahlung bzw. Lastschrift genannt. Im Fall einer SEPA-Lastschrift wird zudem der Termin aufgeführt, an dem die SEPA-Datei spätestens abgegeben werden muss (Abgabedatum). Empfehlung: Sehen Sie zwecks Kontrolle einen Druck des Begleitzettels vor.

6. Hinweise zum Erstellen von Zahlungen oder Lastschriften beachten

Belege / Zahlung:
  • Im Assistenten zur Zahlungsauswahl wählen Sie das Verfahren 'SEPA-Zahlung'. Damit wird für alle Lieferanten / Kunden mit einer SEPA-konformen Bankverbindung abhängig von der Einstellung beim Hausbankkonto Folgendes erstellt:
    Ausgabe auf SEPA-/DCL-Datenträger: SEPA-Datei im XML-Format
    Ausgabe auf Vordruck: Überweisungsvordrucke mit BIC und IBAN

Belege / Lastschrift:
  • Im Assistenten zur Lastschriftauswahl wählen Sie das Verfahren 'SEPA-Lastschrift'.
  • Das Datum im Feld Diese Lastschrift am wird für SEPA-Lastschriften automatisch 14 Tage vordatiert. So ist gewährleistet, dass die Vorabinformationen den Kunden fristgerecht zugestellt sowie die Fristen für die Abgabe der SEPA-Dateien eingehalten werden können.
  • Wenn Sie keine Vorabinformationen mit der Anwendung erstellen, geben Sie im Feld Diese Lastschrift am das Datum an, an dem die Lastschriften von der Bank ausgeführt werden sollen. Berücksichtigen Sie dabei die vorgegebenen Fristen für SEPA-Lastschriften je nach gewähltem Lastschriftverfahren:
  • Basislastschrift:
    SEPA-Version älter als 3.0:
    • 5 Tage vor Ausführung für Erstlastschrift
    • 2 Tage vor Ausführung für Folgelastschriften
    SEPA-Version 3.0 oder höher:
    • 1 Tag vor Ausführung für alle Lastschriften (siehe Expresslastschrift)
    Expresslastschrift:
    • 1 Tag vor Ausführung für alle Lastschriften (Expresslastschrift ist ab Einsatz der SEPA-Version 3.0 nicht mehr verwendbar)
    Firmenlastschrift:
    • 1 Tag vor Ausführung für alle Lastschriften
  • Mit dem gewählten Verfahren wird für alle auf SEPA umgestellten Kunden Folgendes erstellt:
    • SEPA-Datei im XML-Format; ggf. mehrere Dateien je nach SEPA-Lastschriftverfahren und Berücksichtigung der Vorlagefristen
    • Ggf. Vorabinformationen für die Kunden
  • Den Abgabetermin für die SEPA-Dateien können Sie dem SEPA-Begleitzettel entnehmen, sofern Sie den Druck dieser Unterlage beim Hausbankkonto vorgesehen haben. 

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28.08.2017/rf - Dok.-Nr.: 15456

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