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FN, FB: Zahlungen und Lastschriften per SEPA-Verfahren - Was ist zu tun?

HS Finanzwesen, HS Finanzbuchhaltung

Zahlungen und Lastschriften im SEPA-Verfahren - Was ist zu tun?

Mit Ihrem Programm zur Finanzbuchhaltung ist es möglich, Zahlungen und Lastschriften* im SEPA-Verfahren zu erstellen, natürlich auch mit den dazugehörenden Vorabinformationen. Seit Version 2.40 können Sie außerdem das Erweiterungsmodul Mandate - Lastschriften zu erwerben, mit dem Sie die für SEPA-Lastschriften erforderlichen Mandate Ihrer Kunden von der Anwendung erzeugen lassen und per E-Mail versenden können.
 
In diesem Dokument erfahren Sie, welche Angaben und Einstellungen in Ihrem Programm zur Finanzbuchhaltung festgelegt sein müssen, und was beim Erstellen der Zahlungen und Lastschriften per SEPA-Verfahren zu beachten ist.

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*In der HS Finanzbuchhaltung ist das Erstellen von Lastschriften nur mit Erweiterungsmodul möglich.


1. Mit aktuellen Bankstammdaten arbeiten

Wenn Sie die Bankstammdaten regelmäßig pflegen, z.B. per Import der aktuellen Bankleitzahlen, ist zu jeder Bank der für SEPA erforderliche BIC (Bank Identifier Code) angegeben. Falls nicht, empfehlen wir Ihnen, das aktuelle Bankleitzahlenverzeichnis zu importieren. Die Importdateien und Hinweise zum Vorgehen finden Sie - abhängig von der eingesetzten Version - in dem folgenden Dokument auf der HS Support-Site:
Deutschland:Aktuelles Bankleitzahlenverzeichnis herunterladen, Dok.-Nr. 11756
Österreich:Aktuelles Bankleitzahlenverzeichnis herunterladen, Dok.-Nr. 10668
 

2. Angabe der korrekten IBAN bei den Bankverbindungen sicherstellen

Bei allen Bankverbindungen muss die korrekte IBAN angegeben sein:
  • bei Ihren Hausbankkonten: Stammdaten / Sachkonto, Bereich Kennzeichen
  • bei den Lieferanten im Inland und EU-Ausland: Stammdaten / Lieferant, Bereich Zahlung
  • bei den Kunden im Inland und EU-Ausland: Stammdaten / Kunde, Bereich Zahlung/Lastschrift
 
3. Ggf. Länderangaben prüfen

Bei den Ländergaben ist festgelegt, ob das Land zum Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) gehört. Das sind die 28 EU-Staaten, die weiteren EWR-Länder Island, Liechtenstein und Norwegen sowie die Schweiz und Monaco. Siehe auch Website der Deutschen Bundesbank: www.bundesbank.de.
Wenn Sie im Arbeitsgebiet
Land ausschließlich die mitgelieferten Länder verwalten, sind die Angaben für die genannten Länder wie erforderlich vorbesetzt - es ist nichts zu tun.

Falls Sie EU-Länder selbst eingerichtet oder bei Datenübernahmen übernommen haben (z.B. DOS-Übernahme), prüfen Sie die Angaben für diese Länder:
  • Im Arbeitsgebiet Stammdaten / Weitere Stammdaten / Land das Land zur Bearbeitung aufrufen
  • Prüfen, ob die folgenden Kontrollkästchen aktiviert sind: Teilnahme an SEPA-Überweisung und Teilnahme an SEPA-Lastschrift.

4. Spezielle Vorbereitungen und Einstellungen für SEPA-Lastschriften

Um Lastschriften per SEPA-Verfahren einziehen zu können, sind weitere Arbeiten erforderlich, auch unabhängig von der Anwendung:
 
Gläubiger-IdNr:
  • Sie benötigen eine Gläubiger-Identifikationsnummer für Ihre Firma, die Sie bei der Deutschen Bundesbank beantragen:https://extranet.bundesbank.de/scp/
    Österreich-Version: Die Gläubiger-IdNr. heißtCreditor Identification (CID) und wird bei der Hausbank beantragt.
  • Sie hinterlegen die Gläubiger-IdNr. im Stammdaten-Arbeitsgebiet Firma, Bereich Firmenstammdaten / Kennzeichen.
SEPA-Mandat
oder Vergleichbares:
  • Ihnen muss ein vom Kunden unterzeichnetes SEPA-Mandat vorliegen (zwingend für SEPA-Firmenlastschrift). Sofern Ihnen eine Einzugsermächtigung Ihres Kunden vorliegt und Sie Basis-Lastschriften erstellen (CORE, COR1), reicht eine Mitteilung an den Kunden mit Angabe der Gläubiger-IdNr. Ihrer Firma und der Mandatsreferenz.
  • Wenn Sie das Erweiterungsmodul Mandate - Lastschriften einsetzen, können Sie die SEPA-Mandate von der Anwendung erzeugen lassen:
    • Legen Sie im Arbeitsgebiet Extras / Einstellungen die dafür erforderlichen Einstellungen fest:
      Erweiterungsmodule / SEPA-Mandat: Vorgabe für die Mandatsreferenz und die Texte für Anschreiben, Zahlungsart etc.
      Versand / SEPA-Mandat: Einstellungen für den Versand (z.B. per Brief und/oder E-Mail)
    • Prüfen Sie, ob in den Kundenstammdaten ein SEPA-
      Lastschriftverfahren eingestellt ist (siehe nächster Punkt).
    • Erstellen Sie die Mandate im Arbeitsgebiet Belege / SEPA-Mandat und senden Sie sie an Ihre Kunden.
SEPA-Lastschrift-
verfahren:
  • Im Arbeitsgebiet Stammdaten / Kunde, Bereich Bankverbindung (Version 2.30) bzw. Zahlung/Lastschrift (ab Version 2.40) wählen Sie im Feld Lastschriftverfahren eines der angebotenen SEPA-Verfahren je nach Ihren Anforderungen: 'SEPA-Basislastschrift (CORE)', 'SEPA-Expresslastschrift (COR1)' (erst ab Version 2.40 möglich) oder 'SEPA-Firmenlastschrift (B2B)'.
  • Danach erfassen Sie die weiteren Daten: Mandatsreferenz, Zahlungsart sowie Datum und Status des SEPA-Mandats. Wenn Sie die Mandate über die Anwendung erstellt haben, sind die erforderlichen Angaben bereits vorhanden. Sie ändern lediglich den Status von 'Erfasst' auf 'Aktiv'.
Vorabinformation
(Pre-Notification):
Sie können auch die Vorabinformationen zum SEPA-Lastschrifteinzug für Ihre Kunden mit der Anwendung zu erstellen. Die Vorabinformationen werden automatisch je Lastschriftlauf erstellt und, sofern vorgesehen, gleich per E-Mail versendet:
  • Prüfen Sie die Einstellung für die Ausgabe der Vorabinformation: Abhängig von Ihren Arbeitseinstellungen (Extras / Einstellungen) entweder im Stammdaten-Arbeitsgebiet Lastschrifttyp oder Sachkonto (Hausbankkonto), Bereich Lastschriften. Im Feld Vorabinformation muss 'Immer drucken' gewählt sein.
  • Den Versand legen Sie im Arbeitsgebiet Extras / Einstellungen, Bereich (E-Mail-)Versand / Lastschrift fest.
  • Stellen Sie sicher, dass je Kunde (Stammdaten / Kunde), für den ein Lastschrifteinzug vorgesehen ist, der jeweilige Lastschrifttyp (Bereich Kennzeichen bzw. Zahlung/Lastschrift) und die E-Mail-Adresse (Bereich Adressen) hinterlegt sind.
 

5. Ausgabe bei den Hausbankkonten festlegen

Je Hausbankkonto, von dem Zahlungen erfolgen bzw. über das Lastschriften eingezogen werden, muss die für SEPA erforderliche Ausgabe hinterlegt sein. 
  • Sie rufen das Hausbankkonto im Arbeitsgebiet Stammdaten / Sachkonto zur Bearbeitung auf.
  • Die Einstellungsmöglichkeiten für Überweisungen und Lastschriften unterscheiden sich:
  • Bereich Überweisungen:
    • Ausgabe auf 'SEPA-/DCL-Datenträger' oder
    • Ausgabe auf 'Vordruck'
    Bereich Lastschriften:
    • Ausgabe auf 'SEPA-/DCL-Datenträger'
    HINWEIS: Ausgabe auf SEPA-/DCL-Datenträger heißt, dass Sie die Hausbank für SEPA-Zahlungen bzw. SEPA-Lastschriften nutzen können, aber ggf. auch noch für Auslandszahlungen außerhalb des Euro-Zahlungsverkehrsraums im Diskettenclearing-Verfahren. Entscheidend ist das Verfahren, dass Sie bei der Zahlungs- bzw. Lastschrifterstellung wählen. Hierzu siehe:
    Abschnitt "6. Hinweise zum Erstellen von Zahlungen und Lastschriften beachten"
  • Die Angaben für die Datenträgererstellung hinterlegen Sie im Bereich Datenträger-Angaben:
    SEPA-Datei, SEPA Version in Absprache mit der Hausbank und Einstellungen zum Druck der begleitenden Unterlagen sowie entsprechende DCL-Angaben für den Bedarfsfall.
    TIPP: Auf dem SEPA-Begleitzettel werden der SEPA-Pfad
    sowie das Datum für die Ausführung der Zahlung bzw. Lastschrift genannt. Im Fall einer SEPA-Lastschrift wird zudem der Termin aufgeführt, an dem die SEPA-Datei spätestens abgegeben werden muss (Abgabedatum). Empfehlung: Sehen Sie zwecks Kontrolle einen Druck des Begleitzettels vor.

6. Hinweise zum Erstellen von Zahlungen oder Lastschriften beachten

Belege / Zahlung:
  • Im Assistenten zur Zahlungsauswahl wählen Sie das Verfahren 'SEPA-Zahlung'. Damit wird für alle Lieferanten/Kunden mit einer SEPA-konformen Bankverbindung abhängig von der Einstellung beim Hausbankkonto Folgendes erstellt:
    Ausgabe auf SEPA-/DCL-Datenträger: SEPA-Datei im XML-Format
    Ausgabe auf Vordruck: Überweisungsvordrucke mit BIC und IBAN

Belege / Lastschrift:
  • Im Assistenten zur Lastschriftauswahl wählen Sie das Verfahren 'SEPA-Lastschrift'.
  • Das Datum im Feld Diese Lastschrift am wird für SEPA-Lastschriften automatisch 14 Tage vordatiert. So ist gewährleistet, dass die Vorabinformationen den Kunden fristgerecht zugestellt sowie die Fristen für die Abgabe der SEPA-Dateien eingehalten werden können.
  • Wenn Sie keine Vorabinformationen mit der Anwendung erstellen, geben Sie im Feld Diese Lastschrift am das Datum an, an dem die Lastschriften von der Bank ausgeführt werden sollen. Berücksichtigen Sie dabei die vorgegebenen Fristen für SEPA-Lastschriften:
  • Basislastschrift:
    • 5 Tage vor Ausführung für Erstlastschrift
    • 2 Tage vor Ausführung für Folgelastschriften
    Expresslastschrift:
    • 1 Tag vor Ausführung für alle Lastschriften

    • (erst ab Version 2.40 verfügbar)
    Firmenlastschrift:
    • 1 Tag vor Ausführung für alle Lastschriften
  • Mit dem gewählten Verfahren wird für alle auf SEPA umgestellten Kunden Folgendes erstellt:
    1. SEPA-Datei im XML-Format; ggf. mehrere Dateien je nach
    SEPA-Lastschriftverfahren (Firma, Basis, Express) und
    Berücksichtigung der Vorlagefristen
    2. Ggf. Vorabinformationen für die Kunden
  • Den Abgabetermin für die SEPA-Dateien können Sie dem SEPA-Begleitzettel entnehmen, sofern Sie den Druck dieser Unterlage beim Hausbankkonto vorgesehen haben. 

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25.07.2016/rf - Dok.-Nr.: 15456

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