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DM: Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung

HS Dokumentenmanagement

Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung

Die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) stellt den Schutz personenbezogener Daten in den Mittelpunkt. In diesem Zusammenhang sind eine Reihe von Maßnahmen bei der Nutzung und Verarbeitung dieser Daten im HS Dokumentenmanagement zu beachten.

Die datenschutzrechtlichen Anforderungen der DS-GVO lassen sich bereits mit den aktuellen Versionen des HS Dokumentenmanagements und den damit verbundenen Leitanwendungen der Betriebswirtschaftlichen Lösungen umsetzen. Darüber hinaus wird zu kommenden Programmversionen genau geprüft, ob Änderungsbedarf besteht und wo ggf. weitere Komfortfunktionen bereitgestellt werden.

In diesem Dokument wird Ihnen erläutert, wie sich die Anforderungen der DS-GVO im HS Dokumentenmanagement umsetzen lassen. Anschließend werden die Funktionen beschrieben, die Ihnen dazu in Ihrer Anwendung zur Verfügung stehen.


Anforderungen der DS-GVO

Folgende Grundprinzipien der DS-GVO lassen sich mit dem HS Dokumentenmanagement (im Folgenden: HSDMS) umsetzen:
  • Vertraulichkeit
  • Auskunftspflicht
  • Löschanspruch ("Recht auf Vergessen")
  • Datenportabilität

Vertraulichkeit:
Der Zugriff auf Dokumente ist im HSDMS nur mit validen Nutzerdaten möglich. Den Benutzern können bestimmte globale Rechte zugewiesen werden (Anzeigen, Ändern, Löschen). Darüber hinaus lässt sich der Zugriff auf Dokumente oder Dokumentengruppen mithilfe von Rollen auf bestimmte Benutzer einschränken. Hierzu muss der HS Dokumentenmanagement Administrator verwendet werden.

Auskunftspflicht:
Spezifische personenbezogene Daten lassen sich auf einfachem Wege durch eine Filterfunktion ermitteln. Die ermittelten Daten werden entweder in einer Dokumentenübersicht bereitgestellt, aus der man auch die zugeordneten Schlagwörter einsehen kann, oder sie lassen sich als Ganzes in gängigen Formaten (z.B. PDF oder XLSX) exportieren.

Nur HS DMS-Lösung: Beim Import von Dokumenten müssen Sie selbst darauf achten, dass diese mit personenidentifizierenden Schlagwörtern eingelesen werden.

Löschanspruch ("Recht auf Vergessen")
Alle Dokumente können physisch durch Benutzer des Systems gelöscht werden.

Beachten Sie, dass das Löschen eines Datensatzes in einer HS Anwendung nicht das automatische Löschen der zugehörigen Dokumente im HSDMS auslöst. Bevor Sie einen Datensatz (z.B. einen Kunden) in Ihrer HS Anwendung löschen, müssen Sie auch alle verknüpften Dokumente (z.B. Mahnungen und Kontoauszüge) auf personenbezogene Daten prüfen und ggf. entfernen.

Datenportabilität:
Alle personenbezogenen Dokumente können über die HS Betriebswirtschaftlichen Lösungen in ihrer im DMS definierten Ablagestruktur in gängigen Formaten exportiert werden. Voraussetzung für den Export aller spezifischen Dokumente ist hierbei das Vorhandensein eines konsistenten Aktenplans und die Archivierung der Dokumente mit validen, personenidentifizierenden Schlagwörtern (s.a. Auskunftspflicht).


Umsetzung in der Anwendung

Im Folgenden werden Ihnen die Funktionen beschrieben, die in Ihrer Anwendung zur Umsetzung der oben beschriebenen Anforderungen zur Verfügung stehen.

1. Funktionen zum Bearbeiten und Entfernen von Dokumenten mit personenbezogenen Daten:

Rechte zum Löschen zuweisen:
Um Dokumente und damit verbundene Schlagwörter aus dem DMS zu entfernen, müssen diese physisch gelöscht werden. Um einem Benutzer das Recht auf physisches Löschen zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Rufen Sie das Arbeitsgebiet Extras / Einstellungen auf und klicken Sie auf den Bereich Dokumentenablage / Ablagesystem.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer einrichten und wählen Sie den gewünschten Benutzer per Doppelklick aus.
  3. Ordnen Sie dem Benutzer die Rolle '<Firma>PermanentLoeschen' zu.
 

Nur Benutzer mit dieser Rolle dürfen Dokumente löschen.
 
Dokumente löschen:
In Ihrer Anwendung können Sie die Dokumente und die damit verbundenen Schlagwörter sowohl im Arbeitsgebiet Abfragen / Dokumente als auch in den Dokumentansichten der Stammdatenarbeitsgebiete löschen. Dazu wählen Sie das gewünschte Dokument aus und klicken rechts neben der Liste auf die Schaltfläche . Auf dieselbe Weise können Sie auch ganze Ordner löschen.
 

Die Dokumente werden mit allen Metadaten physisch gelöscht.
 
Schlagwörter bearbeiten oder löschen:
Um personenbezogene Schlagwörter, die einem Dokument zugeordnet sind, zu entfernen oder zu anonymisieren, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Dokument und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Beschreibung bearbeiten.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Schlagwörter.
  3. Um den Wert eines Schlagworts zu ändern, klicken Sie in die Spalte Wert und geben die gewünschten Daten ein.
    Um
    den Wert eines Schlagworts zu löschen, wählen Sie dieses aus und klicken rechts neben der Liste auf die Schaltfläche .

2. Funktionen für die Suche nach Daten

Für die Suche nach Daten im HS Dokumentenmanagement können Sie in der Anwendung die Filterfunktion der Dokumentenansicht nutzen, mit der Sie sehr spezifisch auch nach personenbezogenen Daten suchen können. Der Filter steht Ihnen sowohl im Arbeitsgebiet Abfragen / Dokumente als auch in den Dokumentansichten der Stammdatenarbeitsgebiete zur Verfügung.
 

Standardeinstellung des Dokumentenfilters
 
Um den Filter aufzurufen, klicken Sie rechts neben der Strukturansicht Ihrer Dokumentenablage auf die Schaltfläche . Beachten Sie, dass immer nur der Bereich der Ablage durchsucht wird, auf dem in der Strukturansicht der Focus steht (Startordner).
 

Hier wird der Filter aufgerufen.
 
Neben den Suchfeldern, die Ihnen standardmäßig angeboten werden, können Sie weitere Schlagwörter für die Nutzung als Suchfelder hinzufügen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter - Einstellungen.
  2. Wählen Sie für das gewünschte Schlagwort in der Spalte Bedingung ein Suchkriterium aus.
  3. Klicken Sie auf Bestätigen/Schließen.
 

Hier wählen Sie ein neues Schlagwort für die Suche aus.
 
Falls Sie einen speziell angepassten Filter wieder verwenden wollen, können Sie diesen speichern. Dazu klicken Sie auf Weitere Funktionen und dann auf Speichern unter. Beachten Sie, dass auch ggf. eingetragene Suchkriterien mit gespeichert werden.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Filtern werden die gefundenen Dokumente bereitgestellt und können anschließend bearbeitet, gelöscht oder exportiert werden.

3. Funktionen für die Bereitstellung von Informationen

Falls Dokumente oder Metadaten (Schlagwörter) angefordert werden, können diese einfach über die HS Anwendungen exportiert werden.

Dokumente exportieren:
Die Anwendung bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:
  • Sie exportieren das Suchergebnis eines Filters (s. vorheriger Abschnitt): Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste der gefundenen Dokumente und Ordner und wählen im Kontextmenü den Befehl Suchergebnis exportieren. Alle gefundenen Dokumente werden exportiert.
  • Sie exportieren den Inhalt eines Ordners: Dazu klicken Sie in der Strukturansicht Ihrer Ablage oder in der Liste der Dokumente mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner und wählen im Kontextmenü den Befehl Exportieren. Alle Dokumente des Ordners werden exportiert, einschließlich ggf. vorhandener Unterordner.
 

Beim Export über die Filterfunktion werden alle gefundenen Dokumente ausgegeben.
 
In dem Fenster Dokumente exportieren, das jeweils angezeigt wird, können Sie wählen, ob die Dokumente mit Ordnerstruktur exportiert oder in einen gemeinsamen Ordner gestellt werden.

Schlagwörter exportieren:
Schlagwörter, die zu einem Dokument hinterlegt wurden, können einfach in eine Excel-Tabelle (oder ein anderes Tabellenkalkulationsprogramm) exportiert werden:
  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Dokument und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Beschreibung bearbeiten.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Schlagwörter.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste der Schlagwörter und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl In MS Excel anzeigen.
 

Die angezeigten Daten werden in eine Excel-Tabelle übertragen.

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11.06.2018/mu - Dok.-Nr.: 15684

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