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De-Mail

Verdienstabrechnungen per De-Mail versenden

Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf die sichere Zustellung vertraulicher Personaldokumente, wie z.B. Verdienstabrechnungen. Je nach Größe des Arbeitgebers und der Anzahl der Standorte verursacht die Verteilung der Abrechnungen oft jedoch erhebliche Kosten. Wie können Unternehmen hier – ohne Abstriche bei der Datensicherheit – ihren internen Ressourceneinsatz optimieren und externe Kosten vermeiden?

Die Lösung heißt: De-Mail.

  • Rechtsverbindliche und nachweisbare Zustellung mit eindeutiger Identifikation von Versender und Empfänger
  • Verringerung des Verwaltungs- und Versandaufwands innerhalb des Unternehmens, u.a. durch automatisierten Mengenversand
  • Automatisierter Versand von Verdienstabrechnungen ohne Medienbruch
  • Vermeidung von Portokosten
  • Leichte Nutzbarkeit durch Arbeitnehmer – keine zusätzlichen Signaturen oder Schlüssel erforderlich

De-Mail Ansatz von HS: Automatisierte Abläufe sorgen für Komfort

Damit Sie die Vorteile von De-Mail nutzen können, verknüpfen wir unsere Programme zur Lohnabrechnung mit der De-Mail der Deutschen Telekom. Dank automatisierter Abläufe und intuitiver Bedienbarkeit erleichtert Ihnen diese integrierte Lösung von Anfang an die Arbeit – von der Archivierung bis zum Versand der Personaldokumente.

Anwendungsfälle: Im Bereich Personalwirtschaft konzentriert sich der Bedarf an De-Mail vorwiegend auf vertrauliche Dokumente, die im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung entstehen. Hierzu gehören Verdienstabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, SV-Beitragsnachweise und allgemeine Bescheinigungen.

Schaubild Verdienstabrechnungen per 
De-Mail

Archivierung und Verschlagwortung der Dokumente

Mit der Digitalen Personalakte (HS Personalwesen) bzw. dem Erweiterungsmodul Archiv- Anbindung (HS Personalabrechnung) lassen sich alle Personaldokumente aus den HS Anwendungen im HS Dokumentenmanagement (HS DMS) archivieren. Bereits im Zuge der Archivierung werden relevante Dokumente (Verdienstabrechnungen) einmalig für den Versand als De-Mail markiert. Zur Vorbereitung des Versands hinterlegen Sie in den Mitarbeiterstammdaten einmalig, ob der jeweilige Mitarbeiter einen Ausdruck oder eine De-Mail erhält. Hier findet auch die automatische Verschlagwortung De-Mail-spezifischer Begriffe statt.

Versand als De-Mail

Bei der Ausgabe der Verdienstabrechnungen kommen ausschließlich die Abrechnungen aus dem Drucker, die noch in Papierform verteilt werden müssen. Die restlichen Abrechnungen werden automatisch per De-Mail verschickt. Das HS DMS speichert Kopien sämtlicher Verdienstabrechnungen mit dem Status „in Arbeit“ in einem De-Mail-Ausgangsordner.

Die Erstellung und der Versand der De-Mails erfolgen automatisch durch das HS DMS im Zusammenspiel mit dem De-Mail Gateway der Telekom Deutschland GmbH. Das System erzeugt die Mails und sendet sie an das De-Mail Gateway. Anschließend wechselt der De-Mail-Status des Archivdokuments zu „gesendet“, und das Versanddokument wird in den gleichnamigen Ordner verschoben.

Verarbeitung von Rückmeldungen aus dem Versand

Rückantworten werden automatisch verarbeitet. Falls der Versand – beispielsweise aufgrund einer falschen De-Mail-Adresse – fehlgeschlagen ist, weist das System Sie darauf hin. Plausibiltätsprüfungen schützen Sie zudem vor formalen Fehlern, etwa aufgrund einer Verletzung von syntaktischen Regeln.

Schaubild De-Mail Prozessschema

Interesse an De-Mail geweckt?

Sie möchten künftig auch Verdienstabrechnungen per De-Mail versenden? Dann kontaktieren Sie uns!

Kontakt

Foto von HS Mitarbeiterin Ulrike Koch
Ulrike KochTel (040) 63297-333

Was Kunden sagen…

Die benötigten Zahlen für unseren unterjährigen Abschluss im Lohn stellt das HS Personalwesen schnell bereit.
Marie-Luise Heuer
Finanzen & Lohn im Ohnsorg-Theater

Zahlen und Fakten

  • Gründung

    1979

  • Management

    3 Geschäftsführer
    3 Bereichsleiter
    11 Abteilungsleiter

  • Mitarbeiter

    170 Mitarbeiter in Hamburg

  • Partner

    150 Vertriebspartner in D/A/CH