Mit jeder Verarbeitung wächst Ihre Datenbank und belegt damit auch immer mehr Speicher auf der Festplatte. Sie benötigen nach einer gewissen Zeitspanne jedoch gar nicht mehr alle Daten, die irgendwann einmal erfasst wurden. Dann ist es Zeit, für das Aufräumen Ihrer Datenbank, denn überflüssige Daten in der Datenbank beeinflussen die Verarbeitungsgeschwindigkeit der Anwendung. Eine Datenbereinigung kann hier helfen. Rufen Sie hierfür in der Auftragsbearbeitung das Arbeitsgebiet Datei / Datenbereinigung auf. Ein Assistent führt Sie durch das Menü, damit Sie Ihre individuellen Einschränkungen treffen können, mit denen Sie den Umfang der Datenbereinigung festlegen.
Es können folgende Daten gelöscht werden:
- Artikel
- Lagerbuchungen
- Kunden
- Belege
- Preishistorie
- Bewegungsdaten
- Belegnummern freigeben
- Statistikwerte und analog der Einkauf mit Lieferanten.
Im Anschuss an die Datenbereinigung sollten Sie die jeweiligen Datenbanken reorganisieren. Erst die Reorganisation bewirkt, dass die Zugriffszeiten auf die Datenbanken verbessert werden. Damit Datenbereinigungen erfolgreich sind, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:
Voraussetzungen, um Kunden und Lieferanten bereinigen zu können:
- Der Kunde darf in keiner Statistik vorhanden sein (können bei der Datenbereinigung auf einen anderen Kunden umgebucht werden)
- Der Kunde darf in keinem Beleg vorhanden sein.
- Der Kunde darf kein Rechnungsempfänger bei einem anderen Kunden sein.
Info: Die Beziehungen müssen nicht gelöscht werden!
Voraussetzungen, um Belege bereinigen zu können:
- Belege müssen gedruckt sein (bis zur Version 2.00)
- Rechnungen und Gutschriften müssen fortgeschrieben und im Rechnungsausgangsbuch gedruckt sein.
- Rechnungen und Gutschriften müssen in der Buchungsliste gedruckt bzw. als übergeben gekennzeichnet sein.
- Beim Einsatz des Moduls Offene Posten, müssen die Offenen Posten ausgeglichen sein.
- Beim Einsatz des Moduls Provision müssen diese für die Rechnungen oder Gutschriften abgerechnet sein.
- Beim Einsatz des Moduls Intrastat muss die Intrastat-Meldung durchgeführt werden.
Voraussetzung, um Belegnummern freizugeben:
- Das Wirtschaftsjahr muss abgeschlossen sein.
Voraussetzung, um Statistiken zu bereinigen:
- Das Wirtschaftsjahr muss abgeschlossen sein.
Voraussetzungen, um Artikel bereinigen zu können:
- Es dürfen keine Bestände vorhanden und der Artikel darf nicht in der Inventur sein.
- Der Artikel darf in keinem Beleg vorhanden sein (hierzu müssen auch die Lagerbuchungsbelege gelöscht werden).
- Der Artikel darf in keinen Statistiken vorhanden sein (ggf. können diese bei der Datenbereinigung auf einen anderen Artikel umgebucht werden).
- Der Artikel darf nicht in den Warengruppen vorhanden sein.
- Beim Einsatz des Moduls Provision darf der Artikel in keiner Provisionsabrechnung sein.
- Beim Einsatz des Moduls Stückliste darf der Artikel in keiner Stückliste vorhanden sein.
Info: Die Beziehungen müssen nicht gelöscht werden!!
Voraussetzungen, um die letzte Preishistorie löschen zu können:
- Die Preisliste darf in keinem Kunden hinterlegt sein.
- Die Preisliste darf in keinem Beleg / Belegposition vorkommen.
- Die Preisliste darf nicht die aktuelle oder nächste Preisliste in den Firmenstammdaten sein.
- Die Preisliste darf in den Artikelpreisen hinterlegt sein.
ACHTUNG: Eine Datenbereinigung kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Erstellen Sie daher vor dem Durchführen einer Datenbereinigung immer eine Datensicherung.