HS Profiline

12.11.2012 - Archivierung von Belegen

Programme zur Auftragsbearbeitung

Neben der AO-Schnittstelle haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Ihre Belege außerhalb der Anwendung zu archivieren. Die Einstellungen hierzu finden Sie über Stammdaten / Weitere Stammdaten / Firma unter Archivierung / Ablageart.



Hier können Sie unter folgenden Ablagearten wählen:
  1. Belege als PDF-Datei speichern
    In diesem Fall werden die entsprechenden Belege separat in Form einer PDF-Datei in einem bestimmten Verzeichnis gespeichert.
  2. Belege über einen dafür vorgesehenen Drucker archivieren
    In diesem Fall wird über einen speziellen Druckertreiber, z.B. über einen PDF-Drucker, die Archivierung durchgeführt.
  3. Belege über einen Drucker auf Papier archivieren
    Bei dieser Auswahl erhalten Sie über den von Ihnen hinterlegten Drucker einen weiteren Papierausdruck der Belege.
  4. Belege mit HS Dokumentenmanagement archivieren
    Diese Ablageart steht Ihnen hier zur Verfügung, wenn Sie das Erweiterungsmodul Archiv-Anbindung einsetzen. Die HS Archivlösung ist ein vollständig in Ihre HS Auftragsbearbeitung integriertes elektronisches Archiv, mit dem:
    • alle Verkaufs- und Einkaufsbelege automatisch und zeitsparend in elektronischer Form im HS Dokumentenmanagement archiviert werden.
    • selbst Belege, die aufgrund einer Belegbereinigung nicht mehr im Datenbestand vorliegen, über die Kunden- und Lieferantenstammdaten schnell gefunden werden.
    • Sie nicht nur den letzten Stand Ihrer Belege im Zugriff haben, sondern sich die gesamte Änderungshistorie direkt am Arbeitsplatz anzeigen lassen können.
    • einfach und sicher über die Berechtigungsprofile geregelt wird, welcher Mitarbeiter auf welche Dokumente im Archiv zugreifen darf.
    • nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen die elektronisch archivierten Dokumente automatisch vernichtet werden können.

HINWEIS: Weitere Informationen zu dem HS Dokumentenmanagement finden Sie unter folgendem Link:
Erweiterungsmodul Archivlösung

Egal für welche Ablageart Sie sich entscheiden, im Arbeitsgebiet Stammdaten / weitere Stammdaten / Definition Belegartgruppe definieren Sie, wann die Belege archiviert werden sollen.