Bei einer Steuerprüfung wird meistens gefordert, die steuerlich relevanten Daten im Beschreibungsstandard GDPdU* zur Verfügung zu stellen. In der Anwendung HS Auftragsbearbeitung / HS Auftragsmanager erfolgt eine Archivierung der Daten in diesem Standard mit dem Dienstprogramm AO-Schnittstelle und kann zu einem beliebigen Zeitpunkt erfolgen.
Um zu archivieren, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Öffnen Sie über Start / Programme / HS Dienstprogramme die AO-Schnittstelle.
- Klicken Sie im Menü Datei / Archivierung / Durchführen.
- Wählen Sie - falls erforderlich - zunächst die Anwendung aus, für die Sie die Daten archivieren wollen.
- Anschließend öffnen Sie die Datenquelle und damit die Firma, für die Sie die Daten archivieren wollen und melden sich mit Ihrem Benutzer an.
- Öffnen Sie das zu archivierende Wirtschaftsjahr mit einem Doppelklick und gehen auf 'Sofort archivieren'.
- Anschließend wird das Protokoll gedruckt, welches Sie unterschreiben müssen. Hier ist zusätzlich der Pfad notiert, unter dem die Daten abgespeichert wurden.
Hinweis: Bevor Sie die Archivierung durchführen, müssen alle relevanten Daten für das Wirtschaftsjahr erfasst und die Belege fortgeschrieben sein. Falls dennoch Daten für den Zeitraum nacherfasst werden müssen, lassen Sie sich den Archivierungsstand anzeigen und führen die Archivierung erneut durch. Dabei werden die Daten vollständig neu archiviert - Nachtragsarchivierungen sind nicht vorgesehen.
*GDPdU: "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen", herausgegeben vom Bundesministerium für Finanzen, beinhaltet die Regelungen zur Umsetzung des Rechts auf Datenzugriff, Internet: www.bundesfinanzministerium.de.