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Sie möchten gern von Zeit zu Zeit nicht verwendete Stammdaten löschen, damit die Datenbankgröße wieder reduziert wird? Dann folgen Sie einfach dieser kleinen Anleitung.
- Schließen Sie zunächst alle geöffneten Arbeitsgebiete, wie z.B. das Buchen, Abfragen oder auch die Aufgabenverwaltung.
- Über den Menüpunkt Datei können Sie die Datenbereinigung aufrufen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nicht verwendete Stammdaten und klicken auf die Schaltfläche Weiter. Nun werden die löschbaren Stammdaten ermittelt. Über die Datenbereinigung lassen sich ausschließlich folgende Stammdaten löschen: Sachkonto, Kunde, Lieferant, Kostenstelle/Kostenträger. Alle anderen Stammdaten löschen Sie einzeln über das jeweilige Arbeitsgebiet (z.B. Zahlungsbedingungen oder Steuerkennzeichen).
- Im folgenden Fenster können Sie den Umfang der zu löschenden Stammdaten anpassen. Bei Bedarf öffnen Sie die Kategorien, um einzelne Datensätze oder auch ganze Kategorien vom Löschen auszugrenzen, indem Sie das jeweilige Kontrollkästchen deaktivieren.
- Sind alle zu löschenden Stammdaten dann mit einem Häkchen versehen, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Weiter und anschließend auf Fertig stellen.
- Nun erfolgt die Abfrage, ob Sie eine Datensicherung erstellen möchten. Diese sollten Sie aus Sicherheitsgründen unbedingt durchführen. Nach der Datensicherung werden die zuvor ausgewählten Stammdaten bereinigt bzw. gelöscht.
- Abschließend können Sie sich noch ein Protokoll der gelöschten Stammdaten ausdrucken.
HINWEIS: Es ist sehr empfehlenswert, nach der Datenbereinigung auch eine Reorganisation der Datenbank durchzuführen.