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20.01.2014 - Zahlungen und Lastschriften im SEPA-Verfahren - Was ist zu tun?

Programme zur Finanzbuchhaltung

Ab 01.02.2014 sind Unternehmen verpflichtet, auch für das Erstellen von Zahlungen und Lastschriften innerhalb Deutschlands bzw. Österreichs das SEPA-Verfahren zu verwenden (SEPA = Single Euro Payments Area). Mit der aktuellen Version 2.30 Ihres Programms zur Finanzbuchhaltung ist es bereits möglich, entsprechende Zahlungen und Lastschriften zu erstellen. In diesem Tipp erfahren Sie, welche Angaben und Einstellungen in Ihrem Programm zur Finanzbuchhaltung überprüft bzw. festgelegt werden müssen.

1. Banken auf den aktuellen Stand bringen
Wenn Sie die Bankstammdaten regelmäßig pflegen, z.B. per Import der aktuellen Bankleitzahlen, ist zu jeder Bank bereits der für SEPA erforderliche BIC (Bank Identifier Code) angegeben. Falls nicht, empfehlen wir Ihnen, die aktuellen Bankleitzahlenverzeichnisse zu importieren. Die Importdateien und Hinweise zum Vorgehen finden Sie in folgenden Dokumenten auf der HS Support-Site:

Deutschland: Aktuelles Bankleitzahlenverzeichnis herunterladen, Dok.-Nr. 11756
Österreich:Aktuelles Bankleitzahlenverzeichnis herunterladen, Dok.-Nr. 10668

2. Angabe der korrekten IBAN bei den Bankverbindungen sicherstellen
Bei allen Bankverbindungen muss die korrekte IBAN angegeben sein:
  • bei Ihren Hausbankkonten: Stammdaten / Sachkonto, Bereich Kennzeichen
  • bei den Lieferanten im Inland und EU-Ausland: Stammdaten / Lieferant, Bereich Bankverbindung
  • bei den Kunden im Inland und EU-Ausland: Stammdaten / Kunde, Bereich Bankverbindung
 
Zum Vorgehen bei der manuellen Umstellung je Datenbank:
  • Nachdem Sie das jeweilige Stammdaten-Arbeitsgebiet aufgerufen haben, können Sie die Liste so einstellen, dass nur noch die Konten angezeigt werden, bei denen die IBAN fehlt: Kontextmenübefehl Spalten zum Filter einstellen, Spalte IBAN auswählen und in der Filterzeile der Liste für die neue Spalte die Bedingung 'leer' wählen.
  • Ab Version 2.30 02/00 gibt es in den Stammdaten-Arbeitsgebieten zusätzlich das Kennzeichen IBAN ist korrekt. Wir empfehlen, die IBAN anhand Ihrer Unterlagen zu prüfen und das Kontrollkästchen IBAN ist korrekt zu aktivieren.
  
TIPP: Für die Umstellung der nationalen Bankverbindungen (Deutschland bzw. Österreich) hat HS - Hamburger Software ein komfortables Programm im Angebot: das IBAN-Tool. Wenn Sie das Programm erwerben, ersparen Sie sich die manuelle Prüfung und Erfassung der IBANs. Die Prüfung und Generierung der IBANs erfolgt automatisch, auch über mehrere Datenbanken der Anwendung.

3. Länderangaben prüfen
Bei den Ländergaben ist festgelegt, ob das Land zum Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) gehört. Das sind die 28 EU-Staaten, die weiteren EWR-Länder Island, Liechtenstein und Norwegen sowie die Schweiz und Monaco. Siehe auch Website der Deutschen Bundesbank: www.bundesbank.de. Wenn Sie im Arbeitsgebiet Land ausschließlich die mitgelieferten Länder verwalten, sind die Angaben für die genannten Länder wie erforderlich vorbesetzt - es ist nichts zu tun.

Falls Sie EU-Länder selbst eingerichtet oder bei Datenübernahmen übernommen haben (z.B. DOS-Übernahme), müssen Sie die Länderangaben für diese Länder prüfen:
  • Rufen Sie das jeweilige EU-Land im Arbeitsgebiet Stammdaten / Weitere Stammdaten / Land zur Bearbeitung auf.
  • Prüfen Sie, ob für dieses Land die folgenden Kontrollkästchen aktiviert sind: Teilnahme an SEPA-Überweisung und Teilnahme an SEPA-Lastschrift.

4. Spezielle Vorbereitungen und Einstellungen für SEPA-Lastschriften
Um Lastschriften per SEPA-Verfahren einziehen zu können, sind weitere Arbeiten erforderlich, auch unabhängig von der Anwendung:
Gläubiger-IdNr: - Sie benötigen eine Gläubiger-Identifikatonsnummer für Ihre Firma, die Sie bei der Deutschen Bundesbank beantragen: https://extranet.bundesbank.de/scp/.
Österreich-Version: Die Gläubiger-IdNr. heißt in Österreich Creditor Identification (CID) und wird bei der Hausbank beantragt.

- Sie hinterlegen die Gläubiger-IdNr. im Stammdaten-Arbeitsgebiet Firma, Bereich Firmenstammdaten / Kennzeichen.
SEPA-Lastschriftmandat oder Vergleichbares: - Ihnen muss ein vom Kunden unterzeichnetes SEPA-Lastschriftmandat vorliegen (zwingend für SEPA-Firmenlastschrift oder vorherige Abbuchungsaufträge).
- Sofern Ihnen eine Einzugsermächtigung vorliegt und Sie auf das Verfahren 'SEPA-Basislastschrift' umstellen, reicht auch eine Mitteilung an die Kunden mit Angabe der Gläubiger-
Identifikationsnummer Ihrer Firma und der Mandatsreferenz (eindeutige Ziffernfolge, die Sie je Kunde vergeben).

SEPA-Lastschriftverfahren: - Im Arbeitsgebiet Stammdaten / Kunde, Bereich Bankverbindung wählen Sie im Feld Lastschriftverfahren entweder 'SEPA-Basislastschrift' oder 'SEPA-Firmenlastschrift' abhängig von Ihren Anforderungen.
- Danach erfassen Sie die weiteren Daten: Mandatsreferenz, Zahlungsart, Datum des SEPA-Mandats.
Vorabinformation (Pre-Notification): Ab Version 2.30 02/02 können auch die Vorabinformationen zum SEPA-Lastschrifteinzug für die Kunden über die Anwendung erfolgen. Sie werden automatisch je Lastschriftlauf erstellt und, sofern vorgesehen, gleich per E-Mail versendet:
  • Prüfen Sie die Einstellung für die Ausgabe der Vorabinformation: Abhängig von Ihren Arbeitseinstellungen (Extras / Einstellungen) entweder im Stammdaten-Arbeitsgebiet Lastschrifttyp oder Sachkonto (Hausbankkonto), Bereich Lastschriften. Im Feld Vorabinformation muss 'Immer drucken' gewählt sein.
  • Den Versand legen Sie im Arbeitsgebiet Extras / Einstellungen, Bereich E-Mail-Versand / Lastschrift fest.
  • Stellen Sie sicher, dass je Kunde (Stammdaten / Kunde), für den ein Lastschrifteinzug vorgesehen ist, der jeweilige Lastschrifttyp (Bereich Kennzeichen) und die E-Mail-Adresse (Bereich Adressen) hinterlegt ist.
 
5. Ausgabe bei den Hausbankkonten anpassen
Je Hausbankkonto, von dem Zahlungen erfolgen bzw. über das Lastschriften eingezogen werden, passen Sie die Einstellungen für die Ausgabe an. Das Vorgehen hängt von der eingesetzten Version Ihres Programms zur Finanzbuchhaltung ab.
 
Bis Version 2.30 02/00:
  • Sie rufen das Hausbankkonto im Arbeitsgebiet Stammdaten / Sachkonto zur Bearbeitung auf.
  • In den Bereichen Überweisungen und Lastschriften legen Sie eine Ausgabe auf 'SEPA-Datenträger' fest.
  • Danach hinterlegen Sie im Bereich Datenträger-Angaben die SEPA-Angaben: SEPA-Datei, SEPA Version in Absprache mit der Hausbank etc. Die DCL-Angaben werden für Zahlungen außerhalb des Euro-Zahlungsverkehrsraums (SEPA) benötigt. Sie werden auch verwendet, falls erforderliche Angaben bei den Bankverbindungen fehlen, z.B. die IBAN beim Lieferanten.
 
Ab Version 2.30 02/02:
  • Sie rufen das Hausbankkonto im Arbeitsgebiet Stammdaten / Sachkonto zur Bearbeitung auf.
  • Die Einstellungsmöglichkeiten für Überweisungen und Lastschriften unterscheiden sich:
  • Bereich Überweisungen:
    • Ausgabe auf 'SEPA-/DCL-Datenträger' oder
    • Ausgabe auf 'Vordruck'
    Bereich Lastschriften:
    • Ausgabe auf 'SEPA-/DCL-Datenträger'
 
  • Die Angaben für die Datenträgererstellung hinterlegen Sie im Bereich Datenträger-Angaben:
    SEPA-Datei, SEPA Version in Absprache mit der Hausbank und Einstellungen zum Druck der begleitenden Unterlagen sowie entsprechende DCL-Angaben für den Bedarfsfall.
    TIPP: Auf dem SEPA-Begleitzettel werden der SEPA-Pfad sowie das Datum für die
    Ausführung der Zahlung bzw. Lastschrift genannt. Im Fall einer SEPA-Lastschrift wird zudem der Termin aufgeführt, an dem die SEPA-Datei spätestens abgegeben werden muss (Abgabedatum). Empfehlung: Sehen Sie zwecks Kontrolle einen Druck des Begleitzettels vor.