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Wie unterstützt Sie die Anwendung bei der Organisation von Mitarbeiterterminen?
Im Personalstamm können Sie unter Zur Person / Ausbildung/Termine für die einzelnen Mitarbeiter Termine eintragen, wie z.B. einen Termin beim Betriebsarzt oder einen Termin für eine Unterweisung. Wenn Sie diese Termine von der Anwendung überwachen lassen, werden zu entsprechender Zeit (dies kann auch vor dem Termin sein) automatisch Aufgaben erzeugt und in die Aufgabenliste der Aufgabenverwaltung gestellt.
Was Sie tun müssen, um Mitarbeiter-Termine zu managen zeigt Ihnen die nachfolgende Anleitung:
- Sie rufen über Extras / Aufgabenverwaltung die Aufgabenverwaltung auf. Im Arbeitsgebiet Aufgabenverwaltung klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Funktionen und wählen den Befehl Aufgaben automatisch generieren.
- Im Fenster Aufgaben automatisch generieren klicken Sie auf die Schaltfläche Neu anlegen. Es wird das Arbeitsblatt Aufgabengenerator eingeblendet.
- Sie erfassen jetzt alle erforderlichen Angaben. Wichtig sind insbesondere:
- Über das Kontrollkästchen Aktiv schalten Sie den Aufgabengenerator scharf, d.h. zu gegebener Zeit werden die Aufgaben von der Anwendung automatisch erstellt.
- Auf der Registerkarte Bezugsdatum können Sie im Feld Bezugsdatum ein Datumsfeld (z.B. das Feld Gesprächsdatum im Arbeitsgebiet Mitarbeitergespräch oder das Feld Termin von im Arbeitsgebiet Personal - Ausbildung/Termine) auswählen. Über das Datumsfeld wird festgelegt, was wann stattfindet (z.B. ein Termin für eine Unterweisung mit Herrn Müller am 26.08.2019) und somit Auslöser für eine Aufgabe ist. Sie können auch festlegen, dass die Aufgabe früher oder später fällig sein soll. In diesem Fall müssen Sie das Kontrollkästchen Aufgabe ist am Bezugsdatum fällig deaktivieren und die entsprechende Zeit angeben.
- Auf der Registerkarte Allgemein erfassen Sie insbesondere die anstehende Aufgabe.
- Auf der Registerkarte Wiederholung müssen Sie Angaben erfassen, wenn nach Fälligkeit die Aufgabe öfters in bestimmten Zeitabständen ansteht.
- Auf der Registerkarte Benutzer geben Sie an, wer die Aufgaben durchführen muss.
- Auf der Registerkarte Datensätze: Personal geben Sie an, bei welchen Mitarbeitern das angegebene Bezugsdatum überwacht werden soll und entsprechend Aufgaben erzeugt werden sollen.
HINWEIS: Diese Registerkarte wird nur eingeblendet, wenn es sich um ein Bezugsdatum im Personalstamm handelt.
- Zum Schluss speichern und schließen Sie über die entsprechende Schaltfläche das Arbeitsblatt Aufgabengenerator. Das Arbeitsblatt wird geschlossen und die automatische Aufgabe ist in der Liste aufgeführt. Dort kann Sie bei Bedarf über einen Doppelklick auf die entsprechende Aufgabe bearbeitet werden. Schließen Sie das Fenster Aufgaben automatisch generieren.
- Stellen Sie die Aufgabenverwaltung so ein, dass sie beim Anwendungsstart automatisch geöffnet wird. So sehen Sie, welche Aufgaben jeweils anstehen.
Hierzu klicken Sie im Arbeitsgebiet Aufgabenverwaltung auf die Schaltfläche Weitere Funktionen und wählen den Befehl Bei Anwendungsstart öffnen. Danach ist vor diesem Befehl der Haken gesetzt. Um dies zu überprüfen, klicken Sie nochmals auf die Schaltfläche Weitere Funktionen.