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04.05.2015 - Notizen zu Dokumenten in der HS Digitalen Personalakte erfassen

Programme zum Personalmanagement

Wollen Sie Ihre Kollegen darüber informieren, weshalb eine neue Version eines Dokuments erstellt und archiviert wurde? Dann wird Sie Folgendes interessieren: Zu jedem archivierten Dokument bzw. zu jeder archivierten Version eines Dokuments können Sie Notizen erfassen. In der Notiz können Sie den Grund für die Neuerstellung eines Dokuments darlegen, so dass Ihre Kollegen dann bestens informiert sind. So wissen diese dann z.B., warum eine Verdienstabrechnung nochmals erstellt wurde.

Und so geht's: Rufen Sie in der HS Anwendung das Arbeitsgebiet auf, in dem sich die archivierten Dokumente befinden, beispielsweise Personal - Dokumente. Markieren Sie mit der Maus das Dokument, zu dem Sie eine Notiz erfassen wollen. Jetzt klicken Sie entweder auf das Symbol oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen im Kontextmenü den Befehl Beschreibung bearbeiten.

Im Fenster Dokumentenablage - Beschreibung bearbeiten (siehe Abb. unten) wählen Sie die entsprechende Version des Dokuments per Mausklick aus und klicken dann auf die Registerkarte Notizen. Dort gibt es zwei Textfelder, eines für die Anzeige (oberes Textfeld) und eines für die Eingabe (unteres Textfeld). Sie erfassen die Notiz im dafür vorgesehenen unteren Textfeld. Danach speichern Sie die Eingabe.



HINWEISE: Gespeicherte Notizen können im Nachhinein nicht editiert werden, sondern werden fest als Attribut an das Dokument geschrieben. Allerdings können Sie jederzeit weitere Notizen dem Dokument hinzufügen.