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05.09.2016 - Digitale Personalakte: Ordner anlegen - für alle digitalen Personalakten

Programme zum Personalmanagement

Im Tipp der Woche vom 22.08.2016 wurde beschrieben, wie Sie in einer digitalen Personalakte eines Mitarbeiters einen Ordner einfügen können.
Heute lesen Sie, wie ein Ordner global angelegt werden kann, der dann in jeder Personalakte angesprochen werden kann:
Erforderlich ist, dass Sie über entsprechende Rechte verfügen, Ordner hinzufügen zu können!
  • Sie öffnen über Extras / Einstellungen das Arbeitsgebiet Einstellungen und lassen sich den Bereich Dokumentenablage - Dokumentenarten-Import anzeigen.
  • Jetzt klicken Sie in der oberen Liste ganz rechts auf folgendes Symbol . Darauf können Sie im unteren Bereich Folgendes eingeben:
  • Sie geben eine eindeutige Dokumentenart (Abkürzung) ein und erfassen danach die ungekürzte Bezeichnung.
  • Bestimmen Sie, welcher Stammordner (Lohnbüro Allgemein; Personalakte; Sozialkasse oder Finanzamt) angesprochen werden soll.
  • Legen Sie einen Ordner fest, in dem die importierten Dokumente abgelegt werden sollen. Zur Auswahl einer Vorlage klicken Sie auf das Ordnersymbol und wählen dann den gewünschten Ordner aus.
  • Im Feld Dokumentenklasse bestimmen Sie die Dokumentenklasse mittels Auswahllupe.
  • Legen Sie die Vorbesetzung für den Basisnamen des Dokumente fest. Der Basisname bildet den Anfang des Dokumentennamens, den ein externes Dokument bei der Übernahme in das Ablagesystem erhält. Später - beim Import - kann der Name noch geändert werden.
  • Im Feld Dokumentenname steht bereits der Platzhalter <BASISNAME>. Klicken Sie in das Feld hinein und geben Sie einen weiteren sinnvollen Platzhalter an, um einen geeigneten Dokumentennamen zu erhalten.
  • In der Liste der Schlagwörter wählen Sie die Schlagwörter aus, die den Dokumenten bei der Übernahme zugewiesen werden soll. Klicken Sie hierzu am rechten Rand der Liste auf das Symbol und fügen Sie die gewünschten Schlagwörter hinzu. Hierzu müssen Sie in die Spalte Schlagwort klicken - über die eingeblendete Lupe können Sie dann Schlagwörter auswählen.
  • Klicken Sie zum Schluss auf die Schaltfläche Speichern/Schließen. Der Ordner steht damit für alle Personalakten zur Verfügung.