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13.08.2018 - Stellenmanagement: Übersicht mit Altersstruktur der Mitarbeiter pro Abteilung

Programme zum Personalmanagement

Ziel: Sie wollen eine tabellarische Übersicht über die Altersstruktur der Mitarbeiter in den einzelnen Abteilungen und in der Firma haben.

Wer darf es machen: Personalreferent, Geschäftsführer; nicht möglich mit dem Berechtigungsprofil für Führungskräfte (PMS_BENUTZER_FK)

Voraussetzung: Das Erweiterungsmodul Stellenmanagement ist aktiviert und im Arbeitsgebiet Organisation und Stellen haben Sie alle Stellen pro Organisationseinheiten erfasst und die Stellen den Mitarbeitern zugeordnet. Bei den Mitarbeitern wurde das Geburtsdatum angegeben.

Schritt für Schritt:
  1. Sie rufen über Auswertungen / Abfragen / Tabellen das Arbeitsgebiet Abfragen in Tabellen auf. Sie legen über die Schaltfläche Neue Tabelle anlegen eine neue Tabelle an.
  2. Im ersten Schritt geben Sie die Bezeichnung an, z.B. 'Altersstruktur in der Firma'. Des Weiteren geben Sie an, dass die Daten der Liste aus den 'Personalstammdaten' und aus 'Organisation und Stellen' kommen sollen. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
  3. In Schritt 2 von 4 legen Sie die Zeilen der Tabelle fest und wählen hierfür folgende verfügbaren Felder:
    - Unter
    Organisation und Stellen / Organisationseinheit das Feld 'Org.einheit'.
    - Unter
    Personalstammdaten / Zur Person: das Feld 'Name, Vorname'.
    Sie wählen jeweils eines dieser Felder in der Liste der verfügbaren Felder aus und verschieben es mithilfe der Pfeiltasten jeweils in die rechte Liste. Dies wiederholen Sie dann mit dem anderen (zweiten) Feld. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche
    Weiter.
  4. In Schritt 3 von 4 wählen Sie in der linken Liste unter Personalstammdaten / Zur Person das verfügbare Feld 'Alter' aus und verschieben dieses in die rechte Liste.
  5. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Spalten formatieren. Diese Schaltfläche befindet sich im Arbeitsblatt rechts unten (unterhalb der rechten Liste).
  6. Im eingeblendeten Fenster Spalte formatieren geben Sie an: 'Eine Spalte drucken pro Zusammenfassung'.
  7. Danach können Sie die Zusammenfassungen anlegen und definieren. Hierzu klicken Sie rechts neben der Liste auf die Symbol-Schaltfläche Zusammenfassung anfügen.
  8. Eine Zusammenfassung könnte zum Beispiel die Altersklassen '19 - 30 Jahre' sein (siehe Bild unten).
  9. Folgende Zusammenfassungen (Altersklassen) könnten Sie beispielsweise erfassen (siehe Bild unten). Danach klicken Sie im Fenster Spalte formatieren auf die Schaltfläche Bestätigen/Schließen.
  10. Danach klicken Sie im Arbeitsblatt bei Schritt 3 von 4 auf die Schaltfläche Weiter.
  11. In Schritt 4 von 4 wählen Sie unter Personalstammdaten / Zur Person das verfügbares Feld 'Personalnummer' aus und verschieben dieses in die rechte Liste. Als Ergebnistyp wird 'Anzahl' angezeigt. Zum Schluss klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen.
  12. Jetzt können Sie die Tabelle ausdrucken. Hierzu klicken Sie auf die Symbol-Schaltfläche Drucken.
    Im Fenster
    Tabelle - Drucken geben Sie auf der Registerkarte Optionen im Feld Abrechnungsstand Monat und Jahr an, zu dem die Altersstruktur erstellt werden soll und schon können Sie im Druckfenster den Druck über die Symbol-Schaltfläche Drucken starten.

Ergebnis: Der Druck der Abfrage könnte aussehen, wie im Bildausschnitt (siehe unten) dargestellt.


Weiterführende Informationen: Sie können natürlich im Druckfenster die Werte nach Excel exportieren und sie dort mit wenig Aufwand grafisch aufbereiten. Eine so erstellte Grafik könnte dann (für alle Mitarbeiter der Firma) wie folgt aussehen: