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14.07.2014 - Versionierung von Dokumenten in der Digitalen Personalakte

Programme zum Personalmanagement

Um Änderungen eines Dokuments in der Digitalen Personalakte lückenlos dokumentieren zu können, werden relevante Dokumente "versioniert". Das heißt: Wenn ein Dokument verändert und gespeichert wird, bleibt das ursprüngliche Dokument z.B. als Version 1 erhalten. Das neue (geänderte) Dokument wird unter einer anderen Version (z.B. Version 2) gespeichert. Änderungen können so jederzeit nachvollzogen werden.

Die Versionen des Dokuments werden gespeichert, wenn für die Dokumentenklasse eingestellt ist, dass bei einer erneuten Archivierung des gleichen Dokuments die alte Version erhalten bleibt und eine neue Version erzeugt wird. Dies ist eine Standardeinstellung und braucht in der Regel nicht extra eingestellt zu werden.

Im Fenster Dokumentenablage - Beschreibung bearbeiten können Sie die Versionen zu einem archivierten Dokument einsehen und somit die Änderungen nachvollziehen. Anhand des folgenden Beispiels wird aufgezeigt, wie Sie das oben genannte Fenster öffnen:
  1. Wählen Sie unter Stammdaten / Personal beim entsprechenden Mitarbeiter den Bereich Zur Person / Dokumente aus.
  2. Auf der linken Seite wählen Sie jetzt den entsprechenden Ordner aus, so dass rechts die gewünschten Dokumente (z.B. Verdienstabrechnungen) angezeigt werden.
  3. Markieren Sie ein Dokument in der Liste.
  4. Über einen Klick auf die Schaltfläche (Beschreibung bearbeiten) können Sie das Fenster Dokumentenablage - Beschreibung bearbeiten öffnen. In der Liste werden die verschiedenen Versionen des Dokuments angezeigt (siehe Abb.). Über einen Doppelklick können Sie die jeweilige Version des Dokuments einsehen.