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14.04.2014 - Über Schlagwörter nach Dokumenten suchen

Programme zum Personalmanagement

Im Tipp der letzten Woche haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie Schlagwörter anlegen. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie mithilfe dieser Schlagwörter nach Dokumenten suchen.
  • In der Lohnanwendung rufen Sie auf: Auswertungen / Dokumente. Markieren Sie im Arbeitsgebiet Dokumente den Ordner, in dem Sie nach Dokumenten suchen wollen (in der Abbildung unten wird z.B. im Ordner 'Firma2' gesucht).
  • Klicken Sie anschließend auf das Filtersymbol (siehe Abb. unten, roter Kreis).
 
 
  • Es öffnet sich der Standard-Filter. Wenn Sie weitere oder andere Schlagwörter für die Suche verwenden wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter-Einstellungen. Im Fenster Filter - Einstellungen (siehe Abb. unten) wird die komplette Liste aller im HS Dokumentenmanagement angelegten Schlagwörter angezeigt.
    Geben Sie für das gewünschte Schlagwort die jeweilige Position und ggf. die dazugehörige Bedingung an. Nachdem Sie festgelegt haben, welche Schlagwörter Sie (mit welchen Bedingungen) im Filter verwenden wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche
    Bestätigen/Schließen.
    HINWEIS: Nur Schlagwörter, bei denen eine Position angegeben ist, werden im Filter aufgenommen, so dass Sie anschließend in dem Filter über dieses Schlagwort suchen können.
 
 
  • Wollen Sie mit dem erstellten Filter öfter arbeiten? Dann speicher Sie den Filter. Unter Weitere Funktionen steht Ihnen der hierfür notwendige Befehl zur Verfügung. Nach dem Speichern können Sie den Filter einsetzen: Über die Schlagwörter suchen Sie nach den Dokumenten.
  • Wenn Sie das nächste Mal wieder über Schlagwörter nach Dokumenten suchen und daher auf das Filtersymbol klicken (siehe erste Abbildung, oben), dann können Sie das eingeblendete Fenster (aktiver Filter) schließen und einen anderen Filter auswählen (siehe Bild unten). Nach dem Aktivieren des entsprechenden Kontrollkästchens wird dann der jeweilige Filter eingeblendet.
 
 
Tipp: Ein Filter, den Sie im Arbeitsgebiet Dokumente selbst erstellen, steht Ihnen auch unter Personal - Dokumente zur Verfügung.