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18.05.2015 - Führungskräften den Zugriff auf die Akten Ihrer Mitarbeiter gewähren

Programme zum Personalmanagement

Führungskräften den Zugriff auf die Akten Ihrer Mitarbeiter gewähren

In vielen Fällen macht es Sinn, Führungskräften direkten Zugriff auf Personalakten (voll oder eingeschränkt) zu gewähren – in diesem Zusammenhang stehen Effizienzsteigerung und Zeitgewinn sowohl für die Führungskraft als auch für den Mitarbeiter des Personalmanagements im Fokus. Da sich der Zugriff allerdings nur auf die Personalakte beschränken soll, wäre ein weiterer Arbeitsplatz im Personalmanagement nicht sinnvoll und überdimensioniert.

Die Grundlage für die Umsetzung ist die HS Digitale Personalakte. Sofern Sie die Kostenstelle (Abteilung) im Personalstamm gepflegt haben, kann die Zuordnung der Führungskräfte auf Ihre Mitarbeiter anhand dieser gesteuert werden. Jede Führungskraft ist ein eigenständiger Benutzer in der Digitalen Personalakte, welchem eine oder mehrere Kostenstellen (Abteilungen) zugeordnet werden. Sollten Sie nicht mit Kostenstellen arbeiten kann eine Zuordnung individuell oder durch die Eingrenzung über Personalnummernkreise vorgenommen werden.

Die Führungskraft greift nun über einen Dokumentenmanagement-Client (Dateisystem-Lizenz) auf die HS Digitale Personalakte zu, welche sich unmittelbar im Dateisystem als Netzlaufwerk darstellt. Durch die Sichtbarkeitsregeln sieht die Führungskraft auch nur die Mitarbeiter, die ihr zugeordnet sind. Wie aus dem Personalmanagement gewohnt, können die Sichtbarkeitsregeln auf Ordner oder gar Dokumente heruntergebrochen werden – die Führungskraft bekommt so auch nur die Dokumente zu sehen, die für sie bestimmt sind.




Zur Schnellsuche von Dokumenten kann die Standard-Suchfunktion von Windows genutzt werden – kleiner Tipp: Die Dateinamen der Dokumente in der HS Digitalen Personalakte sollten von vorn herein sinnvoll erzeugt werden.




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