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21.05.2018 - Volltextsuche innerhalb der Digitalen Personalakte

Programme zum Personalmanagement

In Ihrem Unternehmen ist bereits die HS Digitale Personalakte im Einsatz. Über Monate hinweg sammelt sich so jede Menge digitalisierter Dokumente an, ob in den einzelnen Akten der Mitarbeiter oder in der digitalen Akte für das Unternehmen (Firmenakte). Um bestimmte Dokumente zu finden, ist eine gute Suche notwendig.
HS bietet hier neben den bereits bekannten Filtern die Volltextsuche an. Dabei orientiert sich das System an Begriffen, Namen, Schlagwörtern, Attributen usw.
Wichtige Voraussetzung: Die Dokumente müssen OCR-verarbeitet sein (siehe dazu unseren Tipp vom 04.12.2017).

Eine einfache Variante zur Nutzung der Volltextsuche finden Sie hier:
Rufen Sie dazu im Menü Auswertungen/ Dokumente auf. Je nachdem, welche Ebene markiert ist (z.B. Dokumentenablage), wird die Suche ausgeführt.
  • Schritt 1: Klicken Sie auf das kleine Filtersymbol
  • Schritt 2: Es öffnet sich ein Fenster "Datensätze - Filter". Im Fenster selbst sind verschiedene Filter bereits vorbesetzt sowie auch das Feld "Volltextsuche".
  • Schritt 3: Geben Sie einen Begriff, einen Namen, ein Schlagwort (z.B. Zielvereinbarung) ein und filtern nun.
  • Schritt 4: Als Ergebnis erhalten Sie eine Liste mit den Treffern zu dem eingegebenen Suchbegriff bzw. Suchbegriffe



Der Dateiname muss nicht den Begriff, Namen, Schlagwort (hier "Zielvereinbarung") usw. enthalten. Dieser kann im Dokument enthalten sein.